Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych firm, a dwa miesiące później dla całej reszty przedsiębiorców. Mimo zbliżającego się terminu, wciąż brakuje ostatecznych przepisów, a dokumentacja techniczna nie rozwiewa wszystkich wątpliwości. Księgowi biją na alarm – obawiają się chaosu organizacyjnego, przeciążenia obowiązkami i braku jasnych wytycznych. Przedsiębiorców czeka rewolucja, na którą wielu z nich wciąż nie jest gotowych.
Obowiązkowy KSeF rusza 1 lutego 2026 roku. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną, jednak przepisy określające funkcjonowanie systemu KSeF są na razie na etapie prac w Sejmie. Wprowadzenie nowego systemu oznacza rewolucję w obiegu dokumentów, a dla firm – spore wyzwanie w przygotowaniu do zmian. „Barometr nastrojów polskich księgowych 2025” wskazuje, że KSeF budzi wśród nich najwięcej obaw, przede wszystkim ze względu na chaos organizacyjny i brak jasnych przepisów.
O co chodzi z KSeF?
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski rejestr, do którego przedsiębiorcy będą musieli wprowadzać dokumenty. Faktury ustrukturyzowane zastąpią te tradycyjne – papierowe i elektroniczne, co ma zwiększyć bezpieczeństwo transakcji i uszczelnić system podatkowy. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną, która jest niezbędna we wdrażaniu systemu. 30 września 2025 roku zostanie udostępnione środowisko testowe API KSeF 2.0, które umożliwi dostawcom oprogramowania oraz przedsiębiorstwom przeprowadzenie testów. Na listopad br. planowane jest uruchomienie testowej wersji przeglądarkowej Aplikacji Podatnika KSeF, która pozwoli użytkownikom testować najważniejsze funkcjonalności systemu KSeF.
Rząd przyjął projekt ustawy dotyczącej zasad funkcjonowania KSeF 2.0 17 czerwca i jest on na etapie prac w Sejmie. – Na razie cały czas bazujemy na projektowanych przepisach ustawy zmieniającej KSeF i projektach rozporządzeń. To jest duża słabość, dlatego że te miesiące, które pozostały do wdrożenia obowiązkowego KSeF-u, to nie jest długi czas na przygotowanie się firm. Duże organizacje potrzebują na to sporo czasu, bo nie dotyczy to tylko kwestii technicznych, czyli zmian w systemie, ale też zmian w procesach biznesowych i umowach, trzeba pewne kwestie ustalić z kontrahentami – wskazuje w rozmowie z agencją Newseria Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner MDDP.
Polecamy szkolenie: KSeF – aspekty prawne i techniczne
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy i kogo obejmie?
Obecnie KSeF to rozwiązanie dobrowolne, ale od przyszłego roku stanie się obowiązkiem – najwcześniej (od lutego) dla największych podatników, o wartości sprzedaży za 2024 rok przekraczającej 200 mln zł. Dwa miesiące później będzie to obowiązkowe również dla pozostałych przedsiębiorców. Tylko ci najmniejsi, „wykluczeni cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty – do 450 zł dla pojedynczej faktury [sprostowanie MF: "Z obecnej ustawy KSeF warunek dotyczący 450 zł został usunięty."] i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie – będą mieli czas do 1 stycznia 2027 roku.
– Dobrze byłoby, żeby ten proces legislacyjny się zakończył jak najszybciej – plan jest taki, że w lipcu mają być uchwalone te przepisy – żeby podatnicy mieli stabilne otoczenie prawne i założenia, jeśli chodzi o KSeF, sama schema faktury ustrukturyzowanej też nie jest jeszcze ostateczna. I to niestety wstrzymuje jeszcze prace, a potem może się okazać, że czasu jest za mało – ocenia ekspertka MDDP.
[sprostowanie MF: "Ministerstwo Finansów opublikowało docelową wersję struktury logicznej e-Faktury – FA(3). Powstała ona w wyniku szerokich konsultacji z ekspertami podatkowymi, księgowymi, biegłymi rewidentami, a także z dostawcami oprogramowania do fakturowania oraz przyszłymi użytkownikami API KSeF 2.0 – w tym firmami, jednostkami samorządu terytorialnego i organizacjami pozarządowymi. Wzór struktury logicznej FA(3) dostępny jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na ePUAP do których odnośniki znajdują się na stronie: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/struktura-logiczna-fa-3. Więcej informacji na stronach:
- Publikacja dokumentacji API KSeF 2.0 oraz struktury logicznej FA(3) - Ministerstwo Finansów - Krajowa Administracja Skarbowa - Portal Gov.pl
- ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/struktura-logiczna-fa-3/"]
Księgowi ostrzegają: najwięcej obaw budzi chaos
Z „Barometru nastrojów polskich księgowych 2025” opublikowanego przez fillup przy współpracy m.in. ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce wynika, że Krajowy System e-Faktur budzi wśród nich najwięcej obaw (27,9 proc. wskazań). Dominuje strach przed szeroko pojętym chaosem (organizacyjnym, informacyjnym, technicznym, komunikacyjnym na linii księgowy–klient) i jego konsekwencjami (np. wyciekiem danych).
Księgowi obawiają się również dodatkowych obowiązków sprawozdawczych, takich jak JPK_CIT. Jednolity Plik Kontrolny dla podatku dochodowego od osób prawnych, który ma na celu usprawnienie kontroli podatkowych i również wejdzie w życie w 2026 roku.
Rewolucja w fakturowaniu: co zmieni się w praktyce?
– Przede wszystkim wyzwaniem jest wdrożenie, przygotowanie firmy do tej rewolucji w fakturowaniu. Myślę, że tak to można spokojnie nazwać, gdyż będzie jeden format faktury, faktura ustrukturyzowana, obowiązująca w krajowych transakcjach, ale również faktury dla podmiotów zagranicznych trzeba będzie wystawiać w formie ustrukturyzowanej, a następnie przesyłać w odpowiedniej formie uzgodnionej z nabywcą. Faktury B2C, czyli dla osób fizycznych, będzie można dobrowolnie wystawiać w KSeF-ie – wyjaśnia Janina Fornalik.
Według ubiegłorocznego badania firmy PMR Market Experts i Comarch „Made in Poland” 44 proc. średnich i dużych organizacji w Polsce nie potrafiło określić, jakie działania podjęło w związku z integracją KSeF. Zaledwie 2 proc. podmiotów zdecydowało się na testy i pilotaż systemów.
– Kiedy już przejdziemy etap wdrożenia, gdy nauczymy się tego systemu, będzie to korzystne przede wszystkim dla organów z punktu widzenia weryfikacji rozliczeń, ale również dla podatników. Przy okazji tak dużych zmian warto spojrzeć, jak można usprawnić pewne procesy, zautomatyzować je dzięki temu, że faktura w krajowych obrotach będzie miała ustrukturyzowaną formę, zwłaszcza tam, gdzie są używane systemy OCR, czyli skanowania faktur – przekonuje Janina Fornalik. – Trzeba spojrzeć na to, że KSeF to nie tylko zagrożenia, ale również docelowo pewne korzyści.
Digitalizacja podatków to globalny trend. Od 2030 roku ma obowiązywać pakiet VIDA (VAT in the Digital Age), czyli wspólne reguły e-fakturowania w Unii Europejskiej (w Polsce od 2035 roku). Podobnie jak KSeF ma on usprawnić pobór VAT i uszczelnić system podatkowy. Resort finansów podaje, że w 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5 proc. Obecne szacunki wskazują na jej zmniejszenie do 6,9 proc. w 2024 roku. Dzięki KSeF i JPK CIT luka VAT ma być jeszcze mniejsza.
KSeF i JPK CIT zmienią kontrolę podatkową
– Na pewno dla organów podatkowych będzie to bardzo duża baza danych. Wszystkie faktury będą w czasie rzeczywistym wystawiane w centralnym systemie, będą widoczne dla organów podatkowych i poprzez odpowiednie systemy, algorytmy, łącząc zwłaszcza faktury z JPK-mi, z JPK VAT, JPK CIT, który też wchodzi w przyszłym roku obowiązkowo, będzie możliwość zautomatyzowanej weryfikacji rozliczeń vatowskich i w ten sposób również wyłapywania oszukańczych procederów – tłumaczy doradca podatkowy z MDDP. – Powinno to też zmniejszyć liczbę kontroli podatkowych, a nawet czynności sprawdzających. Dzisiaj organy pytają o przesłanie jakiejś faktury, którą nabywca odliczył, a po wprowadzeniu KSeF-u to wszystko będzie już widoczne dla organów podatkowych.