REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie
KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Koniec z papierowymi fakturami VAT

Z procedowanych przepisów wynika zasadnicza zmiana formy podstawowego dokumentu w obrocie gospodarczym, jakim jest faktura. Od lutego 2026 roku faktura będzie miała przede wszystkim postać dokumentu elektronicznego, czyli zapisu cyfrowego bez formy materialnej. Konsekwencje tej zmiany będą ogromne i dziś trudno w pełni przewidzieć wszystkie jej skutki. Najłatwiej dostrzec aspekty prawne: można przeczytać treść przepisów, zidentyfikować nowe prawa i obowiązki wynikające z wprowadzonych modyfikacji. Aspekt prawny wyznacza więc ramy wdrożenia KSeF, określając konkretne obowiązki, terminy oraz wymagania techniczne.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Konieczne zmiany w obiegu dokumentów w firmie

Zmiana formy faktury z analogowej na cyfrową wpłynie oczywiście na technologię wykorzystywaną przez przedsiębiorców do gromadzenia i przetwarzania informacji gospodarczych. Dane z faktur są niezbędne do rozpoznania takich pozycji jak przychody, koszty, należności i zobowiązania, a w konsekwencji do ustalenia wyniku finansowego i podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym – nie tylko w zakresie rozliczeń VAT. Skoro faktura ma postać elektroniczną, to i elektronicznie należy ją przetwarzać. Przygotowując się do wdrożenia KSeF, należy zatem ocenić, czy organizacja posiada już elektroniczny obieg dokumentów i czy potrafi funkcjonować w środowisku cyfrowym, a także upewnić się, że dostawca oprogramowania wykorzystywanego w firmie zapewni jego integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. To właśnie integracja, czyli połączenie pomiędzy systemem informatycznym firmy a KSeF, będzie kluczowym zagadnieniem. W przypadku jej braku dane będą musiały być wprowadzane ręcznie, co niweczy podstawowe korzyści płynące z pracy z dokumentami cyfrowymi – takie jak ograniczenie liczby błędów, skrócenie czasu operacji, zdalny dostęp czy większe bezpieczeństwo danych. Połączenie z KSeF musi działać w obie strony – konieczna będzie możliwość zarówno wysyłania faktur do systemu, jak i ich odbierania.

Polecamy: KSeF w biurze rachunkowym - Poradnik Gazety Prawnej

Zmiany w procesie sprzedaży

Trzecią perspektywą jest organizacja przetwarzania informacji fakturowych wewnątrz i na zewnątrz firmy. Proces ten często określany jest mianem obsługi procesów biznesowych, rozumianych jako realizacja krok po kroku ściśle określonej procedury w celu osiągnięcia zamierzonego rezultatu. Przykładem może być proces sprzedaży: rozpoczyna się on od przyjęcia zamówienia, następnie – poprzez przygotowanie i wydanie towaru – dochodzi do realizacji umowy sprzedaży, która zostaje udokumentowana fakturą. Jednak na tym etapie proces się nie kończy – faktura musi zostać dostarczona nabywcy, ujęta w ewidencji, a przychody i należności odpowiednio rozpoznane; kolejnym etapem jest uzyskanie płatności. Zmiana formy faktury z papierowej na elektroniczną (ustrukturyzowaną) wpłynie na niemal każdy etap realizacji tego procesu. Już na etapie przyjmowania zamówienia należy zidentyfikować, kim jest klient i czy prowadzi działalność gospodarczą, ponieważ od tego zależy obowiązek wystawienia faktury w formacie KSeF lub w tradycyjnej formie.

REKLAMA

Załączniki do faktur

Kolejna istotna zmiana dotyczy załączników. Dotychczas do faktury papierowej można było dołączyć dowolny dokument, np. specyfikację dostawy. Faktura ustrukturyzowana w KSeF będzie mogła zawierać w dedykowanej sekcji (traktowanej jako załącznik) wyłącznie ściśle określone dane wynikające z przepisów branżowych – np. billingi telekomunikacyjne. Specyfikacji dostawy nie będzie można przekazać tą drogą, co zmusza przedsiębiorców do opracowania nowego, odrębnego kanału przesyłania tego typu dokumentacji, który trzeba będzie powiązać z konkretną fakturą w KSeF. Podobne wyzwania pojawią się nie tylko w procesie sprzedaży – niematerialna forma faktury zrewolucjonizuje również procesy zakupowe. To wszystko pokazuje, że wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale także konieczność głębokiej analizy i adaptacji kluczowych procesów biznesowych w firmie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z przygotowaniami do wdrożenia KSeF nie można zwlekać. Warto już teraz powołać w firmie zespół projektowy i zaplanować odpowiednie szkolenia, ponieważ dogłębne zrozumienie wieloaspektowości nadchodzącej zmiany jest kluczowe dla prawidłowego wdrożenia. Pamiętajmy, że dobrze zaimplementowany KSeF to nie tylko spełnienie ustawowego obowiązku – to również szansa na uzyskanie realnej przewagi operacyjnej poprzez szybszy obieg dokumentów, poprawę jakości raportowania – zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego – oraz, co równie istotne, zwiększenie bezpieczeństwa i pewności rozliczeń podatkowych.

Ważne

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

W dniu 17 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów przesłało (w trybie sprostowania informacji zawartych w ww. akapicie dot. załączników do faktur) następujące wyjaśnienia:
"Załącznik stanowić będzie integralną część e-faktury. Z tego względu struktura logiczna FA(3) dla faktury z załącznikiem zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Załącznik. Dane jakie będzie zawierał załącznik to dane podatkowe. Będą one prezentowane w sposób elastyczny (podatnicy będą mieć możliwość samodzielnego definiowania zawartości niektórych pól) oraz uniwersalny (możliwe będzie wskazywanie danych specyficznych dla różnych branż – czyli danych, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT, lub danych ściśle z tymi danymi powiązanymi). Treści w załączniku będą pogrupowane w bloki danych, w ramach których znajdą się tabele wraz z ich opisami."

Bogdan Zatorski, Kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Masz pieniądze na koncie? To jeszcze nie znaczy, że masz płynność finansową

„Na koncie mam 80 tysięcy, więc wszystko jest pod kontrolą.” — to jedno z najczęściej wypowiadanych zdań przez przedsiębiorców. Niestety, w rzeczywistości nie mówi ono nic o kondycji finansowej firmy.Saldo konta to tylko liczba. Bez kontekstu potrafi być mylące, a nawet niebezpieczne. Bo jeśli z tych 80 tysięcy trzydzieści tysięcy to VAT do zapłaty, piętnaście tysięcy to wynagrodzenia, dziesięć tysięcy to niezapłacone faktury, a pięć tysięcy to ZUS i inne zobowiązania — to realnie zostaje dwadzieścia tysięcy do dyspozycji. A może i mniej, jeśli za tydzień trzeba zapłacić CIT albo ratę leasingu.

Czy obowiązkowy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

REKLAMA

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

REKLAMA

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

REKLAMA