REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie
KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Koniec z papierowymi fakturami VAT

Z procedowanych przepisów wynika zasadnicza zmiana formy podstawowego dokumentu w obrocie gospodarczym, jakim jest faktura. Od lutego 2026 roku faktura będzie miała przede wszystkim postać dokumentu elektronicznego, czyli zapisu cyfrowego bez formy materialnej. Konsekwencje tej zmiany będą ogromne i dziś trudno w pełni przewidzieć wszystkie jej skutki. Najłatwiej dostrzec aspekty prawne: można przeczytać treść przepisów, zidentyfikować nowe prawa i obowiązki wynikające z wprowadzonych modyfikacji. Aspekt prawny wyznacza więc ramy wdrożenia KSeF, określając konkretne obowiązki, terminy oraz wymagania techniczne.

REKLAMA

Autopromocja

Konieczne zmiany w obiegu dokumentów w firmie

Zmiana formy faktury z analogowej na cyfrową wpłynie oczywiście na technologię wykorzystywaną przez przedsiębiorców do gromadzenia i przetwarzania informacji gospodarczych. Dane z faktur są niezbędne do rozpoznania takich pozycji jak przychody, koszty, należności i zobowiązania, a w konsekwencji do ustalenia wyniku finansowego i podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym – nie tylko w zakresie rozliczeń VAT. Skoro faktura ma postać elektroniczną, to i elektronicznie należy ją przetwarzać. Przygotowując się do wdrożenia KSeF, należy zatem ocenić, czy organizacja posiada już elektroniczny obieg dokumentów i czy potrafi funkcjonować w środowisku cyfrowym, a także upewnić się, że dostawca oprogramowania wykorzystywanego w firmie zapewni jego integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. To właśnie integracja, czyli połączenie pomiędzy systemem informatycznym firmy a KSeF, będzie kluczowym zagadnieniem. W przypadku jej braku dane będą musiały być wprowadzane ręcznie, co niweczy podstawowe korzyści płynące z pracy z dokumentami cyfrowymi – takie jak ograniczenie liczby błędów, skrócenie czasu operacji, zdalny dostęp czy większe bezpieczeństwo danych. Połączenie z KSeF musi działać w obie strony – konieczna będzie możliwość zarówno wysyłania faktur do systemu, jak i ich odbierania.

Polecamy: KSeF w biurze rachunkowym - Poradnik Gazety Prawnej

Zmiany w procesie sprzedaży

Trzecią perspektywą jest organizacja przetwarzania informacji fakturowych wewnątrz i na zewnątrz firmy. Proces ten często określany jest mianem obsługi procesów biznesowych, rozumianych jako realizacja krok po kroku ściśle określonej procedury w celu osiągnięcia zamierzonego rezultatu. Przykładem może być proces sprzedaży: rozpoczyna się on od przyjęcia zamówienia, następnie – poprzez przygotowanie i wydanie towaru – dochodzi do realizacji umowy sprzedaży, która zostaje udokumentowana fakturą. Jednak na tym etapie proces się nie kończy – faktura musi zostać dostarczona nabywcy, ujęta w ewidencji, a przychody i należności odpowiednio rozpoznane; kolejnym etapem jest uzyskanie płatności. Zmiana formy faktury z papierowej na elektroniczną (ustrukturyzowaną) wpłynie na niemal każdy etap realizacji tego procesu. Już na etapie przyjmowania zamówienia należy zidentyfikować, kim jest klient i czy prowadzi działalność gospodarczą, ponieważ od tego zależy obowiązek wystawienia faktury w formacie KSeF lub w tradycyjnej formie.

Załączniki do faktur

REKLAMA

Kolejna istotna zmiana dotyczy załączników. Dotychczas do faktury papierowej można było dołączyć dowolny dokument, np. specyfikację dostawy. Faktura ustrukturyzowana w KSeF będzie mogła zawierać w dedykowanej sekcji (traktowanej jako załącznik) wyłącznie ściśle określone dane wynikające z przepisów branżowych – np. billingi telekomunikacyjne. Specyfikacji dostawy nie będzie można przekazać tą drogą, co zmusza przedsiębiorców do opracowania nowego, odrębnego kanału przesyłania tego typu dokumentacji, który trzeba będzie powiązać z konkretną fakturą w KSeF. Podobne wyzwania pojawią się nie tylko w procesie sprzedaży – niematerialna forma faktury zrewolucjonizuje również procesy zakupowe. To wszystko pokazuje, że wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna, ale także konieczność głębokiej analizy i adaptacji kluczowych procesów biznesowych w firmie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z przygotowaniami do wdrożenia KSeF nie można zwlekać. Warto już teraz powołać w firmie zespół projektowy i zaplanować odpowiednie szkolenia, ponieważ dogłębne zrozumienie wieloaspektowości nadchodzącej zmiany jest kluczowe dla prawidłowego wdrożenia. Pamiętajmy, że dobrze zaimplementowany KSeF to nie tylko spełnienie ustawowego obowiązku – to również szansa na uzyskanie realnej przewagi operacyjnej poprzez szybszy obieg dokumentów, poprawę jakości raportowania – zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego – oraz, co równie istotne, zwiększenie bezpieczeństwa i pewności rozliczeń podatkowych.

Ważne

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

W dniu 17 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów przesłało (w trybie sprostowania informacji zawartych w ww. akapicie dot. załączników do faktur) następujące wyjaśnienia:
"Załącznik stanowić będzie integralną część e-faktury. Z tego względu struktura logiczna FA(3) dla faktury z załącznikiem zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Załącznik. Dane jakie będzie zawierał załącznik to dane podatkowe. Będą one prezentowane w sposób elastyczny (podatnicy będą mieć możliwość samodzielnego definiowania zawartości niektórych pól) oraz uniwersalny (możliwe będzie wskazywanie danych specyficznych dla różnych branż – czyli danych, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT, lub danych ściśle z tymi danymi powiązanymi). Treści w załączniku będą pogrupowane w bloki danych, w ramach których znajdą się tabele wraz z ich opisami."

Bogdan Zatorski, Kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wchodzi na stałe – od 2026 roku faktury tylko elektroniczne. Szczegóły ustawy już znane!

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

REKLAMA

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA