Obowiązkowy KSeF: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Polemika Ministerstwa Finansów

• Rząd zdecydowany wdrożyć obowiązkowy KSeF od 2026 r.
• Faktura wystawiona w KSeF - konieczna autoryzacja państwowego administratora
• Większość kontrahentów nigdy faktury z KSeF nie zobaczy
• Sprzeczności w kolejnym projekcie nowelizacji ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Czy będzie kolejne przesunięcie wdrożenia?
• Polemika Ministerstwa Finansów

Rząd zdecydowany wdrożyć obowiązkowy KSeF od 2026 r.

Ponoć przedstawiciele resortu finansów (przynajmniej tak donosi prasa) zapewniają, że przyszłoroczny termin największej w historii rewolucji podatkowej nie będzie już oddalany w dalszą przyszłość.

Oczywiście nie idzie tu o wprowadzenie podatku katastralnego, lecz o narzucenie milionom podmiotów nowej obowiązkowej formy wystawienia najważniejszego dokumentu Trzeciej RP, czyli faktury VAT. Formalnie od lutego a faktycznie od kwietnia 2026 r. wszyscy podatnicy będą musieli wysyłać projekty swojej faktury do władzy publicznej (tzw. KSeFu), który jest częścią… Krajowej Administracji Skarbowej.

Faktura wystawiona w KSeF - konieczna autoryzacja państwowego administratora

Aby faktura była formalnie „wystawiona” (niewystawienie jej jest deliktem prawnopodatkowym), administrator owego KSeFu będzie nadawał jej numer identyfikacyjny i dopiero po tej autoryzacji projekt tego dokumentu stanie się fakturą w sensie prawnopodatkowym. Tym samym zamierza się faktycznie upaństwowić fakturowanie w Polsce, co jest wydarzeniem na skalę światową. Podmiotem formalnie przekształcającym projekt faktury w fakturę elektroniczną będzie organ władzy publicznej.

Większość kontrahentów nigdy faktury z KSeF nie zobaczy

Wiemy, że od ponad trzydziestu lat faktury VAT są podstawowym dokumentem handlowym, czyli najważniejszym „papierem wartościowym”, bez którego nie będzie zapłaty za dostawę towarów lub usług. Do tej roli faktura wysyłana do KSeF zupełnie się nie nadaje, chyba że – jak twierdzą złośliwi – władza będzie płacić te faktury. Co najważniejsze, większość kontrahentów nigdy tej faktury nie zobaczy, bo nie będzie miała dostępu do owego KSeFu i nie będzie chciała go mieć. Tym samym faktura VAT przestanie pełnić swoją rolę handlową a obrót gospodarczy wielu będzie obsługiwać innymi dokumentami: notami obciążeniowymi albo uznaniowymi, rachunkami i fakturami handlowymi.

Polecamy szkolenie: KSeF – aspekty prawne i techniczne

Sprzeczności w kolejnym projekcie nowelizacji ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Czy będzie kolejne przesunięcie wdrożenia?

Rząd po raz kolejny zmienia w szczegółach tę koncepcję wysyłając do sejmu kolejną „nowelizację nowelizacji” przepisów o KSeF. Podatnicy nie za bardzo interesują się tymi pomysłami, bo są przekonani, że tej katastrofy w przyszłym roku jednak nie będzie. Przypomnę, że miała ona już być w połowie zeszłego roku, ale zdarzył się cud i przesunięto ten bałagan na 2026 r. Pisałem w tej sprawie do władzy, aby oszczędzić podatnikom zbędnych wydatków i totalnego zamieszania, które zdezorganizuje obrót gospodarczy na wiele miesięcy a może i lat.

Po co to robić? Nie wiadomo – obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – a teraz go trzeba (?) wywrócić do góry nogami. W dodatku robi to rząd, który słabnie z każdym dniem a koalicja rządząca raczej się sypie. Czy w atmosferze powszechnej irytacji i niezadowolenia, które będzie towarzyszyć przez cały 2026 r., jest szansa utrzymania większości parlamentarnej? Raczej wątpię. Podatnicy VAT in gremio są przeciwni tej operacji i raczej zdania nie zmienią. Operacja ta ma już ową nazwę: KATASTER FAKTUROWY.

Poza tym po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów na ten temat można dojść do wniosku, że oczywista sprzeczność w ich treści uniemożliwiają ich legalne zastosowanie. Dam tylko jeden przykład: jeśli faktura elektroniczna w rozumieniu nowego art. 106 nda tej ustawy będzie wystawiona przed wysłaniem do KSeF, to nabywca otrzymuje ją w tej formie (a nie innej), a późniejsze przesłanie jej do KSeFu dotyczy faktury już „wystawionej”. Nabywca w rejestrze zakupu zaksięguje fakturę elektroniczną (bo ona jest fakturą VAT) a nie jej wersję ustrukturyzowaną. Wystawca może przecież nie wysłać tej faktury do KSeF, gdyż może nie wykonać (z różnych powodów) tego obowiązku. I co z tego wynika? Tylko tyle, że byt tego dokumentu we KSeF jest jakimś rodzajem kopii wystawionej już faktury, którą nabywca (usługobiorca) już wcześniej otrzymał.

Są to sprzeczności tak oczywiste, że dla szeregowego księgowego nie stanowi to jakiegokolwiek odkrycia. Mam więc skromny postulat: może w Sejmie warto powołać niezależnego specjalistę, który nie tylko legislacyjnie poprawi ten dokument?

Prof. dr hab. Witold Modzelewski

Polemika Ministerstwa Finansów

Do powyższego artykułu prof. W. Modzelewskiego, Wydział Prasowy Ministerstwa Finansów przesłał 31 lipca 2025 r. poniższe wyjaśnienia (sprostowania). Publikujemy je w całości poniżej. Kursywą są publikowane zdania z ww. artykułu, które komentuje (wyjaśnia, prostuje) Ministerstwo Finansów.

1. Oczywiście nie idzie tu o wprowadzenie podatku katastralnego, lecz o narzucenie milionom podmiotów nowej obowiązkowej formy wystawienia najważniejszego dokumentu Trzeciej RP, czyli faktury VAT.

MF: Zdanie nie jest prawdziwe – forma e-fakturowania zgodna jest z powszechnym trendem rozwoju cyfryzacji, przykładem o zasięgu międzynarodowym jest pakiet ViDA wprowadzony przez KE dla krajów UE.

2. Formalnie od lutego a faktycznie od kwietnia 2026 r. wszyscy podatnicy będą musieli wysyłać projekty swojej faktury do władzy publicznej (tzw. KSeFu), który jest częścią… Krajowej Administracji Skarbowej.

MF: Nieprawdą jest, że wszyscy podatnicy będą zobowiązani stosować KSeF. Ustawa zakłada wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch etapach:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),

• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

W przypadku najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie), termin wdrożenia zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r.

Dodatkowo to nie projekt faktury, tylko wzór faktury ustrukturyzowanej wypełniany przez podatnika, który jako faktura ustrukturyzowana uznawany jest za wystawiony w dniu jego przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Nieprawdą jest, że KSeF jest częścią KAS. Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny z funkcjonalnościami uregulowanymi w art. 106nd ustawy VAT. Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi KSeF i jest administratorem danych w nim zawartych.

3. „(…) administrator owego KSeFu będzie nadawał jej numer identyfikacyjny i dopiero po tej autoryzacji projekt tego dokumentu stanie się fakturą w sensie prawnopodatkowym.”

MF: KSeF to system teleinformatyczny, oparty na procesach przeprowadzanych automatycznie.

4. Tym samym zamierza się faktycznie upaństwowić fakturowanie w Polsce, co jest wydarzeniem na skalę światową.

MF: Podobne rozwiązania funkcjonują również w innych krajach, np. we Włoszech. Jak pisaliśmy już w odpowiedzi na inny artykuł prof. Modzelewskiego:
Podjęte przez Polskę działania w celu wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania wpisują się w inicjatywę Unii Europejskiej, pt. „VAT in the Digital Age”, zakładającą m.in. wykorzystanie technologii w celu zwalczania oszustw związanych z VAT i uchylania się od VAT poprzez wdrożenie raportowania w czasie rzeczywistym i/lub obowiązkowego e-fakturowania.
W związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2014/55/UE e-fakturowanie stało się w dużej mierze obowiązkowe w przypadku zamówień publicznych. Europejska norma dotycząca fakturowania elektronicznego została opracowana w celu zapewnienia funkcjonalności w całej Unii Europejskiej. Należy również uwzględnić e-fakturowanie w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami (B2B).
E- fakturowanie stopniowo obejmie również inne kraje UE, a każdy podmiot zagraniczny musi się rozliczać wg zasad obowiązujących w jego kraju siedziby.

5. Podmiotem formalnie przekształcającym projekt faktury w fakturę elektroniczną będzie organ władzy publicznej.

Jest to nieprawda. System ten służy do wystawiania i otrzymywania faktur, procesy te odbywają się automatycznie, a podatnik lub podmiot uprawniony inicjuje ich rozpoczęcie.

6. Do tej roli faktura wysyłana do KSeF zupełnie się nie nadaje, chyba że – jak twierdzą złośliwi – władza będzie płacić te faktury.

MF: KSeF to system teleinformatyczny upraszczający i przyspieszający procesy e-fakturowania. Organy administracji publicznej poprzez ten projekt nie ingerują w zakres płatności za faktury.

7. Co najważniejsze, większość kontrahentów nigdy tej faktury nie zobaczy, bo nie będzie miała dostępu do owego KSeFu i nie będzie chciała go mieć.

MF: Jest to nieprawda. Dostęp do systemu jest zapewniony dla każdego podmiotu gospodarczego poprzez różne sposoby uwierzytelniania się. System oferuje również możliwość anonimowego dostępu w przypadku, gdy podmiot nie jest uwierzytelniony.

8. Tym samym faktura VAT przestanie pełnić swoją rolę handlową a obrót gospodarczy wielu będzie obsługiwać innymi dokumentami: notami obciążeniowymi albo uznaniowymi, rachunkami i fakturami handlowymi.

MF: Jest to nieprawda. Faktura ustrukturyzowana ma postać elektroniczną, dokument ten pełnić będzie dalej rolę handlową jako podstawowy dokument potwierdzający transakcje. W zakresie regulacji VAT rola faktury VAT pozostaje niezmienna.

9. Czy będzie kolejne przesunięcie wdrożenia? Rząd po raz kolejny zmienia w szczegółach tę koncepcję wysyłając do sejmu kolejną „nowelizację nowelizacji” przepisów o KSeF. Podatnicy nie za bardzo interesują się tymi pomysłami, bo są przekonani, że tej katastrofy w przyszłym roku jednak nie będzie. Przypomnę, że miała ona już być w połowie zeszłego roku, ale zdarzył się cud i przesunięto ten bałagan na 2026 r. Pisałem w tej sprawie do władzy, aby oszczędzić podatnikom zbędnych wydatków i totalnego zamieszania, które zdezorganizuje obrót gospodarczy na wiele miesięcy a może i lat.

MF: 25 lipca 2025 r. Sejm przyjął projekt ustawy o KSeF. Ministerstwo Finansów nie zakłada kolejnego terminu przesunięcia wdrożenia KSeF, odroczenie jego obowiązywania było spowodowane przesłankami obiektywnymi o których wielokrotnie informowano.

10. Dam tylko jeden przykład: jeśli faktura elektroniczna w rozumieniu nowego art. 106 nda tej ustawy będzie wystawiona przed wysłaniem do KSeF, to nabywca otrzymuje ją w tej formie (a nie innej), a późniejsze przesłanie jej do KSeFu dotyczy faktury już „wystawionej”. Nabywca w rejestrze zakupu zaksięguje fakturę elektroniczną (bo ona jest fakturą VAT) a nie jej wersję ustrukturyzowaną. Wystawca może przecież nie wysłać tej faktury do KSeF, gdyż może nie wykonać (z różnych powodów) tego obowiązku. I co z tego wynika? Tylko tyle, że byt tego dokumentu we KSeF jest jakimś rodzajem kopii wystawionej już faktury, którą nabywca (usługobiorca) już wcześniej otrzymał.

MF: Regulacja art. 106nda jest jednym ze sposobów wystawiania faktur elektronicznych. Nabywca ma prawo do odliczenia faktury, której definicja wynika z art. 2 (objaśnienia pojęć) ustawy o VAT. W projektach zapisu art. 106nda, faktura wystawiona w ten sposób niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia powinna być przesłana do KSeF w celu przydzielenia jej numeru identyfikującego ją w tym systemie. Za datę otrzymania faktury uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tą fakturę w KSeF. KSeF nie przewiduje wystawiania kopii faktury.