PKPiR - nowe rozporządzenie od 2026 roku. Zmiana terminu księgowania kosztów, dwie dodatkowe kolumny do KSeF, dowody księgowe i inne ważne zmiany

• Zmiany w pkpir od 1 stycznia 2026 roku Dlaczego trzeba było wydać nowe rozporządzenie?
• Elektroniczna forma pkpir od 2026 roku
•  Jakie zmiany przynosi nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir od 2026 roku
• Termin wejścia w życie nowego rozporządzenia i przepisy przejściowe

Zmiany w pkpir od 1 stycznia 2026 roku Dlaczego trzeba było wydać nowe rozporządzenie?

Warto przypomnieć, że do końca 2025 r. obowiązywało w tej materii rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544 – ostatnia zmiana: Dz.U. 2024 poz. 1744).
Jak wyjaśniało Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu projektu nowego rozporządzenia, konieczność wydania nowego rozporządzenia wynika z następujących powodów.

Pierwszym jest zmieniona treść art. 24a ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), który to przepis od 1 stycznia 2026 r. będzie stanowił, że minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać podatkowa księga przychodów i rozchodów, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, w celu umożliwienia wykorzystania tej księgi jako dowodu pozwalającego na określenie zobowiązań podatkowych w prawidłowej wysokości.

Zmiana ta wynika z art. 1 pkt 39 lit. c) ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2105; ost. zm.: Dz.U. z Dz.U. 2025 poz. 222).

A na podstawie § 32 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (Dz. U. z 2016 r. poz. 283), jeżeli zmienia się treść przepisu upoważniającego do wydania aktu wykonawczego w ten sposób, że zmienia się rodzaj aktu wykonawczego, zakres spraw przekazanych do uregulowania aktem wykonawczym lub wytyczne dotyczące treści tego aktu, przyjmuje się, że akt wykonawczy wydany na podstawie tego przepisu upoważniającego traci moc obowiązującą z dniem wejścia w życie przepisu zmieniającego treść przepisu upoważniającego.

Elektroniczna forma pkpir od 2026 roku

Ponadto ww. nowelizacja ustawy o PIT z 29 października 2021 r. nakłada od 1 stycznia 2026 r. obowiązek prowadzenia w postaci elektronicznej oraz przesyłania do właściwego naczelnika urzędu skarbowego ksiąg podatkowych, prowadzonych na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. 

Zgodnie z nowymi przepisami art. 24a ust. 1e i 1f ustawy o PIT:
1e. Podmioty, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 pkt 2 oraz art. 15 ust. 2, prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 45 ust. 1, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej.

1f. W przypadku spółki niebędącej osobą prawną księga, księgi rachunkowe lub ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są przesyłane naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku prowadzenia działalności w więcej niż jednym miejscu – naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca siedziby. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie właściwości naczelnika urzędu skarbowego na podstawie zdania pierwszego, właściwość tę ustala się według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników.

Warto przypomnieć, że obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów mają na podstawie art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, wykonujące działalność gospodarczą :
- osoby fizyczne,
- przedsiębiorstwa w spadku,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki cywilne osób fizycznych
- przedsiębiorstwa w spadku,
- spółki jawne osób fizycznych oraz
- spółki partnerskie.
Te wszystkie podmioty będą zatem musiały od 1 stycznia 2026 r. prowadzić pkpir w formie elektronicznej. O ile oczywiście nie prowadzą ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o rachunkowości (tzw. pełna księgowość).

Ponadto na podstawie art. 24a ust. 2 ustawy o PIT 2, obowiązek prowadzenia pkpir dotyczy także:
1) osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów;
2) osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg;
3) duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Przy czym z tych trzech kategorii osób tylko prowadzący działy specjalne produkcji rolnej będą musieli stosować pkpir w formie elektronicznej od 2026 roku.

Uwaga! Na podstawie art. 66 ust. 1 ww. nowelizacji ustawy o PIT z 29 października 2021 r. m.in. podatkowa księga przychodów i rozchodów ma być prowadzona przy użyciu programów komputerowych i przesyłana do urzędu skarbowego po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się od dnia:
1) 1 stycznia 2026 r. - w przypadku m.in. podmiotów prowadzących księgę, które mają obowiązek na dzień jej założenia w 2026 r. przesyłać JPK_V7M,
2) 1 stycznia 2027 r. - w przypadku m.in. podmiotów prowadzących księgę innych niż określone w pkt 1, czyli np. tych osób, którzy na dzień założenia pkpir w 2026 r. byli na kwartalnym VAT lub byli zwolnieni z VAT i nie mieli obowiązku przesyłania JPK_V7M.

 Jakie zmiany przynosi nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir od 2026 roku

Ministerstwo Finansów przygotowało zestawienie różnic między starym a nowym rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nowe rozporządzenie przewiduje następujące nowości od 1 stycznia 2026 r.

1. Podstawowym sposobem prowadzenia pkpir będzie od początku 2026 r. prowadzenie jej przy użyciu programów komputerowych - wynika to z art. 24a ust. 1e ustawy o PIT obowiązującego od 1 stycznia 2026 r. Przy czym w nowym rozporządzeniu nie ma:
- określonych warunków do elektronicznego prowadzenia księgi,
- obowiązku drukowania księgi w przypadku niespełnienia warunków przez program komputerowy, w którym jest prowadzona.

2. Brak możliwości prowadzenia uproszczonej księgi przez rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, osiągających do 10.000 zł przychodu w roku podatkowym. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że taka preferencja nie wchodzi w zakres spraw przekazanych do uregulowania nowym upoważnieniem określonym w art. 24a ust. 7 ustawy PIT (ust. 2 w § 2 starego rozporządzenia oraz załącznik nr 2 starego rozporządzenia). Stąd rolnik, o którym mowa w usuwanym paragrafie, będzie prowadził księgę na ogólnych zasadach według wzoru określonego w załączniku do nowego rozporządzenia.

3. Z przepisu zawierającego definicje używanych w rozporządzeniu pojęć usunięto pojęcia, które są zdefiniowane na gruncie ustawy PIT, takie jak: przychód, środki trwałe, wartości niematerialne i prawne. Usunięto również definicję biura rachunkowego (§ 2 pkt 5 nowego rozporządzenia). Ponadto w pkt 6 oraz pkt 7 dodano odpowiednio definicję ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku od towarów i usług. 

4. Brak preferencji w postaci możliwości zwolnienia niektórych podatników, gdy jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, ze stosowania przepisów rozporządzenia w określonym zakresie. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że zwolnienie to było przyznawane przez naczelnika urzędu skarbowego, na wniosek podatnika. Preferencja taka nie wchodzi w zakres spraw przekazanych do uregulowania nowym rozporządzeniem w upoważnieniu określonym w art. 24a ust. 7 ustawy PIT (§ 4 starego rozporządzenia). Jednocześnie przepis przejściowy utrzymuje w mocy przyznane zwolnienia (§ 25 nowego rozporządzenia). 

5. Nie ma przepisów dotyczących wykorzystywania ewidencji sprzedaży prowadzonej dla potrzeb księgi, przez podatników korzystających ze zwolnienia od podatku VAT, nieprowadzących ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług3 (§ 7 ust. 4 starego rozporządzenia). Rozwiązanie to wykracza poza zakres spraw regulowanych nowym rozporządzeniem. Nie zmienia to faktu, że dla potrzeb podatku od towarów i usług zgodnie z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

6. Likwidacja przepisów dotyczących miejsca przechowywania księgi oraz dowodów księgowych. Obowiązujące do końca 2025 r. rozporządzenie wskazywało wprost, iż księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro (§ 8 ust. 2 starego rozporządzenia). Obowiązek przechowywania ksiąg oraz dowodów księgowych wynika bowiem z art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

7. Likwidacja obowiązku posiadania przez przedsiębiorstwa wielozakładowe ksiąg w ramach każdego zakładu oraz obowiązku sporządzania dowodów przesunięć (ust. 3–5 w § 8 starego rozporządzenia).

8. Wyłączenie z katalogu dowodów księgowych dziennych zestawień dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzanych do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem. Podatnik będzie dokonywał zapisów bezpośrednio w księdze, prowadzonej co do zasady w postaci elektronicznej, na podstawie poszczególnych faktur. Podatnik nie będzie już wykazywał tych faktur w odrębnym zestawieniu, a bezpośrednio w księdze, zamiast zbiorczej kwoty (pkt 1 w § 12 starego rozporządzenia oraz ust. 3 i 4 w § 18 starego rozporządzenia).
Podstawę zapisów w księdze nie będzie stanowiło również zestawienie sprzedaży sporządzane na podstawie ewidencji sprzedaży VAT, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT (§ 20 starego rozporządzenia). Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że zmiana ta podyktowana jest także efektywnością wykorzystania struktur JPK_PKPiR. W przypadku dokonywania zapisów w księdze na podstawie zestawień faktur (zestawień sprzedaży), poszczególne faktury nie byłyby w niej ujęte, co uniemożliwiłoby analizę poszczególnych dokumentów w ramach struktur JPK.
Ponadto - jak wyjaśnia MF - zestawienie faktur jest dodatkowym dokumentem tworzonym w oparciu o wystawione faktury, często automatycznie z systemu rejestracji sprzedaży. Podobnie w przypadku wykorzystywania ewidencji vatowskiej konieczne jest sporządzenie dodatkowego dokumentu, czyli zestawienia różnic między sprzedażą w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług a przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym.

9. Wyłączenie możliwości dokumentowania paragonami bez NIP określonych zakupów w jednostkach handlu detalicznego, np. materiałów, środków czystości (§ 13 ust. 4 starego rozporządzenia) oraz możliwości dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych (§ 13 ust. 2 pkt 4 starego rozporządzenia). Zakupy takie podatnicy mogą dokumentować fakturą uproszczoną (paragonem z NIP). Bez zmian pozostanie natomiast sposób dokumentowania wydatków poniesionych na zakup paliw oraz olejów za granicą; nadal będą mogły być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Co istotne wyłącznie paragonami lub dowodami kasowymi w formie papierowej. Ministerstwo podkreśla, że tego rodzaju dokumenty stanowią wyjątek na udokumentowanie wydatku, pomimo że nie zawierają danych przedsiębiorcy.    

10. Ujednolicenie terminów dokonywania wpisów do księgi. Niezależnie od tego, czy księga będzie prowadzona przez biuro rachunkowe, czy samodzielnie przez podatnika, wpisy dotyczące przychodów będą dokonywane, co do zasady, najpóźniej do dnia 20. każdego miesiąca, następującego po miesiącu uzyskania przychodu. Natomiast wydatki poniesione na zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki będą wpisywane do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o podatku dochodowym (§ 10, § 11 oraz § 14 nowego rozporządzenia). Należą do nich zasady określone m.in. w art. 22 ust. 4 i 4a tej ustawy.

11. Modyfikacja przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji sprzedaży. Po pierwsze nowe rozporządzenie zmienia nazwę dokumentu na podstawie, którego dokonywane są wpisy do księgi, na „zestawienie sprzedaży (ewidencja sprzedaży)”. Jest to dokument, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 3 nowego rozporządzenia. W przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi, podatnik będzie dokonywał zapisów na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży).

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że do prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) podatnik jest obowiązany od 1 stycznia 2026 r., tak jak dotychczas wpisywać przychody nieudokumentowane fakturami, których nie ujmuje w księdze jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Z obowiązku tego nadal będą zwolnieni podatnicy prowadzący ewidencję przy użyciu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (§ 17 nowego rozporządzenia).

12. Likwidacja obowiązku podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis. Spis będzie podpisywany jedynie przez właściciela zakładu (wspólników). Ponadto do księgi wpisywana będzie wyłącznie wartość spisu (§ 25 i § 26 starego rozporządzenia).

13. Likwidacja przepisów określających warunki, jakim odpowiadać powinna księga prowadzona w postaci elektronicznej, aby mogła być uznana za prawidłową (§ 28 starego rozporządzenia). 

14. Modyfikacja regulacji dotyczących faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nowe rozporządzenie zachowuje normę stanowiącą, że podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży, uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie przewiduje natomiast regulacji związanych z przechowywaniem paragonu i faktury w takiej sytuacji, gdyż są one ujęte w przepisach dotyczących VAT (§ 19 ust. 3 starego rozporządzenia i § 12 ust 3 nowego rozporządzenia).

15. Modyfikacja sposobu korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach. Dotychczas podatnik był obowiązany do opisywania tego rodzaju korekt na odwrocie raportu fiskalnego. Zgodnie z nowymi regulacjami korekty takiej dokona na podstawie dowodu wewnętrznego (§ 19 ust. 4 starego rozporządzenia i § 12 ust. 4 i 5 nowego rozporządzenia).

16. Wzór księgi został uzupełniony o dodatkowe kolumny (zmiany w załączniku do rozporządzenia).
W dodanej kolumnie nr 3 podatnik będzie wpisywał nr identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z kolei w dodanej kolumnie nr 5 – identyfikator podatkowy kontrahenta. Przy podawaniu danych kontrahenta wystarczające będzie wpisanie jego NIP. Oczywiście obowiązek identyfikacji kontrahenta nie obejmuje zapisów dotyczących przychodów dokonywanych na podstawie dowodów wewnętrznych i raportów fiskalnych. 

Termin wejścia w życie nowego rozporządzenia i przepisy przejściowe

Jak już wyżej wspomniano, nowe rozporządzenie w sprawie prowadzenia pkpir weszło w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

Nowe rozporządzenie zawiera także następujące przepisy przejściowe:
§ 23 Do wniosków, o których mowa w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544 oraz z 2024 r. poz. 1744), złożonych do dnia 31 grudnia 2025 r. stosuje się przepisy dotychczasowe.
§ 24. Zwolnienia przyznane na podstawie § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zachowują moc przez okres, na jaki zostały przyznane.

Przypomnijmy, że na podstawie § 4. starego rozporządzenia (z 23 grudnia 2019 r.) w sprawie prowadzenia pkpir, przepisów tego rozporządzenia nie stosuje się w zakresie, w jakim jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami, w tym związanymi z rodzajem i rozmiarem wykonywanej przez podatnika działalności oraz wiekiem i stanem jego zdrowia, jeżeli naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, na wniosek podatnika, uzna, że niestosowanie przez podatnika przepisów rozporządzenia w określonym zakresie jest uzasadnione szczególnymi okolicznościami. Wniosek taki podatnik musi złożyć co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego przepisy rozporządzenia miałyby nie być stosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz. U. z 29 września 2025 r., poz. 1299.

Źródło: Projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.