Prof. W. Modzelewski: „Otrzymanie” faktury w KSeF nie wywołuje skutków cywilnoprawnych. Potrzebna inna forma uznania zobowiązania

• Obowiązkowy KSeF od 2026 r. Wystawianie i automatyczne przekazywanie faktur ustrukturyzowanych odbiorcom (kontrahentom)
• Jaki jest skutek „otrzymania” faktury ustrukturyzowanej w KSEF?
• Czy jest obowiązek obserwowania KSeF?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. Wystawianie i automatyczne przekazywanie faktur ustrukturyzowanych odbiorcom (kontrahentom)

Obowiązkowy system wystawiania i otrzymywania tzw. faktur ustrukturyzowanych przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), będzie z pewnością największą i najbardziej kosztowną (w każdym tego słowa znaczeniu) operacją tzw. cyfryzacji podatków w Polsce.

Od lutego 2026 roku wszyscy podatnicy VAT czynni mający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie Polski będą otrzymywać od swoich krajowych kontrahentów owe faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSeF.

W sensie prawnym otrzymają ten dokument w tej samej sekundzie, w której została ona skutecznie wysłana do tego KSeF-u i nadano jej numer.

Ci, którzy to wiedzą, obawiają się nadużyć oraz zwykłych oszustw z tym związanych. Bo jak obronić się przed podmiotem, który działa w złej wierze i wystawi (jakoby przez pomyłkę) fakturę, do której dopisze nienależne kwoty? Będzie domagać się zapłaty, bo przecież nie sposób odmówić „otrzymania” owej faktury przy pomocy KSeF. Każdy, kto będzie chciał, będzie również mógł wystawić na nas fakturę i z mocy niezbyt mądrego prawa my ją przymusowo „otrzymamy”.

Jaki jest skutek „otrzymania” faktury ustrukturyzowanej w KSEF?

Należy więc zadać pytanie jaki jest skutek prawny owego „otrzymania”. Otóż wmawia się nam, że będzie to zdarzenie analogiczne do doręczenia faktury w formie papierowej lub elektronicznej, tak jak to ma miejsce w naszym kraju od ponad trzydziestu lat.

Obecnie faktury VAT są powszechnie używane jako dokumenty handlowe i ich doręczenie jest uznawane przez strony umowy za skuteczne wezwanie do zapłaty.

Odpowiedź ogólna na to pytanie jest jednak dość prosta: „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy KSeF w rozumieniu ustawy o VAT nie wywołuje ex lege skutków cywilnoprawnych, bo jest to wyłącznie stan prawnopodatkowy - tak jak złożenie deklaracji podatkowej nie rodzi zobowiązań o charakterze prywatnoprawnym lecz tylko publicznoprawnym.

Dlatego też z ostrożności podatnicy VAT czynni składają swoim kontrahentom oświadczenie, że od 1 lutego 2026 roku „otrzymanie” faktury ustrukturyzowanej przy pomocy KSeF nie będzie rodzić jakichkolwiek skutków cywilnoprawnych, chyba że umowa stanowić będzie inaczej.

Owo „otrzymanie” co do zasady będzie wyłącznie podaniem do wiadomości podatnika faktu wystawienia faktury VAT z możliwością zapoznania się z jej treścią. Akceptacja tej faktury oraz jej treści zarówno dla potrzeb podatkowych jak i dla potrzeb cywilnoprawnych będzie czymś zupełnie odrębnym.

Czy jest obowiązek obserwowania KSeF?

Pojawia się tu również inne pytanie: czy podatnik VAT czynny będzie miał obowiązek obserwowania KSeF, zwłaszcza gdy nie prowadzi rejestru zakupów i dokonuje odliczenia podatku naliczonego? Odpowiedź w tym przypadku jest również negatywna: odliczenie jest prawem i można z niego nie korzystać. Nie ma również sankcji za brak obserwacji KSeF.

Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy KSeF nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych i strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty na rzecz dostawy towaru lub usługodawców.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski