REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich podatników a w praktyce skorzystają nieliczni

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich a w praktyce będą dla nielicznych. Dlaczego?
Załączniki do faktur w KSeF - miały być dla wszystkich a w praktyce będą dla nielicznych. Dlaczego?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków.

Załączniki w KSeF

Wbrew powszechnemu rozumieniu, „załącznik” w KSeF to nie osobny plik PDF, JPG ani dokument tekstowy, ale techniczny element struktury logicznej faktury FA(3). Może zawierać wyłącznie informacje tabelaryczne – kolumny, wiersze, podsumowania – i służy do przedstawiania rozbudowanych danych liczbowych. Nie mogą się w nim znaleźć dokumenty handlowe, marketingowe ani administracyjne takie jak umowy, instrukcje czy oferty; załącznik musi zawierać dane podatkowe, powiązane z elementami faktury określonymi w art. 106e ustawy o VAT.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Rozwiązanie dla wybranych?

Ministerstwo Finansów deklaruje, że nowa funkcja jest dostępna dla wszystkich branż. W rzeczywistości jednak skorzystają z niej głównie duże przedsiębiorstwa, które operują na powtarzalnych i ustrukturyzowanych danych, a także mają zasoby finansowe, które mogą przeznaczyć na dostosowanie swojego ekosystemu IT do wymagań KSeF. Bowiem resort finansów wprost zapowiada, że nie planuje umożliwiać w swoich bezpłatnych narzędziach (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) funkcji tworzenia załącznika oraz przesyłania faktury z nim do centralnego systemu.

W obecnym kształcie załącznik do faktury w KSeF jest ukłonem dla sektorów energetycznego i paliwowego, które dołączają szczegółowe zestawienia liczbowe, np. zużycia energii czy usług rozliczanych jednostkowo. Co jednak z firmami z branży budowlanej, handlowej, transportowej, dla których elementem faktury są np. protokoły odbioru, harmonogramy, wuzetki czy raporty działań? One również korzystają z załączników, ale ich dokumenty nie mieszczą się w sztywnych ramach zaproponowanej tabeli. Dla nich praktyczne wdrożenie tego rozwiązania może okazać się bardzo trudne lub kosztowne – wskazuje Kamila Cieszkowska, właścicielka biura rachunkowego, ekspertka SaldeoSMART.

Tylko na wniosek i z ryzykiem cofnięcia zgody

Możliwość dołączania załączników do faktur w KSeF nie jest domyślnie dostępna dla wszystkich podatników. Aby z niej skorzystać, przedsiębiorca musi złożyć odpowiednie zgłoszenie do Ministerstwa Finansów i uzyskać jego akceptację. We wniosku, który przesyłać można wyłącznie drogą elektroniczną, przez API, firma musi uzasadnić potrzebę tworzenia załączników, a także wskazać konkretny zakres danych, jakie będzie w nich wpisywać. Konieczne jest także zadeklarowanie z góry nie tylko średniego rozmiaru faktury z załącznikiem (aktualny limit to 3MB), ale również liczby takich dokumentów, które będą przesyłane miesięcznie.

REKLAMA

Zgłoszenia o udostępnienie możliwości wysyłania załączników będzie można składać od 1 stycznia 2026 roku, a na rozpatrzenie wniosku resort finansów będzie miał do 30 dni. Zgoda na przesyłanie faktur z załącznikiem będzie wydawana na okres dwóch lat, ale może zostać cofnięta. Ministerstwo Finansów skorzysta z takiej opcji w sytuacji, gdy odkryje, że firma wysyła dokumenty niezgodnie z zadeklarowanym przeznaczeniem, na przykład gdy wyśle większą liczbę faktur z załącznikiem, niż przewidywała we wniosku. Dodatkowo każda zmiana zawartości załącznika, np. w zakresie używanej jednostki, sposobu obliczania wartości czy układu danych będzie wymagała przesłania zgłoszenia aktualizacyjnego do organu rządowego. Aktualnie nie ma jeszcze w pełni określonych wytycznych dotyczących sposobu postępowania w sprawie potwierdzenia i odebrania możliwości wystawiania faktur z załącznikiem. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, zostaną one określone w osobnym rozporządzeniu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wylewanie dziecka z kąpielą

Ekspertka SaldeoSMART wskazuje także, że obecne rozwiązanie zamiast wspierać automatyzację procesów księgowych może ją skutecznie utrudniać. W firmach, które nie są w stanie przygotować zgodnych z wymaganiami załączników, pojawi się konieczność utrzymywania podwójnego obiegu dokumentów: faktura będzie wysyłana przez KSeF, a towarzyszący jej plik np. protokół odbioru lub raport godzinowy osobno, w wiadomości mailowej. Część przedsiębiorców rozważa pomysł, by załączniki udostępniać kontrahentom w formie umieszczanych na fakturze linków do serwisów chmurowych. Rodzi to jednak dodatkowe ryzyka: jak zabezpieczyć te dane i dostęp do nich oraz co w sytuacji, gdy link wygaśnie albo trafi w niepowołane ręce?

– Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to krok w tył. Zamiast zyskać na automatyzacji zadań, będą musiały pilnować, gdzie trafiła faktura a gdzie załącznik, kto go odebrał i czy w ogóle wie, że został mu on przesłany osobno – komentuje ekspertka SaldeoSMART. – W firmach, które do tej pory miały zautomatyzowany proces wystawiania i zatwierdzania dokumentów, nowe przepisy mogą wywrócić ten model do góry nogami. A w sytuacjach, gdy załączniki były integralną częścią faktury, a teraz będą przekazywane oddzielnie, będzie to budzić wątpliwości co do interpretacji sposobu akceptacji dokumentów księgowych.

Co warto zrobić już teraz?

Niezależnie od ostatecznego kształtu, jaki przyjmie funkcja tworzenia załączników do faktur w KSeF, firmy już teraz powinny podjąć działania przygotowawcze. W pierwszej kolejności muszą ocenić, czy charakter prowadzonej działalności rzeczywiście wymaga przesyłania załączników oraz czy dane w nich zawarte można ująć w strukturze tabelarycznej. Równolegle należy zweryfikować, czy wykorzystywane w firmie narzędzia IT są dostosowane do Krajowego Systemu e-Faktur i czy dostawcy oprogramowania aktywnie reagują na zapowiadane zmiany i usprawniają dostępne funkcjonalności. Istotne jest także przeanalizowanie zawartych z klientami umów, a zwłaszcza zapisów dotyczących dokumentów towarzyszących fakturze, które stanowią podstawę jej uznania. Warto już teraz ustalić, jak materiały te będą przekazywane kontrahentom po wejściu KSeF w życie.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

REKLAMA

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

REKLAMA