REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ksef, faktury
KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Wiele firm korzysta z różnych programów finansowo-księgowych, które muszą zostać zintegrowane z nową platformą. Kluczowe wyzwanie to konieczność dostosowania formatów i struktur danych do wymogów KSeF, aby uniknąć błędów przy przesyłaniu i odbiorze faktur. Równie ważna jest automatyzacja procesów, czyli wdrożenie rozwiązań umożliwiających automatyczne pobieranie, weryfikację i archiwizację faktur, co ma ograniczyć ręczną pracę i ryzyko pomyłek.

REKLAMA

Autopromocja

Zmiany w JPK_VAT i rejestrach VAT

REKLAMA

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza nie tylko nowy sposób wystawiania i odbierania faktur, ale także dodatkowe obowiązki w zakresie prowadzenia rejestrów VAT oraz składania JPK_VAT. Nowelizacja rozporządzenia w sprawie zakresu danych zawartych deklaracjach podatkowych wprowadza obowiązek zamieszczania w plikach JPK_VAT numeru KSeF przy fakturach sprzedażowych.

Oznacza to konieczność zapewnienia przez dostawcę oprogramowania rozwiązania, które pozwoli połączyć numer faktury nadawany przez KSeF z odpowiednimi danymi źródłowymi struktury JPK. Obowiązek ten został jednak odroczony do końca 2026 r. Ponadto warto zwrócić uwagę na konieczność zachowania spójności pomiędzy danymi zawartymi w KSeF a danymi przekazywanymi w ramach pliku JPK_VAT, np. w zakresie daty wystawienia faktury. To wymusi dostosowanie systemów księgowych i integrację z KSeF, aby zapewnić spójność danych i poprawność raportowania.

KSeF a wydatki pracownicze

REKLAMA

Jednym z największych wyzwań praktycznych dla firm będzie rozliczanie wydatków pracowniczych – delegacji, zakupów biurowych czy paliwa. Dotychczas faktury za takie wydatki trafiały do pracownika w formie papierowej lub elektronicznej, a następnie były przekazywane do księgowości. Po wdrożeniu KSeF wszystkie ustrukturyzowane faktury zakupowe będą trafiały jako jednorodny zbiór na konto podatnika w systemie. Co ważne, ministerstwo nie przewiduje w ramach KSeF wprowadzenia mechanizmów filtrowania otrzymanych faktur. Oznacza to, że faktury pracownicze mogą „zagubić” się pomiędzy innymi fakturami zakupowymi.

Co więcej, pracownik nie otrzyma już faktury „do ręki” ani na e-mail, a sprzedający nie będzie miał obowiązku wydać pracownikowi wizualizacji faktury. W celu zidentyfikowania faktur związanych z wydatkami pracowniczymi konieczne będzie przekazywanie do działu księgowego odpowiednich danych pozwalających na zidentyfikowanie tych wydatków i powiązanie ich z odpowiednim centrum kosztów. W efekcie oznacza to przeformułowanie zasad i procesu obiegu dokumentów, ze szczególnym naciskiem na zasady rozliczania wydatków pracowniczych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Firmy będą musiały uzupełnić procedury, np. o obowiązek podawania adresu e-mail lub danych pracownika bądź ustalonych wewnętrznie znaczników przy zakupie, aby prawidłowo zidentyfikować wydatki w KSeF. Jest to też dobry moment na rozważenie wprowadzenia większej automatyzacji procesów i wdrożenie narzędzi umożliwiających szybkie wyszukiwanie i przypisywanie faktur do konkretnych pracowników oraz rozliczeń.

Więcej czasu na adaptację

W nowelizacji ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 12 czerwca br. zaproponowano szereg rozwiązań przejściowych obowiązujących do końca 2026 roku, aby umożliwić podatnikom adaptację do zmian. Przewidziano m.in. utrzymanie odroczenia kar, dzięki czemu przedsiębiorcy nie będą podlegali sankcjom za nieprawidłowości związane z korzystaniem z KSeF. Dodatkowo utrzymano możliwość równoległego wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących. Przepis ten skierowany jest przede wszystkim do firm, które korzystają z uproszczonych systemów sprzedaży detalicznej i dotychczas wystawiali faktury bezpośrednio z urządzeń fiskalnych. Dzięki temu rozwiązaniu zyskają dodatkowy czas na zaplanowanie i przeprowadzenie migracji do KSeF.

Równie ważne jest odroczenie do końca 2026 roku obowiązku zamieszczania numeru identyfikacyjnego KSeF w przelewach bankowych – zarówno w przypadku standardowych płatności, jak i tych dokonywanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności. Co więcej, nowe przepisy umożliwiają wystawianie faktur poza KSeF przez podatników, którzy nie przekroczą progu 10 tys. zł wartości faktur miesięcznie. Zrezygnowano jednocześnie z wcześniejszego ograniczenia, które warunkowało zwolnienie wartością jednostkową dokumentu (max. 450 zł).

KSeF Forum – przygotuj się na nowy obowiązek

Już 16 lipca odbędzie się bezpłatne wydarzenie online „KSeF Forum”, którego celem jest omówienie aspektów związanych z wejściem w życie obowiązku e-fakturowania oraz kluczowych zmian dla przedsiębiorców. W czasie Forum eksperci CRIDO oraz zaproszeni goście, w tym przedstawiciele Ministerstwa Finansów i biznesu, omówią kształt najświeższych regulacji KSeF, przedyskutują wpływ KSeF na podatkowe i biznesowe aspekty działalności podatników oraz podzielą się doświadczeniami i spostrzeżeniami z przeprowadzonych projektów wdrożeniowych.

Aby wziąć udział w wydarzeniu, należy zarejestrować się pod linkiem: https://crido.pl/events/ksef-forum-2025-udzial-online/. KSeF Forum jest skierowane do właścicieli firm i członków zarządów, dyrektorów finansowych, kontrolerów i menedżerów finansowych, głównych księgowych oraz osób kierujących projektem wdrożenia KSeF.

Konrad Dura, manager w CRIDO

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

REKLAMA

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

REKLAMA

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA