REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ksef, faktury
KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Wiele firm korzysta z różnych programów finansowo-księgowych, które muszą zostać zintegrowane z nową platformą. Kluczowe wyzwanie to konieczność dostosowania formatów i struktur danych do wymogów KSeF, aby uniknąć błędów przy przesyłaniu i odbiorze faktur. Równie ważna jest automatyzacja procesów, czyli wdrożenie rozwiązań umożliwiających automatyczne pobieranie, weryfikację i archiwizację faktur, co ma ograniczyć ręczną pracę i ryzyko pomyłek.

REKLAMA

Autopromocja

Zmiany w JPK_VAT i rejestrach VAT

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza nie tylko nowy sposób wystawiania i odbierania faktur, ale także dodatkowe obowiązki w zakresie prowadzenia rejestrów VAT oraz składania JPK_VAT. Nowelizacja rozporządzenia w sprawie zakresu danych zawartych deklaracjach podatkowych wprowadza obowiązek zamieszczania w plikach JPK_VAT numeru KSeF przy fakturach sprzedażowych. Oznacza to konieczność zapewnienia przez dostawcę oprogramowania rozwiązania, które pozwoli połączyć numer faktury nadawany przez KSeF z odpowiednimi danymi źródłowymi struktury JPK. Obowiązek ten został jednak odroczony do końca 2026 r.

Ważne

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów

W dniu 16 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów w trybie sprostowania do ww. akapitu poinformowało: "Obowiązek ujmowania nr KSeF wystąpi zarówno w ewidencji zakupu jak i sprzedaży. Obowiązek ten wystąpi od 1 lutego 2026 r. Są to nowe założenia w stosunku do tych, które były wskazane w artykule na podstawie obowiązującego brzmienia przepisów. Trwają konsultacje nowych założeń, które będą oznaczać nowelizację rozporządzenia JPK oraz struktur JPK_V7M/K. Szczegóły dotyczące konsultacji opublikowane są na stronie MF: https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-struktur-logicznych-jpk-v7m3-i-jpk-v7k3."

Ponadto warto zwrócić uwagę na konieczność zachowania spójności pomiędzy danymi zawartymi w KSeF a danymi przekazywanymi w ramach pliku JPK_VAT, np. w zakresie daty wystawienia faktury. To wymusi dostosowanie systemów księgowych i integrację z KSeF, aby zapewnić spójność danych i poprawność raportowania.

KSeF a wydatki pracownicze

Jednym z największych wyzwań praktycznych dla firm będzie rozliczanie wydatków pracowniczych – delegacji, zakupów biurowych czy paliwa. Dotychczas faktury za takie wydatki trafiały do pracownika w formie papierowej lub elektronicznej, a następnie były przekazywane do księgowości. Po wdrożeniu KSeF wszystkie ustrukturyzowane faktury zakupowe będą trafiały jako jednorodny zbiór na konto podatnika w systemie. Co ważne, ministerstwo nie przewiduje w ramach KSeF wprowadzenia mechanizmów filtrowania otrzymanych faktur. Oznacza to, że faktury pracownicze mogą „zagubić” się pomiędzy innymi fakturami zakupowymi.

REKLAMA

Co więcej, pracownik nie otrzyma już faktury „do ręki” ani na e-mail, a sprzedający nie będzie miał obowiązku wydać pracownikowi wizualizacji faktury. W celu zidentyfikowania faktur związanych z wydatkami pracowniczymi konieczne będzie przekazywanie do działu księgowego odpowiednich danych pozwalających na zidentyfikowanie tych wydatków i powiązanie ich z odpowiednim centrum kosztów. W efekcie oznacza to przeformułowanie zasad i procesu obiegu dokumentów, ze szczególnym naciskiem na zasady rozliczania wydatków pracowniczych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Firmy będą musiały uzupełnić procedury, np. o obowiązek podawania adresu e-mail lub danych pracownika bądź ustalonych wewnętrznie znaczników przy zakupie, aby prawidłowo zidentyfikować wydatki w KSeF. Jest to też dobry moment na rozważenie wprowadzenia większej automatyzacji procesów i wdrożenie narzędzi umożliwiających szybkie wyszukiwanie i przypisywanie faktur do konkretnych pracowników oraz rozliczeń.

Więcej czasu na adaptację

REKLAMA

W nowelizacji ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 12 czerwca br. zaproponowano szereg rozwiązań przejściowych obowiązujących do końca 2026 roku, aby umożliwić podatnikom adaptację do zmian. Przewidziano m.in. utrzymanie odroczenia kar, dzięki czemu przedsiębiorcy nie będą podlegali sankcjom za nieprawidłowości związane z korzystaniem z KSeF. Dodatkowo utrzymano możliwość równoległego wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących. Przepis ten skierowany jest przede wszystkim do firm, które korzystają z uproszczonych systemów sprzedaży detalicznej i dotychczas wystawiali faktury bezpośrednio z urządzeń fiskalnych. Dzięki temu rozwiązaniu zyskają dodatkowy czas na zaplanowanie i przeprowadzenie migracji do KSeF.

Równie ważne jest odroczenie do końca 2026 roku obowiązku zamieszczania numeru identyfikacyjnego KSeF w przelewach bankowych – zarówno w przypadku standardowych płatności, jak i tych dokonywanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności. Co więcej, nowe przepisy umożliwiają wystawianie faktur poza KSeF przez podatników, którzy nie przekroczą progu 10 tys. zł wartości faktur miesięcznie. Zrezygnowano jednocześnie z wcześniejszego ograniczenia, które warunkowało zwolnienie wartością jednostkową dokumentu (max. 450 zł).

KSeF Forum – przygotuj się na nowy obowiązek

Już 16 lipca odbędzie się bezpłatne wydarzenie online „KSeF Forum”, którego celem jest omówienie aspektów związanych z wejściem w życie obowiązku e-fakturowania oraz kluczowych zmian dla przedsiębiorców. W czasie Forum eksperci CRIDO oraz zaproszeni goście, w tym przedstawiciele Ministerstwa Finansów i biznesu, omówią kształt najświeższych regulacji KSeF, przedyskutują wpływ KSeF na podatkowe i biznesowe aspekty działalności podatników oraz podzielą się doświadczeniami i spostrzeżeniami z przeprowadzonych projektów wdrożeniowych.

Aby wziąć udział w wydarzeniu, należy zarejestrować się pod linkiem: https://crido.pl/events/ksef-forum-2025-udzial-online/. KSeF Forum jest skierowane do właścicieli firm i członków zarządów, dyrektorów finansowych, kontrolerów i menedżerów finansowych, głównych księgowych oraz osób kierujących projektem wdrożenia KSeF.

Konrad Dura, manager w CRIDO

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

REKLAMA

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

Podatek dla banków idzie ostro w górę! Rząd podał nowe stawki. Jest komentarz prezes ZBP

Rząd szykuje istotne zmiany w podatkach dla sektora finansowego. Nowy projekt przewiduje podwyższenie CIT dla banków, instytucji kredytowych i SKOK-ów oraz korekty podatku od niektórych instytucji finansowych. Celem reformy jest pozyskanie środków na modernizację i rozbudowę polskiej armii.

REKLAMA

Nowe przepisy restrukturyzacyjne już od 23 sierpnia! Druga szansa dla firm czy większe ryzyko upadłości?

Polskie firmy czekają na ważne zmiany w prawie – od 23 sierpnia zaczyna obowiązywać unijna dyrektywa drugiej szansy. Nowe zasady restrukturyzacji mają chronić przedsiębiorców przed upadłością, ale eksperci ostrzegają: okres przejściowy może być trudny, a sądy i doradcy będą uczyć się nowych reguł w praktyce.

Ile zdrożeje piwo i inne trunki od 2026 roku? Ministerstwo Finansów szykuje podwyżkę akcyzy na alkohol oraz opłaty cukrowej

Ministerstwo Finansów informuje, że przedstawiło dwa projekty ustaw dotyczących zdrowia publicznego. Jako pierwsze proponuje aktualizację (czytaj: podniesienie) stawek akcyzy na wszystkie napoje alkoholowe, co ma na celu ograniczenie spożycia napojów alkoholowych, a w konsekwencji redukcję negatywnych skutków jego nadużycia. Ministerstwo Finansów przygotowuje również aktualizację ustawy o zdrowiu publicznym, której celem jest ograniczenie ekonomicznej dostępności napojów słodzonych.

REKLAMA