KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

• Zmiany w JPK_VAT i rejestrach VAT
• KSeF a wydatki pracownicze
• Więcej czasu na adaptację
• KSeF Forum – przygotuj się na nowy obowiązek

Wiele firm korzysta z różnych programów finansowo-księgowych, które muszą zostać zintegrowane z nową platformą. Kluczowe wyzwanie to konieczność dostosowania formatów i struktur danych do wymogów KSeF, aby uniknąć błędów przy przesyłaniu i odbiorze faktur. Równie ważna jest automatyzacja procesów, czyli wdrożenie rozwiązań umożliwiających automatyczne pobieranie, weryfikację i archiwizację faktur, co ma ograniczyć ręczną pracę i ryzyko pomyłek.

Zmiany w JPK_VAT i rejestrach VAT

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza nie tylko nowy sposób wystawiania i odbierania faktur, ale także dodatkowe obowiązki w zakresie prowadzenia rejestrów VAT oraz składania JPK_VAT. Nowelizacja rozporządzenia w sprawie zakresu danych zawartych deklaracjach podatkowych wprowadza obowiązek zamieszczania w plikach JPK_VAT numeru KSeF przy fakturach sprzedażowych.

Oznacza to konieczność zapewnienia przez dostawcę oprogramowania rozwiązania, które pozwoli połączyć numer faktury nadawany przez KSeF z odpowiednimi danymi źródłowymi struktury JPK. Obowiązek ten został jednak odroczony do końca 2026 r. Ponadto warto zwrócić uwagę na konieczność zachowania spójności pomiędzy danymi zawartymi w KSeF a danymi przekazywanymi w ramach pliku JPK_VAT, np. w zakresie daty wystawienia faktury. To wymusi dostosowanie systemów księgowych i integrację z KSeF, aby zapewnić spójność danych i poprawność raportowania.

KSeF a wydatki pracownicze

Jednym z największych wyzwań praktycznych dla firm będzie rozliczanie wydatków pracowniczych – delegacji, zakupów biurowych czy paliwa. Dotychczas faktury za takie wydatki trafiały do pracownika w formie papierowej lub elektronicznej, a następnie były przekazywane do księgowości. Po wdrożeniu KSeF wszystkie ustrukturyzowane faktury zakupowe będą trafiały jako jednorodny zbiór na konto podatnika w systemie. Co ważne, ministerstwo nie przewiduje w ramach KSeF wprowadzenia mechanizmów filtrowania otrzymanych faktur. Oznacza to, że faktury pracownicze mogą „zagubić” się pomiędzy innymi fakturami zakupowymi.

Co więcej, pracownik nie otrzyma już faktury „do ręki” ani na e-mail, a sprzedający nie będzie miał obowiązku wydać pracownikowi wizualizacji faktury. W celu zidentyfikowania faktur związanych z wydatkami pracowniczymi konieczne będzie przekazywanie do działu księgowego odpowiednich danych pozwalających na zidentyfikowanie tych wydatków i powiązanie ich z odpowiednim centrum kosztów. W efekcie oznacza to przeformułowanie zasad i procesu obiegu dokumentów, ze szczególnym naciskiem na zasady rozliczania wydatków pracowniczych.

Firmy będą musiały uzupełnić procedury, np. o obowiązek podawania adresu e-mail lub danych pracownika bądź ustalonych wewnętrznie znaczników przy zakupie, aby prawidłowo zidentyfikować wydatki w KSeF. Jest to też dobry moment na rozważenie wprowadzenia większej automatyzacji procesów i wdrożenie narzędzi umożliwiających szybkie wyszukiwanie i przypisywanie faktur do konkretnych pracowników oraz rozliczeń.

Więcej czasu na adaptację

W nowelizacji ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 12 czerwca br. zaproponowano szereg rozwiązań przejściowych obowiązujących do końca 2026 roku, aby umożliwić podatnikom adaptację do zmian. Przewidziano m.in. utrzymanie odroczenia kar, dzięki czemu przedsiębiorcy nie będą podlegali sankcjom za nieprawidłowości związane z korzystaniem z KSeF. Dodatkowo utrzymano możliwość równoległego wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących. Przepis ten skierowany jest przede wszystkim do firm, które korzystają z uproszczonych systemów sprzedaży detalicznej i dotychczas wystawiali faktury bezpośrednio z urządzeń fiskalnych. Dzięki temu rozwiązaniu zyskają dodatkowy czas na zaplanowanie i przeprowadzenie migracji do KSeF.

Równie ważne jest odroczenie do końca 2026 roku obowiązku zamieszczania numeru identyfikacyjnego KSeF w przelewach bankowych – zarówno w przypadku standardowych płatności, jak i tych dokonywanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności. Co więcej, nowe przepisy umożliwiają wystawianie faktur poza KSeF przez podatników, którzy nie przekroczą progu 10 tys. zł wartości faktur miesięcznie. Zrezygnowano jednocześnie z wcześniejszego ograniczenia, które warunkowało zwolnienie wartością jednostkową dokumentu (max. 450 zł).

KSeF Forum – przygotuj się na nowy obowiązek

Już 16 lipca odbędzie się bezpłatne wydarzenie online „KSeF Forum”, którego celem jest omówienie aspektów związanych z wejściem w życie obowiązku e-fakturowania oraz kluczowych zmian dla przedsiębiorców. W czasie Forum eksperci CRIDO oraz zaproszeni goście, w tym przedstawiciele Ministerstwa Finansów i biznesu, omówią kształt najświeższych regulacji KSeF, przedyskutują wpływ KSeF na podatkowe i biznesowe aspekty działalności podatników oraz podzielą się doświadczeniami i spostrzeżeniami z przeprowadzonych projektów wdrożeniowych.

Aby wziąć udział w wydarzeniu, należy zarejestrować się pod linkiem: https://crido.pl/events/ksef-forum-2025-udzial-online/. KSeF Forum jest skierowane do właścicieli firm i członków zarządów, dyrektorów finansowych, kontrolerów i menedżerów finansowych, głównych księgowych oraz osób kierujących projektem wdrożenia KSeF.

Konrad Dura, manager w CRIDO