REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ksef, faktury
KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Wiele firm korzysta z różnych programów finansowo-księgowych, które muszą zostać zintegrowane z nową platformą. Kluczowe wyzwanie to konieczność dostosowania formatów i struktur danych do wymogów KSeF, aby uniknąć błędów przy przesyłaniu i odbiorze faktur. Równie ważna jest automatyzacja procesów, czyli wdrożenie rozwiązań umożliwiających automatyczne pobieranie, weryfikację i archiwizację faktur, co ma ograniczyć ręczną pracę i ryzyko pomyłek.

REKLAMA

Autopromocja

Zmiany w JPK_VAT i rejestrach VAT

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza nie tylko nowy sposób wystawiania i odbierania faktur, ale także dodatkowe obowiązki w zakresie prowadzenia rejestrów VAT oraz składania JPK_VAT. Nowelizacja rozporządzenia w sprawie zakresu danych zawartych deklaracjach podatkowych wprowadza obowiązek zamieszczania w plikach JPK_VAT numeru KSeF przy fakturach sprzedażowych. Oznacza to konieczność zapewnienia przez dostawcę oprogramowania rozwiązania, które pozwoli połączyć numer faktury nadawany przez KSeF z odpowiednimi danymi źródłowymi struktury JPK. Obowiązek ten został jednak odroczony do końca 2026 r.

Ważne

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów

W dniu 16 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów w trybie sprostowania do ww. akapitu poinformowało: "Obowiązek ujmowania nr KSeF wystąpi zarówno w ewidencji zakupu jak i sprzedaży. Obowiązek ten wystąpi od 1 lutego 2026 r. Są to nowe założenia w stosunku do tych, które były wskazane w artykule na podstawie obowiązującego brzmienia przepisów. Trwają konsultacje nowych założeń, które będą oznaczać nowelizację rozporządzenia JPK oraz struktur JPK_V7M/K. Szczegóły dotyczące konsultacji opublikowane są na stronie MF: https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-struktur-logicznych-jpk-v7m3-i-jpk-v7k3."

Ponadto warto zwrócić uwagę na konieczność zachowania spójności pomiędzy danymi zawartymi w KSeF a danymi przekazywanymi w ramach pliku JPK_VAT, np. w zakresie daty wystawienia faktury. To wymusi dostosowanie systemów księgowych i integrację z KSeF, aby zapewnić spójność danych i poprawność raportowania.

KSeF a wydatki pracownicze

Jednym z największych wyzwań praktycznych dla firm będzie rozliczanie wydatków pracowniczych – delegacji, zakupów biurowych czy paliwa. Dotychczas faktury za takie wydatki trafiały do pracownika w formie papierowej lub elektronicznej, a następnie były przekazywane do księgowości. Po wdrożeniu KSeF wszystkie ustrukturyzowane faktury zakupowe będą trafiały jako jednorodny zbiór na konto podatnika w systemie. Co ważne, ministerstwo nie przewiduje w ramach KSeF wprowadzenia mechanizmów filtrowania otrzymanych faktur. Oznacza to, że faktury pracownicze mogą „zagubić” się pomiędzy innymi fakturami zakupowymi.

REKLAMA

Co więcej, pracownik nie otrzyma już faktury „do ręki” ani na e-mail, a sprzedający nie będzie miał obowiązku wydać pracownikowi wizualizacji faktury. W celu zidentyfikowania faktur związanych z wydatkami pracowniczymi konieczne będzie przekazywanie do działu księgowego odpowiednich danych pozwalających na zidentyfikowanie tych wydatków i powiązanie ich z odpowiednim centrum kosztów. W efekcie oznacza to przeformułowanie zasad i procesu obiegu dokumentów, ze szczególnym naciskiem na zasady rozliczania wydatków pracowniczych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Firmy będą musiały uzupełnić procedury, np. o obowiązek podawania adresu e-mail lub danych pracownika bądź ustalonych wewnętrznie znaczników przy zakupie, aby prawidłowo zidentyfikować wydatki w KSeF. Jest to też dobry moment na rozważenie wprowadzenia większej automatyzacji procesów i wdrożenie narzędzi umożliwiających szybkie wyszukiwanie i przypisywanie faktur do konkretnych pracowników oraz rozliczeń.

Więcej czasu na adaptację

REKLAMA

W nowelizacji ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 12 czerwca br. zaproponowano szereg rozwiązań przejściowych obowiązujących do końca 2026 roku, aby umożliwić podatnikom adaptację do zmian. Przewidziano m.in. utrzymanie odroczenia kar, dzięki czemu przedsiębiorcy nie będą podlegali sankcjom za nieprawidłowości związane z korzystaniem z KSeF. Dodatkowo utrzymano możliwość równoległego wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących. Przepis ten skierowany jest przede wszystkim do firm, które korzystają z uproszczonych systemów sprzedaży detalicznej i dotychczas wystawiali faktury bezpośrednio z urządzeń fiskalnych. Dzięki temu rozwiązaniu zyskają dodatkowy czas na zaplanowanie i przeprowadzenie migracji do KSeF.

Równie ważne jest odroczenie do końca 2026 roku obowiązku zamieszczania numeru identyfikacyjnego KSeF w przelewach bankowych – zarówno w przypadku standardowych płatności, jak i tych dokonywanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności. Co więcej, nowe przepisy umożliwiają wystawianie faktur poza KSeF przez podatników, którzy nie przekroczą progu 10 tys. zł wartości faktur miesięcznie. Zrezygnowano jednocześnie z wcześniejszego ograniczenia, które warunkowało zwolnienie wartością jednostkową dokumentu (max. 450 zł).

KSeF Forum – przygotuj się na nowy obowiązek

Już 16 lipca odbędzie się bezpłatne wydarzenie online „KSeF Forum”, którego celem jest omówienie aspektów związanych z wejściem w życie obowiązku e-fakturowania oraz kluczowych zmian dla przedsiębiorców. W czasie Forum eksperci CRIDO oraz zaproszeni goście, w tym przedstawiciele Ministerstwa Finansów i biznesu, omówią kształt najświeższych regulacji KSeF, przedyskutują wpływ KSeF na podatkowe i biznesowe aspekty działalności podatników oraz podzielą się doświadczeniami i spostrzeżeniami z przeprowadzonych projektów wdrożeniowych.

Aby wziąć udział w wydarzeniu, należy zarejestrować się pod linkiem: https://crido.pl/events/ksef-forum-2025-udzial-online/. KSeF Forum jest skierowane do właścicieli firm i członków zarządów, dyrektorów finansowych, kontrolerów i menedżerów finansowych, głównych księgowych oraz osób kierujących projektem wdrożenia KSeF.

Konrad Dura, manager w CRIDO

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec z bieganiem po zaświadczenia! Rewolucyjne zmiany w podatku od spadków i darowizn, dotyczące zaświadczeń z urzędu skarbowego oraz rozliczeń rent prywatnych

Koniec z obowiązkiem przedstawiania zaświadczeń z urzędu skarbowego przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny! Nowelizacja ustawy o podatku od spadków i darowizn upraszcza formalności i rozliczenia rent prywatnych. Sprawdź, co dokładnie się zmienia i kiedy nowe przepisy wchodzą w życie.

2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

REKLAMA

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

REKLAMA