REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zbigniew Makowski
Prezes Instytutu Podatków i Finansów Publicznych, doradca podatkowy, współzałożyciel start-upu
Wdrażamy KSeF, czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?
Wdrażamy KSeF, czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

REKLAMA

REKLAMA

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

VIDA to inicjatywa Komisji Europejskiej mająca na celu ujednolicenie i ucyfrowienie systemu VAT w Unii Europejskiej. Jej kluczowym filarem jest obowiązkowe e-fakturowanie i raportowanie transakcji transgranicznych B2B w czasie rzeczywistym. Pakiet VIDA został w marcu 2025 r. przyjęty przez Radę UE, zatem stał się obowiązującym unijnym prawem.

Najważniejsze zmiany, które wejdą w życie w ramach VIDA:

1) Obowiązkowe e-fakturowanie dla wszystkich transakcji B2B wewnątrz UE – od 1 lipca 2030 r. faktury będą musiały być wystawiane wyłącznie w ustrukturyzowanej formie zgodnej ze standardem EN 16931. Papierowe faktury i nieustrukturyzowane PDF-y znikną z obrotu.

2) Cyfrowe raportowanie w czasie zbliżonym do rzeczywistego – dane z faktur będą przekazywane do administracji podatkowej w ciągu maksymalnie 10 dni od wystawienia lub przedpłaty. Ma to zastąpić dotychczasowe zestawienia kwartalne i system VIES.

3) Harmonizacja formatów i interoperacyjność – każde państwo członkowskie będzie musiało wdrożyć krajowy system zgodny z normą EN 16931, zdolny do wymiany faktur w obrębie całej UE bez potrzeby konwertowania danych.

REKLAMA

Autopromocja

Interoperacyjność – kluczowe pojęcie w ramach VIDA

VIDA wprowadza wymóg tzw. interoperacyjności, która oznacza, że:

1) Wszystkie faktury muszą być wystawiane w ujednoliconym formacie EN 16931, który stanie się wspólnym językiem cyfrowym w UE.

2) Systemy krajowe muszą być zdolne do wymiany faktur pomiędzy podatnikami z różnych państw, bez konieczności ich przetwarzania czy tłumaczenia – zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy.

3) Infrastruktura techniczna powinna umożliwiać korzystanie z uznanych sieci przesyłowych, takich jak Peppol, oraz integrację z przyszłym centralnym systemem VIES (od 2032 r.).

4) Faktury muszą być czytelne, walidowalne i podatne na kontrolę niezależnie od tego, w którym państwie zostały wystawione i gdzie są odbierane.

Interoperacyjność to zatem nie tylko kwestia zgodności technicznej – to warunek skutecznego działania jednolitego rynku cyfrowego w obszarze VAT.

KSeF – krok do przodu, ale w nieco innym kierunku

Polska jako jedno z pierwszych państw w UE otrzymała zgodę na wcześniejsze wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania. KSeF zakłada centralną, państwową platformę, która:

a) wymaga wystawiania faktur w krajowym formacie FA(3), obecnie nie w pełni zgodnym z normą EN 16931, wymaganą przez VIDA,
b) umożliwia wystawianie faktur offline z kodem QR, co nie jest przewidziane w VIDA,
c) nadaje fakturom unikalny numer i przeprowadza walidację semantyczną – blisko modelu „clearance”, co również nie jest przewidziane w pakiecie VIDA,
d) działa w modelu centralnego repozytorium, co odróżnia go od zdecentralizowanej wizji VIDA.

Zatem, choć zdecydowanie pochwalam wdrożenie KSeF, jestem zdania, że potrzebne rozwiązanie, które popchnie cyfryzację rozliczeń podatkowych, to nie można nie zauważyć, że architektura KSeF, format faktury i sposób raportowania nie pokrywają się z założeniami VIDA.

To oznacza, że Polska będzie musiała dokonać znaczących modyfikacji, by dostosować system do unijnych wymogów – lub opracować nowy komponent transgraniczny.

No to co z tą VIDA?

VIDA to cyfrowa rewolucja VAT w skali całej Unii Europejskiej. VIDA wchodzi w życie etapami, ale już teraz wiadomo, że do 2035 r. wszystkie państwa członkowskie muszą w pełni dostosować swoje systemy e-fakturowania i raportowania do nowych przepisów.
Dla Polski oznacza to jedno: każda decyzja podejmowana dziś w ramach KSeF musi być oceniana także pod kątem przyszłej zgodności z VIDA.
KSeF – choć wprowadzany szybciej – jest projektem krajowym, który w obecnym kształcie nie spełnia w pełni wymogów unijnych w zakresie interoperacyjności, formatu i architektury danych. Wydaje mi się, że nie powinniśmy pomijać tego aspektu przy wdrażaniu KSeF.

To nie jest tak, że VIDA to problem, którym można się zająć w przyszłości, nie tak powinno się projektować systemy. Koszty zmian działającego systemu będą dużo wyższe, niż zaprojektowanie systemu od początku tak, żeby był zgodny z przyszłymi wymogami. Czy nie jest już za późno na tę dyskusję? Tego nie wiem, choć się domyślam.

Wiem natomiast, że wejście w życie KSeF odłożono o półtora roku, a to jest bardzo dużo czasu, w którym można było przyjrzeć się wymogom VIDA. Mam nadzieję, że te półtora roku nie zostało zmarnowane i MF ma sprawę przemyślaną.

Zbigniew Makowski, Doradca podatkowy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

REKLAMA

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

REKLAMA

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - komu przysługuje i co trzeba wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

Limit 30-krotność ZUS 2025 - ile wynosi? Kogo dotyczy przekroczenie składek ZUS? Co zrobić jeśli nastąpi przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS?

W 2025 roku limit składek ZUS na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został już ustalony. Po jego przekroczeniu składki nie są już naliczane – ale uwaga: za błędy w rozliczeniach może odpowiadać pracownik. Sprawdź, co oznacza 30-krotność ZUS, jak się liczy limit, kto go pilnuje i co zrobić, gdy opłaciłeś składki ponad próg.

REKLAMA