Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak wystawiać faktury w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

• Czym jest KSeF?
• Kogo obejmie KSeF?
• Faktury offline i załączniki
• KSeF Forum – przygotuj się na nowy obowiązek

Czym jest KSeF?

KSeF to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem którego podatnicy będą wystawiać, odbierać i archiwizować faktury ustrukturyzowane. W dużym uproszczeniu oznacza to, że proces fakturowania zostanie w całości przeniesiony do środowiska elektronicznego, a każda faktura przejdzie przez centralny rejestr prowadzony przez MF. System ma wiele zalet – od automatyzacji i przyspieszenia obiegu dokumentów po ograniczenie nadużyć podatkowych. W praktyce jednak wdrożenie KSeF, zwłaszcza w większych organizacjach, wiąże się z koniecznością dostosowania systemów księgowych i obiegu dokumentów. Dodatkowo należy przeorganizować współpracę między działami finansowym, prawnym i IT.

Kogo obejmie KSeF?

Obowiązek e-fakturowania będzie powszechny dla wszystkich podatników VAT czynnych. Natomiast jego implementacja będzie różna w zależności od skali działalności i wykorzystywanego systemu finansowo-księgowego. Dla dużych firm korzystających z zaawansowanych systemów klasy ERP (takich jak SAP czy Oracle) wdrożenie KSeF to złożony projekt technologiczny. Niezbędne jest zmapowanie danych posiadanych w systemie do schemy e-faktury, przygotowanie integracji systemu z API KSeF, przeszkolenie zespołów oraz przeprowadzenie testów funkcjonalnych.

Z kolei małe i średnie przedsiębiorstwa, które często korzystają z usług biur rachunkowych lub prostych narzędzi fakturowych, staną przed wyzwaniem organizacyjnym. Choć aplikacja Ministerstwa Finansów będzie dla nich pomocna, brak kompetencji merytorycznych i technicznych w firmie może utrudnić cały proces.

Warto zaznaczyć, że obowiązek nie obejmie podatników zwolnionych z VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo), podatników korzystających z procedur szczególnych (np. OSS, IOSS) oraz niektórych grup rolników ryczałtowych. Jednocześnie dla podatników zwolnionych z VAT ma zostać wprowadzona możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF.

Mniejsze podmioty będą mogły skorzystać z bezpłatnych narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika oraz e-Mikrofirma.

Polecamy: KSeF w biurze rachunkowym - Poradnik Gazety Prawnej

Faktury offline i załączniki

Jednym z często powracających pytań jest to, jak fakturować w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do Internetu. Ministerstwo przewidziało tzw. tryb offline, który pozwala na wystawienie faktury poza systemem i jej późniejsze przesłanie do KSeF w określonym terminie. Jednak mechanizm ten ma być wyjątkiem, a nie regułą. Należy pamiętać, że tryby awaryjne wiążą się ze zmianą sposobu identyfikowania daty wystawienia faktury, co wpłynie na sposób raportowania takich dokumentów w strukturze JPK, w szczególności w JPK_VAT.

Najnowsza wersja nowelizacji ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 12 czerwca br. potwierdza, że system zostanie rozszerzony o możliwość dołączania załączników do faktur. Funkcjonalność ta będzie dostępna wyłącznie dla podmiotów uprzednio zarejestrowanych i korzystających z interfejsu API. Stanowi to odpowiedź na potrzeby firm prowadzących złożoną dokumentację transakcyjną.

Ponadto nowelizacja precyzuje zasady przekazywania faktur w formie elektronicznej, w tym poza samym systemem KSeF. Uregulowano formy, kanały i dopuszczalne techniczne sposoby udostępniania dokumentów. Podatnik będzie mógł m.in. przekazać fakturę ustrukturyzowaną także nabywcy, który nie posługuje się NIP, a więc np. konsumentowi czy podmiotowi zagranicznemu. W takich przypadkach faktura może być udostępniona poza KSeF, np. e-mailem, bez konieczności logowania do systemu. Wprowadza się również tzw. dostęp anonimowy. Nabywca bez NIP, który chce mieć dostęp do faktury w KSeF, będzie mógł go uzyskać za pomocą kodu weryfikującego, który umożliwia identyfikację dokumentu w systemie.

KSeF Forum – przygotuj się na nowy obowiązek

Już 16 lipca odbędzie się bezpłatne wydarzenie online „KSeF Forum”, którego celem jest omówienie aspektów związanych z wejściem w życie obowiązku e-fakturowania oraz kluczowych zmian dla przedsiębiorców. W czasie Forum eksperci CRIDO oraz zaproszeni goście, w tym przedstawiciele Ministerstwa Finansów i biznesu, omówią kształt najświeższych regulacji KSeF, przedyskutują wpływ KSeF na podatkowe i biznesowe aspekty działalności podatników oraz podzielą się doświadczeniami i spostrzeżeniami z przeprowadzonych projektów wdrożeniowych.

Aby wziąć udział w wydarzeniu, należy zarejestrować się pod linkiem: https://crido.pl/events/ksef-forum-2025-udzial-online/. KSeF Forum jest skierowane do właścicieli firm i członków zarządów, dyrektorów finansowych, kontrolerów i menedżerów finansowych, głównych księgowych oraz osób kierujących projektem wdrożenia KSeF.

Kamila Ołdak, starsza konsultantka w CRIDO