REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak wystawiać faktury w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?
Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Czym jest KSeF?

KSeF to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem którego podatnicy będą wystawiać, odbierać i archiwizować faktury ustrukturyzowane. W dużym uproszczeniu oznacza to, że proces fakturowania zostanie w całości przeniesiony do środowiska elektronicznego, a każda faktura przejdzie przez centralny rejestr prowadzony przez MF. System ma wiele zalet – od automatyzacji i przyspieszenia obiegu dokumentów po ograniczenie nadużyć podatkowych. W praktyce jednak wdrożenie KSeF, zwłaszcza w większych organizacjach, wiąże się z koniecznością dostosowania systemów księgowych i obiegu dokumentów. Dodatkowo należy przeorganizować współpracę między działami finansowym, prawnym i IT.

REKLAMA

Autopromocja

Kogo obejmie KSeF?

Obowiązek e-fakturowania będzie powszechny dla wszystkich podatników VAT czynnych. Natomiast jego implementacja będzie różna w zależności od skali działalności i wykorzystywanego systemu finansowo-księgowego. Dla dużych firm korzystających z zaawansowanych systemów klasy ERP (takich jak SAP czy Oracle) wdrożenie KSeF to złożony projekt technologiczny. Niezbędne jest zmapowanie danych posiadanych w systemie do schemy e-faktury, przygotowanie integracji systemu z API KSeF, przeszkolenie zespołów oraz przeprowadzenie testów funkcjonalnych.

Z kolei małe i średnie przedsiębiorstwa, które często korzystają z usług biur rachunkowych lub prostych narzędzi fakturowych, staną przed wyzwaniem organizacyjnym. Choć aplikacja Ministerstwa Finansów będzie dla nich pomocna, brak kompetencji merytorycznych i technicznych w firmie może utrudnić cały proces.

Warto zaznaczyć, że obowiązek nie obejmie podatników zwolnionych z VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo), podatników korzystających z procedur szczególnych (np. OSS, IOSS) oraz niektórych grup rolników ryczałtowych. Jednocześnie dla podatników zwolnionych z VAT ma zostać wprowadzona możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF.

Ważne

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów

W dniu 16 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów w trybie sprostowania do ww. zdania poinformowało: "Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również podatników zwolnionych z VAT, z tym że będą oni wystawiać faktury w KSeF, w zależności od sytuacji albo od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r. Jeśli chodzi o rolników ryczałtowych to wystawianie faktur VAT RR w KSeF będzie dobrowolne."

Mniejsze podmioty będą mogły skorzystać z bezpłatnych narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika oraz e-Mikrofirma.

Polecamy: KSeF w biurze rachunkowym - Poradnik Gazety Prawnej

Faktury offline i załączniki

Jednym z często powracających pytań jest to, jak fakturować w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do Internetu. Ministerstwo przewidziało tzw. tryb offline, który pozwala na wystawienie faktury poza systemem i jej późniejsze przesłanie do KSeF w określonym terminie. Jednak mechanizm ten ma być wyjątkiem, a nie regułą. Należy pamiętać, że tryby awaryjne wiążą się ze zmianą sposobu identyfikowania daty wystawienia faktury, co wpłynie na sposób raportowania takich dokumentów w strukturze JPK, w szczególności w JPK_VAT.

Najnowsza wersja nowelizacji ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 12 czerwca br. potwierdza, że system zostanie rozszerzony o możliwość dołączania załączników do faktur. Funkcjonalność ta będzie dostępna wyłącznie dla podmiotów uprzednio zarejestrowanych i korzystających z interfejsu API. Stanowi to odpowiedź na potrzeby firm prowadzących złożoną dokumentację transakcyjną.

Ponadto nowelizacja precyzuje zasady przekazywania faktur w formie elektronicznej, w tym poza samym systemem KSeF. Uregulowano formy, kanały i dopuszczalne techniczne sposoby udostępniania dokumentów. Podatnik będzie mógł m.in. przekazać fakturę ustrukturyzowaną także nabywcy, który nie posługuje się NIP, a więc np. konsumentowi czy podmiotowi zagranicznemu. W takich przypadkach faktura może być udostępniona poza KSeF, np. e-mailem, bez konieczności logowania do systemu. Wprowadza się również tzw. dostęp anonimowy. Nabywca bez NIP, który chce mieć dostęp do faktury w KSeF, będzie mógł go uzyskać za pomocą kodu weryfikującego, który umożliwia identyfikację dokumentu w systemie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

KSeF Forum – przygotuj się na nowy obowiązek

Już 16 lipca odbędzie się bezpłatne wydarzenie online „KSeF Forum”, którego celem jest omówienie aspektów związanych z wejściem w życie obowiązku e-fakturowania oraz kluczowych zmian dla przedsiębiorców. W czasie Forum eksperci CRIDO oraz zaproszeni goście, w tym przedstawiciele Ministerstwa Finansów i biznesu, omówią kształt najświeższych regulacji KSeF, przedyskutują wpływ KSeF na podatkowe i biznesowe aspekty działalności podatników oraz podzielą się doświadczeniami i spostrzeżeniami z przeprowadzonych projektów wdrożeniowych.

Aby wziąć udział w wydarzeniu, należy zarejestrować się pod linkiem: https://crido.pl/events/ksef-forum-2025-udzial-online/. KSeF Forum jest skierowane do właścicieli firm i członków zarządów, dyrektorów finansowych, kontrolerów i menedżerów finansowych, głównych księgowych oraz osób kierujących projektem wdrożenia KSeF.

Kamila Ołdak, starsza konsultantka w CRIDO

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

REKLAMA

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

Podatek dla banków idzie ostro w górę! Rząd podał nowe stawki. Jest komentarz prezes ZBP

Rząd szykuje istotne zmiany w podatkach dla sektora finansowego. Nowy projekt przewiduje podwyższenie CIT dla banków, instytucji kredytowych i SKOK-ów oraz korekty podatku od niektórych instytucji finansowych. Celem reformy jest pozyskanie środków na modernizację i rozbudowę polskiej armii.

REKLAMA

Nowe przepisy restrukturyzacyjne już od 23 sierpnia! Druga szansa dla firm czy większe ryzyko upadłości?

Polskie firmy czekają na ważne zmiany w prawie – od 23 sierpnia zaczyna obowiązywać unijna dyrektywa drugiej szansy. Nowe zasady restrukturyzacji mają chronić przedsiębiorców przed upadłością, ale eksperci ostrzegają: okres przejściowy może być trudny, a sądy i doradcy będą uczyć się nowych reguł w praktyce.

Ile zdrożeje piwo i inne trunki od 2026 roku? Ministerstwo Finansów szykuje podwyżkę akcyzy na alkohol oraz opłaty cukrowej

Ministerstwo Finansów informuje, że przedstawiło dwa projekty ustaw dotyczących zdrowia publicznego. Jako pierwsze proponuje aktualizację (czytaj: podniesienie) stawek akcyzy na wszystkie napoje alkoholowe, co ma na celu ograniczenie spożycia napojów alkoholowych, a w konsekwencji redukcję negatywnych skutków jego nadużycia. Ministerstwo Finansów przygotowuje również aktualizację ustawy o zdrowiu publicznym, której celem jest ograniczenie ekonomicznej dostępności napojów słodzonych.

REKLAMA