KSeF: kto (i jak) odpowiadać będzie od lutego 2026 r. za błędy w fakturowaniu? Podatnik, fakturzystka czy księgowa?

• Obowiązkowy KSeF budzi wątpliwości. Dostęp do systemu a fakturowanie
• Kto i jak odpowiada za wdrożenie KSeF w firmie i błędy w fakturowaniu?

Obowiązkowy KSeF budzi wątpliwości. Dostęp do systemu a fakturowanie

Spotkałem się z tym, że w związku z uruchomieniem KSeF część osób zaangażowanych w procedury fakturowania wyraża niepokój, że jako wystawca faktur w systemie ministerialnym może ponosić odpowiedzialność za faktury, mimo że nie kontroluje całego procesu sprzedaży, a czasem nawet osobiście nie wystawia faktur, a jedynie ma je przesyłać do KSeF. Można bowiem tak zestawić procedury fakturowania, że kto inny będzie fizycznie generował faktury dla klientów, a kto inny przekaże je do KSeF. Co do zasady (z pewnym wyjątkiem, o czym dalej) nie ma anonimowego dostępu do firmowych faktur w KSeF i to niezależnie od tego, czy chodzi o wystawianie, czy o odbieranie faktur z systemu. Dostęp do faktur poprzedzony jest uwierzytelnieniem, każdy użytkownik musi się w KSeF zidentyfikować, czyli potwierdzić swoją tożsamość: czy to podpisem kwalifikowanym lub zaufanym, albo za pośrednictwem używanego w firmie systemu do obsługi fakturowania poprzez identyfikację tokenem autoryzacyjnym lub (od lutego 2026 r.) certyfikatem. To właśnie w trakcie logowania do KSeF system ministerialny identyfikuje osobę i sprawdza jej uprawnienia do realizacji czynności, np. do wystawienia faktury w imieniu podatnika. Wyjątek od tej zasady to logowanie do KSeF za pośrednictwem pieczęci kwalifikowanej, rodzaju podpisu elektronicznego wydawanego nie dla konkretnej osoby, ale na cały podmiot. Przy takim zalogowaniu do KSeF faktury będą wystawiane przez podatnika, czyli firmę, a nie przez konkretną osobę.

Kto i jak odpowiada za wdrożenie KSeF w firmie i błędy w fakturowaniu?

Za przygotowanie i wdrożenie KSeF u podatnika odpowiada sam podatnik, czyli kierownik jednostki. W odniesieniu do bieżącego fakturowania podobnie – to podatnik ponosi odpowiedzialność za to, czy poprawnie i bez błędów wystawia faktury. Czynności fakturowania wykonują jednak pracownicy; jeżeli nieumyślnie popełnią błąd (wina nieumyślna), to zgodnie z Kodeksem pracy ich odpowiedzialność jest ograniczona do trzykrotności wynagrodzenia (zob. art. 119 Kodeksu pracy). W przypadku winy umyślnej, czyli celowego działania na szkodę pracodawcy, to ograniczenie nie ma zastosowania (zob. art. 122 Kodeksu pracy).

Kluczowe znaczenie ma zatem udowodnienie konkretnej winy w doprowadzeniu do szkody materialnej u pracodawcy.

Podobnie do zagadnienia podchodzi Kodeks karny skarbowy penalizujący czyny zabronione, w tym błędne czy nierzetelne wystawianie faktur (np. art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego) – również w tym przypadku niezbędne jest udowodnienie winy konkretnej osoby realizującej czynności fakturowania. Na ustalenie konkretnej winy ma natomiast wpływ zakres obowiązków pracowniczych konkretnego pracownika określony w umowie o pracę w związku z funkcją, którą pełni w organizacji, z uwzględnieniem podległości służbowej. Pracownicy we własnym interesie powinni zadbać o jednoznaczne upoważnienie pracodawcy do wystawiania faktur w KSeF.

W związku z uruchomieniem KSeF, rekomenduję zweryfikowanie zakresu obowiązków pracowniczych wszystkich osób zaangażowanych w procesy fakturowe. Dobrą praktyką będzie również przygotowanie dokumentu określającego rolę wystawcy faktur, z jasno określoną odpowiedzialnością i upoważnieniem, aby uniknąć nieporozumień i niepotrzebnego stresu wynikającego z elektronizacji nie anonimowego fakturowania.

Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych wymagań prawnych w Symfonii