Faktury z załącznikiem w obowiązkowym KSeF. Najpierw trzeba wysłać zgłoszenie w e-US. Jakie dane powinien zawierać załącznik do faktury?

• Trzeba wysłać zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF 2.0 faktur z załącznikiem
• Zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF 2.0 faktur z załącznikiem
• Jakie dane powinien zawierać załącznik do faktury?
• Wsparcie MF dla podatników

Tak jak wcześniej zapowiadano, od 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów udostępniło w usłudze e-Urząd Skarbowy możliwość zgłoszenia zamiaru:
1) wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem,
2) zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.

Trzeba wysłać zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF 2.0 faktur z załącznikiem

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że aby podatnik VAT mógł wystawiać w KSeF 2.0 faktury z załącznikiem, musi zgłosić w usłudze e-Urząd Skarbowy zamiar wystawiania tego typu faktur. Resort finansów udostępnił w tym celu specjalny formularz.

W zgłoszeniu należy podać m.in. swoje dane wraz z adresem e-mail, rodzaj czynności (np.: dostawy energii elektrycznej, świadczenie usług telekomunikacyjnych, dostawy paliw i inne), które będą dokumentowane fakturą z załącznikiem oraz przewidywane parametry techniczne faktur z załącznikiem (średnia miesięczna liczba przesłanych faktur oraz średni rozmiar faktur wyrażony w kilobajtach).

Zgłoszenie to może złożyć:
1) podatnik będący osobą fizyczną, posiadający NIP - w swoim imieniu,
2) podatnik niebędący osobą fizyczną (np. spółka), posiadający NIP – poprzez działającego w imieniu tego podmiotu użytkownika konta organizacji (tzw. UKO).

Zgłoszenia są obsługiwane zgodnie z kolejnością wpływu. Maksymalny czas realizacji zgłoszenia wynosi 3 dni robocze. Informacja o przyjęciu zgłoszenia w KSeF 2.0 (tj. o jego statusie), a następnie o jego realizacji zostanie przekazana podatnikowi na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu. Po otrzymaniu wiadomości e-mail, która potwierdzi zgłoszenie, podatnik będzie mógł wystawiać i przesyłać do KSeF 2.0 faktury z załącznikiem.

Zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF 2.0 faktur z załącznikiem

Ministerstwo informuje także, że aby przestać wystawiać i przesyłać do KSeF 2.0 faktury z załącznikiem podatnik musi złożyć zgłoszenie w e-US w tym zakresie. Złożone zgłoszenie będzie podstawą do odebrania podatnikowi tej funkcjonalności, a procedury administracyjne związane z jego obsługą są analogiczne jak w przypadku zgłoszenia o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF 2.0 faktur z załącznikiem. Po realizacji zgłoszenia podatnik będzie mógł nadal wystawiać w systemie faktury, lecz już bez załącznika.

Jakie dane powinien zawierać załącznik do faktury?

Załącznik stanowi integralną część faktury (pliku xml). Do KSeF 2.0 nie będą przyjmowane załączniki w formie nieustrukturyzowanej, stanowiące odrębny plik od pliku xml faktury.

W załączniku do faktury będzie można zamieszczać wyłącznie informacje o charakterze podatkowym lub dane ściśle powiązane z tymi informacjami. Załącznik nie służy do przesyłania informacji o charakterze marketingowym ani dokumentów, np. umowy, protokoły odbioru, cenników. W przypadku naruszania ww. zasad prawo do wystawiania i przesyłania do KSeF 2.0 faktur z załącznikiem może zostać odebrane.

Wsparcie MF dla podatników

Ministerstwo Finansów informuje ponadto, że w przypadku wątpliwości dotyczących modułu zgłoszeń dotyczących faktur z załącznikiem w e-Urzędzie Skarbowym można zadać pytanie poprzez formularz zgłoszeniowy KSeF dostępny pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

Dodatkowo infolinia telefoniczna w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępna w dni robocze w godzinach 8:00–18:00 pod numerami telefonów: 22 330 03 30(numer dla telefonów komórkowych oraz z zagranicy), 801 055 055(numer dla telefonów stacjonarnych).