Poprawa błędnej faktury w KSeF to zawsze konieczność korekty. Szkic faktury, czy portal kontrahenta: producenci oprogramowania widzą problem i proponują rozwiązania

• Obecny stan prawny
• Co zmieni obowiązkowy KSeF
• Producenci oprogramowania widzą potrzebę i dostarczają rozwiązania
• Gorący czas premier przed KSeF 2.0

Obecny stan prawny

W obecnym stanie prawnym fakturę dostarczoną odbiorcy uważa się za dokument wprowadzony do obrotu prawnego. Nie ma wówczas możliwości jej anulowania lub wycofania.

W szczególnych przypadkach organy skarbowe dopuszczają sytuacje, w których może dojść do anulowania faktury. Chodzi o przypadek, w którym nie doszło do dostawy towaru lub wykonania usługi, zaś nabywca nie odebrał faktury i wystawca posiada oba jej egzemplarze: oryginał i kopię.

Powyższe jasno wskazuje, że anulowanie może mieć miejsce wyłącznie w przypadku papierowej formy wystawienia faktury i gdy nie doszło do dostawy. A zatem nie może być mowy o anulowaniu faktury dostarczonej do nabywcy drogą elektroniczną. Nawet, jeśli dokumentuje zdarzenie gospodarcze, do którego nie doszło.

Nie istnieje także w porządku prawnym instytucja wycofania faktury w celu jej poprawy. Treść dokumentu, jeśli błąd nie ma związku z wyliczeniem podstawy opodatkowania, może być skorygowana przez nabywcę w drodze noty korygującej. Zmiana dokumentu w drodze faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę umożliwia poprawę każdego typu błędu.

Co zmieni obowiązkowy KSeF

Oprócz tego, że znikną noty korygujące i pozostaną wyłącznie faktury korekty, KSeF zmienia sposób dostarczenia faktury odbiorcy.

To kluczowa zmiana, bo w relację sprzedawca – kupujący, wchodzi pomiędzy nich Ministerstwo Finansów i serwer KSeF. Skuteczne dostarczenie faktury oraz potwierdzenie jej odbioru i akceptacji przestanie być dwustronną domeną wystawcy i nabywcy.

Okazuje się, że ta zmiana uderza w elastyczność relacji, która momentami wykracza poza ramy przepisów. Dziś bowiem wielu przedsiębiorców traktuje fakturę jednocześnie jako projekt, jak i ostateczną wersję dokumentu w zależności od tego, czy klient ma uwagi co do jej treści. Jeśli takowe uwagi ma – uzgadniają poprawę dokumentu poprzez przesłanie nowej wersji tej samej faktury.

Producenci oprogramowania widzą potrzebę i dostarczają rozwiązania

Skala zjawiska okazała się być na tyle istotna, że przykuła uwagę producentów oprogramowania do wystawiania faktur.

Teoretycznie gotowym rozwiązaniem byłoby użycie proformy jako projektu dokumentu do akceptacji, zanim ostateczna faktura zostanie wysłana do KSeF. - Duża część przedsiębiorców utożsamia jednak fakturę proforma z elementem procesu przedpłaty. Dlatego w praktyce mogą nie chcieć wykorzystywać jej w innym kontekście – mówi Bartosz Zaborowski, Partner w WZ Partners.

Wobec tego trwają poszukiwania innych rozwiązań i część z nich została już zaprezentowana. Jedna z platform online zapowiedziała premierę nowego typu dokumentu: szkicu faktury. Ma to być dokument o oddzielnym schemacie numeracji, pozbawiony pola daty wystawienia. Będzie go można przesłać do klienta wprost z systemu, aby zaakceptował jego treść, zanim ostateczna faktura zostanie wystawiona z użyciem KSeF.

Inny czołowy dostawca oprogramowania ERP proponuje funkcję portalu kontrahenta. Klient ma otrzymywać informację o projekcie faktury wystawionej przez sprzedawcę. Nabywca po zalogowaniu się na portal będzie mógł odrzucić projekt pozostawiając komentarz lub go zaakceptować. Dopiero wtedy sprzedawca ma zainicjować wysyłkę do KSeF.

Gorący czas premier przed KSeF 2.0

Harmonogram wdrażania KSeF 2.0, w tym uruchamiania środowiska testowego spowodował, że większość kluczowych premier nowych funkcji programów finansowo księgowych przypada na ostatni kwartał tego roku.
To niezwykle ciekawy czas, który przyniesie odpowiedź, gdzie dostawcy oprogramowania przewidują największe wyzwania dla przedsiębiorców i jakie rozwiązania wymyślili.

Polecamy: Komplet PODATKI 2026

 Polecamy: Wszystko o KSeF 2026 – poradniki, szkolenia, webinary