REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Witold Modzelewski
Radca prawny i doradca podatkowy, prezes Instytutu Studiów Podatkowych, profesor Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Jeden z najwybitniejszych specjalistów w zakresie podatków i prawa podatkowego.
KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)
KSeF 2026. Jak dokumentować transakcje od 1 lutego? Prof. Modzelewski: Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy (nota obciążeniowa, faktura handlowa)
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

Rewolucja fakturowa w 2026 roku. Jak dokumentować skomplikowane transakcje?

Niektórzy podatnicy VAT powoli zaczynają myśleć o nadchodzącej jesieni, gdy trzeba będzie zacząć przygotowywać się do rewolucji fakturowej roku 2026. Co prawda dominuje wciąż przekonanie, że operacja ta zostanie po raz drugi przesunięta na dalszą przyszłość, ale część z nich jest pesymistami.

Największy ból głowy niesie za sobą problem dokumentowania sprzedaży w podmiotach, które przez ostatnie ponad trzydzieści lat wypracowały skomplikowany tryb dokumentacji, w którym faktury VAT jako faktury handlowe, są najważniejszym dokumentem rozliczeniowym, który uzupełniany jest o całą gamę załączników („stanowiących integralną część faktury”) w postaci: protokołów, oświadczeń, specyfikacji itp. Ten plik dokumentów przesyłany jest kontrahentowi w wersji PDF a nawet równolegle w formie papierowej listem poleconym. Po doręczeniu owego pliku kontrahent może zgłosić zastrzeżenia do jego treści, trwają dodatkowe uzgodnienia i wyjaśnienia, których finałem ma być ostateczna kwota roszczenia.

Tej praktyki nie da się zmienić w ciągu kilku miesięcy, a przecież wiemy, że nie da się obsłużyć tych transakcji przy pomocy faktur ustrukturyzowanych, bo ich formularz nie przewiduje wielu pozycji, które są dziś częścią specyfikacji, będących załącznikami do faktury VAT.
Przede wszystkim nie da się do niej „podpiąć” innych załączników źródłowych. W dodatku w tych branżach występuje często fakturowy moment powstania obowiązku podatkowego, czyli data wystawienia tego pliku wyznacza okres zaewidencjonowania tych czynności dla potrzeb VAT. Poza tym istotna część kontrahentów zalicza się do grup podmiotów, o których mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, z którymi należy „uzgodnić sposób udostępniania faktury ustrukturyzowanej” – czyli data jej wystawienia będzie się różnić od dnia, gdy ów plik faktycznie dotrze do kontrahenta.

REKLAMA

Autopromocja

Dwa warianty fakturowania

REKLAMA

Jedno jest pewne: nowe przepisy o fakturowaniu całkowicie przekreślają powyższe praktyki i trzeba zmierzyć się z unikatowym wyzwaniem prawnym, rozliczeniowym i ewidencyjnym. Czy są tu już jakieś pomysły? Bo przecież istnieją co najmniej dwa warianty rozwiązania tego problemu:

1) pierwszy polega na tym, że faktura ustrukturyzowana będzie wystawiana w tym samym momencie co obecna faktura VAT, a potem będzie sporządzany dokument handlowy wraz z plikiem załączników, który będzie – tak jak dotychczas – wysyłany do kontrahenta jako „udostępnienie” faktury ustrukturyzowanej w formie noty obciążeniowej lub faktury handlowej,

2) drugi polega na tym, że obecną fakturę VAT zastąpi faktura handlowa albo nota obciążeniowa wraz ze wszystkimi załącznikami, a po jej akceptacji przez kontrahenta na końcu będzie wystawiana faktura ustrukturyzowana jako wyłącznie techniczny dokument ewidencyjny dla potrzeb VAT.

W obu powyższych wariantach dokumentem handlowym jest nota obciążeniowa (faktura handlowa), która jest podstawą zapisów w księgach rachunkowych (przychód, koszt) oraz dokonywanych rozliczeń. Gdy kontrahent zalicza się do grupy podatników wymienionych we wspomnianym już art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, z oczywistych powodów lepszy jest wariant drugi, bo kontrahentowi faktura VAT nie jest potrzebna, bowiem podmioty te w większości nie prowadzą rejestru zakupu. W przypadku gdy sprzedaż dokonywana będzie na rzecz podmiotów zagranicznych, tak naprawdę nie ma innego sposobu postępowania, gdyż nikogo nie obchodzą polskie „wynalazki” pod nazwą Krajowy System eFaktur i podmioty te będą żądać wystawiania faktur handlowych w dotychczasowej formie, co w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych potwierdza również stanowisko Komisji Europejskiej.

Sądzę, że drugi sposób postępowania jest naprawdę dużo lepszy, bo najmniej różni się od dotychczasowej praktyki. W umowach trzeba będzie tylko zastąpić obecną „fakturę VAT” pojęciem „faktury handlowej” albo „noty obciążeniowej”, oraz dodać zapis, że po akceptacji tego dokumentu zostanie wystawiona faktura ustrukturyzowana. W przepisach będzie nawet ukryty sposób legalnego uniknięcia tego całego ambarasu: większość kontrahentów z grup wymienionych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT będzie mogła formalnie samofakturować się na podstawie art., 106d tej ustawy, co zwalniać będzie sprzedawców od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych: oczywiście faktycznie fakturę VAT będzie wystawiać dostawca (usługodawca).

Co łączy oba powyższe sposoby? Podatnicy w obu przypadkach zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, zresztą nikt nie rozumie obsesji na tym tle naszego prawodawcy: od trzydziestu dwóch lat nikt nie kodował faktur VAT i nawet nikomu nie przyszło do głowy aby to robić.

Podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej, a jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to tym gorzej dla niej. To jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

Faktura ustrukturyzowana nie ma jakiejkolwiek „wyższej rangi” od każdego innego dokumentu, w tym zwłaszcza od dokumentów wywołujących skutki cywilnoprawne - wręcz odwrotnie, to one są ważniejsze, bo potwierdzają rzeczywistość prawno-gospodarczą. Dla większości (wszystkich?) podmiotów profesjonalnych dokument handlowy zalicza się do tajemnic biznesowych i należy możliwie najbardziej ograniczyć dostęp osób trzecich do tych źródeł. Owe kody będą umożliwiały dostęp osób postronnych do dokumentów umieszczonych w KSeF i to może prowadzić do ujawnienia tajemnic firmowych. Najważniejsze jest to, że brak owego kodowania nie pociąga za sobą jakiejkolwiek kary.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktura handlowa nie będzie jednocześnie fakturą ustrukturyzowaną. Dodatkowe obowiązki podatników VAT

Po wejściu w życie zmian w ustawie o VAT wdrażających model obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wielu podatników może mieć problem (i dodatkowe obowiązki) wynikające z faktu, że faktura ustrukturyzowana nie może pełnić funkcji faktury handlowej – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Co powinni zrobić podatnicy VAT, którzy zdecydują się na wystawianie faktur handlowych nie będących fakturami VAT?

System kaucyjny a VAT: Objaśnienia MF dotyczące rozliczeń podatników i płatników w związku z nowymi zasadami obrotu opakowaniami

Objaśnienia MF mają na celu pokazanie, jak w praktyce stosować przepisy ustawy o VAT w odniesieniu do czynności wykonywanych przez podatników i płatników uczestniczących w systemie kaucyjnym. Nowe reguły prawne wynikają z wprowadzenia obowiązku pobierania kaucji przy sprzedaży wybranych opakowań jednorazowych i wielokrotnego użytku. System ten umożliwia konsumentom zwrot opakowań lub odpadów opakowaniowych w dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności przedstawiania dowodu zakupu.

Błąd w fakturze w KSeF? Ministerstwo Finansów ostrzega: tak tego nie poprawisz!

Wystawienie faktury na błędnego nabywcę może mieć poważne konsekwencje – i nie da się tego naprawić zwykłą korektą NIP. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w KSeF konieczne jest wystawienie faktury korygującej do zera oraz zupełnie nowej faktury z prawidłowymi danymi. Inaczej dokument trafi do... zupełnie obcej firmy.

Ustawa o KSeF opublikowana w Dzienniku Ustaw. Ważne zmiany i nowe funkcjonalności dla przedsiębiorców!

W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorców czekają ważne zmiany – nowe terminy wdrożenia, dodatkowe funkcjonalności systemu, a także skrócony czas zwrotu VAT. Sprawdź, co dokładnie przewiduje ustawa i jak przygotować się do obowiązkowego KSeF!

REKLAMA

„Towar w drodze mimo kontroli” – kiedy urząd celny może zwolnić przesyłkę wcześniej?

W obrocie towarowym czas to pieniądz. Dlatego przedsiębiorcy chętnie korzystają z możliwości, jakie daje art. 194 ust. 1 Unijnego Kodeksu Celnego (UKC) – przepis pozwalający zwolnić towar do obrotu, nawet jeśli weryfikacja w urzędzie celno-skarbowym wciąż trwa. Brzmi jak wyjątek od reguły? Tak jest, ale w praktyce może być to realne ułatwienie, pod warunkiem, że spełnione są ściśle określone warunki i złożony wniosek do UCS.

KSeF 2.0 coraz bliżej: Ministerstwo Finansów ujawnia plan wdrożenia. Oto najważniejsze terminy!

KSeF 2.0 od 30 września zastąpi obecną wersję środowiska testowego KSeF 1.0 - informuje Ministerstwo Finansów. Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026. To jest kolejny krok do wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur.

Wydatki marketingowe dealerów a koszty podatkowe - spór rozstrzygnięty na korzyść podatników

Rozliczenie kosztów działań marketingowych przez dealerów samochodowych może stanowić problem na gruncie prawa podatkowego. Szczególne wątpliwości budzą wydatki poniesione w ramach programów motywacyjnych dystrybutorów, które mają na celu uzyskanie bonusów jakościowych. Kluczowym problemem interpretacyjnym jest rozgraniczenie między kosztami uzyskania przychodów, a wydatkami na reprezentację, które zgodnie z przepisami ustawy o CIT nie mogą być zaliczane do kosztów podatkowych. Orzecznictwo sądów administracyjnych pokazuje jednak, że organy podatkowe często błędnie kwalifikują tego typu wydatki, nie uwzględniając ich rzeczywistego celu gospodarczego i związku z osiąganymi przychodami.

Każda faktura VAT w 2026 r. obowiązkowo wystawiana aż w sześciu formach. Będzie ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. nowelizująca ustawę o VAT w zakresie obowiązkowego modelu KSeF została już podpisana przez Prezydenta RP i musimy jeszcze poczekać na rozporządzenia wykonawcze, gdzie m.in. uregulowane będą szczegóły informatyczne (kody, certyfikaty). Ale to nie koniec – musi się jeszcze pojawić oprogramowanie interfejsowe, a zwłaszcza jego „specyfikacja”. Ile będziemy na to czekać? Nie wiadomo. Ale czas płynie. Wiemy dziś, że obok dwóch faktur w postaci tradycyjnej (papierowe lub elektroniczne), pojawiają się w tych przepisach aż cztery nowe formy - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Self-billing w KSeF jako nowe możliwości dla zagranicznych podmiotów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań wśród polskich podatników, ale coraz częściej także wśród podmiotów zagranicznych działających w Polsce i rozliczających tu VAT. Jednym z kluczowych zagadnień – rzadko poruszanych publicznie – jest możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formule self-billingu przez podmioty nieposiadające siedziby w Polsce. Czy KSeF przewiduje taką opcję? Jakie warunki muszą zostać spełnione i z jakimi wyzwaniami trzeba się liczyć?

Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

REKLAMA