Wystawianie faktur w KSeF w 2026 roku. Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

• Fakturowanie w KSeF a prawo do odliczenia VAT naliczonego
• Czy będzie przesunięcie wdrożenia obowiązkowego modelu KSeF?
• Obowiązkowy KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego
• Wystawianie faktur w KSeF
• Czy faktura ustrukturyzowana jest tylko dokumentem technicznym?

Fakturowanie w KSeF a prawo do odliczenia VAT naliczonego

Fragment artykułu: Jak od lutego 2026 roku będzie wyglądała rewolucja fakturowa w Polsce? Profesor Witold Modzelewski wskazuje dwa możliwe warianty dokumentowania i fakturowania transakcji. W obu tych wariantach – jak przewiduje prof. Modzelewski - podatnicy zrezygnują z kodowania faktur ustrukturyzowanych, a podstawą rozliczeń będzie dokument handlowy i on będzie dowodem rzeczywistości ekonomicznej. A jeśli treść faktury ustrukturyzowanej będzie inna, to jej wystawca będzie mieć problem, bo potwierdził nieprawdę na dokumencie i musi go poprawić.

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów: Wymogiem formalnym do zachowania prawa do odliczenia podatku VAT jest nadal faktura. Podatnik nabywa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które otrzymał. Regulacje Ustawy VAT określają wprost w jaki sposób faktury ustrukturyzowane są otrzymywane.

Czy będzie przesunięcie wdrożenia obowiązkowego modelu KSeF?

Fragment artykułu: Niektórzy podatnicy VAT powoli zaczynają myśleć o nadchodzącej jesieni, gdy trzeba będzie zacząć przygotowywać się do rewolucji fakturowej roku 2026. Co prawda dominuje wciąż przekonanie, że operacja ta zostanie po raz drugi przesunięta na dalszą przyszłość, ale część z nich jest pesymistami.

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów: Ministerstwo Finansów nie prowadzi działań w celu przesunięcia terminu obowiązkowego KSeF. Ustawa wdrażająca KSeF została podpisana przez Prezydenta.

Obowiązkowy KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego

Fragment artykułu: Największy ból głowy niesie za sobą problem dokumentowania sprzedaży w podmiotach, które przez ostatnie ponad trzydzieści lat wypracowały skomplikowany tryb dokumentacji, w którym faktury VAT jako faktury handlowe, są najważniejszym dokumentem rozliczeniowym, który uzupełniany jest o całą gamę załączników („stanowiących integralną część faktury”) w postaci: protokołów, oświadczeń, specyfikacji itp. Ten plik dokumentów przesyłany jest kontrahentowi w wersji PDF a nawet równolegle w formie papierowej listem poleconym. Po doręczeniu owego pliku kontrahent może zgłosić zastrzeżenia do jego treści, trwają dodatkowe uzgodnienia i wyjaśnienia, których finałem ma być ostateczna kwota roszczenia. Tej praktyki nie da się zmienić w ciągu kilku miesięcy, a przecież wiemy, że nie da się obsłużyć tych transakcji przy pomocy faktur ustrukturyzowanych, bo ich formularz nie przewiduje wielu pozycji, które są dziś częścią specyfikacji, będących załącznikami do faktury VAT. Przede wszystkim nie da się do niej „podpiąć” innych załączników źródłowych. W dodatku w tych branżach występuje często fakturowy moment powstania obowiązku podatkowego, czyli data wystawienia tego pliku wyznacza okres zaewidencjonowania tych czynności dla potrzeb VAT.

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów: Krajowy System e-Faktur nie zmienia regulacji w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada powyższa obowiązuje przed wprowadzeniem KSeF w modelu obowiązkowym i będzie obowiązywała również po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF. Zgodnie z regułą podstawową ujętą w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, regułą generalną jest powstanie obowiązku podatkowego z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. W konsekwencji dla zastosowania owych reguł generalnych podatnik musi każdorazowo ustalić moment dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, dlatego że, po pierwsze, w tym momencie powstaje obowiązek podatkowy, a po wtóre, moment ten wyznacza ramy czasowe dla wystawienia faktury dokumentującej tę czynność.

Podatnik na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez dostawcę/usługodawcę zgodnie z przepisami ustawy o VAT, jeżeli takie faktury otrzyma w okresie, w którym zamierza skorzystać z odliczenia podatku w nich wykazanego.

W przypadku wdrożenia KSeF moment otrzymania faktury w KSeF jest łatwo identyfikowalny, co powinno przyspieszyć moment, w którym podatnik może odliczać podatek z takich faktur – bez dodatkowych procedur, które musi zapewnić dla ustalenia momentu otrzymania faktury. W przypadku gdy faktura zostanie wystawiona poza KSeF należy zbadać, czy przede wszystkim spełnione są materialne przesłanki prawa do odliczenia. Jeżeli są spełnione takie przesłanki, nabywca co do zasady zachowuje prawo do odliczenia podatku. Należy jednak zaznaczyć, że nabywca każdorazowo powinien zwracać uwagę na okoliczności współpracy z kontrahentem, który np. wystawi mu fakturę poza KSeF, w tym, czy kontrahent, który notorycznie wystawia faktury poza KSeF (mimo ciążącego na nim obowiązku), rzetelnie dokumentuje dokonane transakcje.

Istotne przy tym jest również zachowanie należytej staranności przez nabywcę, w tym rozpoznanie ewentualnego ryzyka przy zawieraniu transakcji z takim kontrahentem - w szczególności, gdy stwierdzi brak faktur wystawionych w KSeF, które uprawniają do odliczenia podatku.

Wystawianie faktur w KSeF

Fragment artykułu: Jedno jest pewne: nowe przepisy o fakturowaniu całkowicie przekreślają powyższe praktyki i trzeba zmierzyć się z unikatowym wyzwaniem prawnym, rozliczeniowym i ewidencyjnym. Czy są tu już jakieś pomysły? Bo przecież istnieją co najmniej dwa warianty rozwiązania tego problemu:
1) pierwszy polega na tym, że faktura ustrukturyzowana będzie wystawiana w tym samym momencie co obecna faktura VAT, a potem będzie sporządzany dokument handlowy wraz z plikiem załączników, który będzie – tak jak dotychczas – wysyłany do kontrahenta jako „udostępnienie” faktury ustrukturyzowanej w formie noty obciążeniowej lub faktury handlowej,

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów: KSeF wprowadza uproszczenia i automatyzację w zakresie zasad wystawiania faktur. Faktura ustrukturyzowana występuje w formacie xml, a nie w formie noty obciążeniowej lub faktury handlowej. Wraz z wystawieniem faktury ustrukturyzowanej zachowana zostanie możliwość przesłania dodatkowych informacji uzgodnionym kanałem przekazu danych (email, poczta).

Czy faktura ustrukturyzowana jest tylko dokumentem technicznym?

Fragment artykułu: 2) drugi polega na tym, że obecną fakturę VAT zastąpi faktura handlowa albo nota obciążeniowa wraz ze wszystkimi załącznikami, a po jej akceptacji przez kontrahenta na końcu będzie wystawiana faktura ustrukturyzowana jako wyłącznie techniczny dokument ewidencyjny dla potrzeb VAT.

Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów: Nieprawdą jest, że faktura ustrukturyzowana jest dokumentem technicznym. Jest ona prawnie wiążącym dokumentem w zakresie zawieranych transakcji. Faktura ustrukturyzowana będzie podstawą do rozliczeń VAT. Tzw. Faktury handlowe czy noty obciążeniowe będą miały charakter informacyjny lub pomocniczy. W obowiązkowym KSeF nie będzie akceptacji faktury po stronie nabywcy.