Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

• Czym jest użycie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF?
• Faktura ustrukturyzowana w KSeF ma wyłącznie skutek podatkowy - nie wywołuje skutków cywilnoprawnych
• Nie można użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF! Potrzebny będzie dodatkowy dokument
• Co będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód źródłowy użyty w ewidencjach podatkowych?

Czym jest użycie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF?

W nowelizacji ustawy o VAT, która notabene jest znów nowelizowana jeszcze przed wejściem w życie w 2026 roku, pojawiło się dość dziwaczne pojęcie: „użycie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF”. Podatnicy zachodzą w głowę, na czym ma polegać owo „użycie”. Bowiem zgodnie z ustawową definicją faktura ustrukturyzowana jest tylko bytem wirtualnym: istnieje tylko i wyłącznie w KSeF, czyli ministerialnym portalu od momentu jej autoryzacji przez ów KSeF poprzez nadanie jej numeru identyfikacyjnego (jest to numer o statusie publicznym).

Ktoś, kto ma konto na tymże KSeF, wysyłać będzie projekt tej faktury, a w sensie prawnym szef KAS prowadzący ów KSeF będzie jej nadawał ów numer (automatycznie). Bez tego numeru faktura ta nie będzie w sensie prawnym „wystawiona”, a jej niedoszły wystawca będzie popełniać czyn zabroniony. Jest to więc dokument faktycznie wystawiony z udziałem władzy publicznej. To co tu wymyślono (szczere gratulacje), jest chyba największym kuriozum prawnym w naszej historii: szef KAS będzie automatycznie autoryzować (zatwierdzać?) projekty faktur wysyłanych do KSeF „w ciemno”, a projektujący może wpisać tam dowolną ilość głupot (np. sprzedaż Kancelarii Premiera działki na Marsie), a władza będzie ten dokument uznawać za fakturę w znaczeniu prawnopodatkowym.

Po jej autoryzacji przez nadanie numeru dokument ten raz na zawsze pozostanie w tymże KSeF i, co najważniejsze, jest jedyną postacią faktury VAT.

Faktura ustrukturyzowana w KSeF ma wyłącznie skutek podatkowy - nie wywołuje skutków cywilnoprawnych

Przypomnę, co jak dotąd uszło uwadze lobbystów medialnych, że ów dokument ma wyłącznie byt prawnopodatkowy i nie wywołuje jakichkolwiek innych skutków prawnych, zwłaszcza cywilnoprawnych. Szef KAS nie zatwierdza jakichkolwiek roszczeń wynikających z tejże faktury, bo z niej nic tu nie wynika.

Nie można użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF! Potrzebny będzie dodatkowy dokument

Czy można więc „użyć tej faktury poza KSeF”? Oczywiście nie, bo nie da się jej „wyjąć” i przesłać jej komuś w kopercie. Gdyby ktoś chciał przesłać np. wydrukowaną na papierze część treści tego dokumentu, to powstaje tym samym nowy byt prawny i faktyczny, który ma tyle wspólnego z fakturą ustrukturyzowaną, że powtarza on jakieś informację zawarte w tej fakturze. W samym KSeF faktury tej nie da się „użyć” (tylko wystawić) a przedmiotem „użycia” będzie inny byt prawny i faktyczny.
Tu mści się jakość legislacyjna tych przepisów (kto je napisał?), bo aby ów nowy byt był ex lege fakturą ustrukturyzowaną, to trzeba by było zmienić jej ustawową definicję. Mówiąc najprościej: jeśli ktoś napisze na kartce papieru lub w emailu treści, które zawiera faktura ustrukturyzowana i wyśle je sąsiadowi, to nie „używa” faktury ustrukturyzowanej, tylko wysyła list lub email. Faktura ustrukturyzowana ma tylko jedną ustawową formę prawną.
Ma to istotne znaczenie prawne, bo posłużenie się (użycie) tym emailem czy listem przez osobę trzecią nie będzie podlegać przepisom o „użyciu” lub „posłużeniu” się fakturą VAT: zaewidencjonowanie tego dokumentu np. w rejestrze zakupu kontrahenta jest niemożliwe, bo ów list nie jest „fakturą” w rozumieniu tej ustawy o VAT. Oczywiście podatnicy VAT czynni będą „otrzymywać” ex lege faktury ustrukturyzowane, gdy już pojawią się w KSeF, czyli będą podlegać sankcjom, jeżeli zaewidencjonowany przez nich dokument będzie potwierdzać nieprawdę. Pozostali adresaci tych faktur będą mogli mieć „udostępnioną fakturę ustrukturyzowaną” w sposób z nimi „uzgodniony”, przy którym najnowsze przepisy widzą tu aż dwie formy udostępniania: „za pośrednictwem KSeF”: w jakiejś innej formie. Śpieszę powiadomić autorów tychże przepisów, że nie wiadomo czym różni się owo „udostępnianie” za pomocą KSeF od ich „otrzymania” oraz że owo uzgodnione „udostępnienie” jest stanem bezprzedmiotowym, bo przedmiotem tej czynności może być jakiś inny dokument, który powtarza określone informację z faktury ustrukturyzowanej. Będzie to np. email o treści: „uprzejmie informuję, że wystawiono fakturę ustrukturyzowaną”. Czy to wystarczy za owo „udostępnianie”? Oczywiście tak, jeśli strony tak postanowią, przy czym w sensie prawnym i faktycznym nie nastąpił „udostępnienie” faktury ustrukturyzowanej, lecz jakiegoś innego dokumentu np. tego emaila i on będzie dowodem księgowym.

Co będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód źródłowy użyty w ewidencjach podatkowych?

Podatnicy na szkoleniach do znudzenia powtarzają pytanie: co będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód źródłowy użyty w ewidencjach podatkowych. Ów papierowy dokument czy email, czy „udostępniona” faktura ustrukturyzowana? Odpowiedź jest tylko jedna: ów dokument, bo on będzie dowodem, który posiada podatnik. To na nim będą naniesione dekretacje i opisy, bo zatwierdzonej przez szefa KAS treści faktury ustrukturyzowanej nie może już nikt zmienić. Czyli w wewnętrznym obiegu nigdy nie pojawi się obca faktura ustrukturyzowana, tylko jakiś inny dokument, który nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Jaki z tego wniosek: trzeba zmienić definicję faktury ustrukturyzowanej np. wprowadzając pojęcie np. „wersji papierowej” lub elektronicznej”.

Reasumując: nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF.

prof. dr hab. Witold Modzelewski