Księgowi w oku cyklonu. Jak przejść przez rewolucję KSeF i nie stracić kontroli

Typowy dzień w biurze rachunkowym. Pani Anna, właścicielka, zaczyna pracę od otwarcia skrzynki mailowej. Czeka tam już kilkadziesiąt wiadomości od klientów. Załączniki to faktury kosztowej, PDF-y wygenerowane z systemu kontrahenta, skany pośpiesznie zrobione telefonem, czasem nawet zdjęcia pomiętych paragonów. Równolegle kurier przynosi kopertę z dokumentami papierowymi od klienta, który nie ma czasu na maile.

Każdy taki dokument to początek procesu. Trzeba go pobrać, otworzyć, zweryfikować, a potem ręcznie wprowadzić do programu księgowego lub w lepszym wypadku, przepuścić przez system OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), który odczyta dane. Księgowi pracują na kilku monitorach, przeklikując się między skrzynką mailową, folderem „Do pobrania”, programem OCR i systemem finansowo-księgowym.

W międzyczasie dzwoni telefon. Pani Aniu, czy doszła faktura od firmy X? Czy możemy już zrobić przelew? Jaki wyszedł nam VAT? – sypią się pytania. Każde wymaga przerwania wprowadzania danych i sprawdzenia statusu jakiegoś dokumentu. To ciągła walka o koncentrację i walka z czasem, by zdążyć przed dniem rozliczenia z fiskusem. Ten model pracy, choć męczący i nieefektywny, jest przynajmniej znany i oswojony.

KSeF: koniec świata, jaki znamy

Już wkrótce ten rytuał przestanie istnieć. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych – sposób obiegu dokumentów zmieni się całkowicie.

Rewolucja polega na tym, że faktura przestanie być dokumentem wysyłanym mailem czy przekazywanym z ręki do ręki. Stanie się ustrukturyzowanym plikiem XML, który nabierze mocy prawnej dopiero w momencie wysłania go do centralnego, rządowego systemu. Co to oznacza dla biura rachunkowego? Koniec maili z fakturami kosztowymi. Koniec PDF-ów. Wszystkie faktury zakupowe klientów będą trafiać bezpośrednio do KSeF. Brzmi dobrze, tyle że dla wielu zaganianych w codziennych obowiązkach klientów to na razie jest czarna magia. Za chwilę zaczną pytać, co mają robić…

Biura rachunkowe w poszukiwaniu odpowiedzi

Biuro rachunkowe nie będzie już biernym odbiorcą dokumentów. Będzie  musiało aktywnie pobrać je z systemu. To nie jest drobna zmiana techniczna, ale wywrócenie dotychczasowego porządku do góry nogami. Cały proces, budowany przez lata, musi zostać zdefiniowany na nowo.

Biuro rachunkowe staje przed kluczowymi pytaniami, na które musi znaleźć odpowiedzi, i to szybko, bo zegar tyka nieubłaganie. Jak zapanować nad dokumentami, które nie spływają już na skrzynkę mailową, ale rezydują w zewnętrznej bazie? Czy księgowy będzie musiał codziennie logować się do rządowej platformy dla każdego ze stu klientów z osobna, aby ręcznie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury? Co z akceptacją kosztów? Dotychczas klient przesyłając fakturę mailem, niejako potwierdzał, że ją akceptuje. Teraz pojawi się ona w systemie automatycznie. Jak zbudować proces jej weryfikacji i akceptacji po stronie klienta, zanim zostanie zaksięgowana? Co z dokumentami, które nie są fakturami KSeF – polisami, dowodami wewnętrznymi czy fakturami od zagranicznych kontrahentów?

Strach przed chaosem jest uzasadniony. Bez odpowiedniego przygotowania biuro może utonąć w nowej biurokracji, tym razem cyfrowej. Zamiast usprawnienia, praca może się podwoić. To moment krytyczny, w którym trzeba wybrać narzędzia, które nie tylko obsłużą KSeF, ale przede wszystkim pomogą zarządzić całym procesem zmiany. 

Od rewolucji do ewolucji: partner w zmianie

Pierwszą, odruchową myślą może być: potrzebuję modułu KSeF do swojego programu księgowego.  To jednak rozwiązuje tylko ułamek problemu – zazwyczaj wysyłkę faktur sprzedażowych. Prawdziwym wyzwaniem jest zarządzanie transformacją całego biura, obsługą faktur kosztowych i integracją procesów.

Biura rachunkowe mogą jednak skorzystać z narzędzia, które nie tylko ułatwia    przejście na KSeF, ale pozwala zautomatyzować procesy księgowe w nowej skali. SaldeoSMART to aplikacja, która od 2009 roku wspiera biura rachunkowe i firmy w cyfrowej transformacji. Z rozwiązania korzysta już ponad 300 tysięcy użytkowników. Platforma oferuje inteligentne fakturowanie, zaawansowany OCR do odczytu danych z dokumentów, elektroniczny obieg dokumentów oraz bezpieczną i wygodną integrację z KSeF.

Siłą rozwiązania jest automatyzacja i prostota. Wdrożenie KSeF może zająć zaledwie jeden dzień – wystarczy token uwierzytelniający który zostanie zastąpiony certyfikatem możliwym do wygenerowania już od 1 listopada 2025 roku i można działać. Nie trzeba konfigurować skomplikowanych ustawień ani dokupować dodatkowych modułów, ponieważ wszystko, co niezbędne, jest już w pakiecie. Użytkownicy nie ponoszą żadnych dodatkowych opłat za , wysyłanie ani pobieranie faktur z KSeF. To istotne, ponieważ większość kosztów wdrożenia nowych systemów generują usługi konsultantów i dostosowywanie oprogramowania do indywidualnych potrzeb. W przypadku SaldeoSMART te koszty są zredukowane do niezbędnego minimum.

Dodatkowa wartość dla biura

KSeF to jedynie źródło danych. Prawdziwą wartość dla biznesu wnoszą systemy, które potrafią je efektywnie przetworzyć. Platforma SaldeoSMART oferuje funkcje wykraczające poza system centralny. Mowa tu o automatycznych przypomnieniach o płatnościach, kontroli rozrachunków, zaawansowanym zarządzaniu dostępem do faktur czy automatyzacji procesów księgowania i akceptacji lub odrzuceniu faktury po stronie firmy. Poza tym użytkownik może liczyć na elektroniczny obieg wewnątrz firmy, automatyczne rozliczenie z transakcją bankową, automatyczne raporty czy obciążenie pozycji budżetowych.

W porównaniu  do modułów KSeF zaszytych w programach księgowych zewnętrzne, zintegrowane platformy dają znacznie większą elastyczność i swobodę wyboru. SaldeoSMART  integruje się z ponad 40 różnymi systemami finansowo-księgowymi na rynku, oferuje także API, czyli zbiór reguł i protokołów, które umożliwiają różnym aplikacjom i systemom komputerowym komunikację oraz wymianę danych między sobą oraz dzięki sieci partnerów, dodatkowe rozwiązania poszerzające integracje i funkcjonalności systemu. Oznacza to, że biuro rachunkowe może obsługiwać klientów pracujących na różnych programach, zachowując jednolity i ustandaryzowany proces obsługi faktur z KSeF.
Zmiana systemu księgowego przez klienta przestaje być problemem, ponieważ przełączenie integracji jest proste i nie generuje kosztów związanych z migracją danych. Z SaldeoSMART można korzystać z wykorzystaniem dowolnego systemu finansowo-księgowego, a nawet z kilku naraz.

Bezpieczeństwo jest zaletą chmury

Warto zwrócić uwagę, że rozwiązania chmurowe (SaaS) przenoszą odpowiedzialność za utrzymanie i bezpieczeństwo systemu na dostawcę, co jest istotną przewagą nad oprogramowaniem instalowanym lokalnie, gdzie ryzyko utraty danych leży po stronie użytkownika.
Biura rachunkowe wybierające SaldeoSMART mogą także korzystać z panelu do komunikacji z klientem, a dostęp do bazy wiedzy, instrukcji i szkoleń online otrzymują bezpłatnie. To znacznie ułatwia wdrożenie i codzienną pracę.

Nadchodząca rewolucja KSeF to nieunikniona zmiana. Jednak dzięki nowoczesnym narzędziom biura rachunkowe mogą nie tylko sprostać nowym obowiązkom, ale także wykorzystać je jako szansę do głębokiej automatyzacji, redukcji błędów i podniesienia efektywności swojej pracy. W ten sposób cała zmiana zamiast problemem, może okazać się szansą.