REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSeF 2026: kogo obejmie, jak wystawiać faktury w czasie awarii?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?
Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Czym jest KSeF?

KSeF to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem którego podatnicy będą wystawiać, odbierać i archiwizować faktury ustrukturyzowane. W dużym uproszczeniu oznacza to, że proces fakturowania zostanie w całości przeniesiony do środowiska elektronicznego, a każda faktura przejdzie przez centralny rejestr prowadzony przez MF. System ma wiele zalet – od automatyzacji i przyspieszenia obiegu dokumentów po ograniczenie nadużyć podatkowych. W praktyce jednak wdrożenie KSeF, zwłaszcza w większych organizacjach, wiąże się z koniecznością dostosowania systemów księgowych i obiegu dokumentów. Dodatkowo należy przeorganizować współpracę między działami finansowym, prawnym i IT.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Kogo obejmie KSeF?

Obowiązek e-fakturowania będzie powszechny dla wszystkich podatników VAT czynnych. Natomiast jego implementacja będzie różna w zależności od skali działalności i wykorzystywanego systemu finansowo-księgowego. Dla dużych firm korzystających z zaawansowanych systemów klasy ERP (takich jak SAP czy Oracle) wdrożenie KSeF to złożony projekt technologiczny. Niezbędne jest zmapowanie danych posiadanych w systemie do schemy e-faktury, przygotowanie integracji systemu z API KSeF, przeszkolenie zespołów oraz przeprowadzenie testów funkcjonalnych.

Z kolei małe i średnie przedsiębiorstwa, które często korzystają z usług biur rachunkowych lub prostych narzędzi fakturowych, staną przed wyzwaniem organizacyjnym. Choć aplikacja Ministerstwa Finansów będzie dla nich pomocna, brak kompetencji merytorycznych i technicznych w firmie może utrudnić cały proces.

Warto zaznaczyć, że obowiązek nie obejmie podatników zwolnionych z VAT (zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo), podatników korzystających z procedur szczególnych (np. OSS, IOSS) oraz niektórych grup rolników ryczałtowych. Jednocześnie dla podatników zwolnionych z VAT ma zostać wprowadzona możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF.

Ważne

Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów

W dniu 16 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów w trybie sprostowania do ww. zdania poinformowało: "Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również podatników zwolnionych z VAT, z tym że będą oni wystawiać faktury w KSeF, w zależności od sytuacji albo od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r. Jeśli chodzi o rolników ryczałtowych to wystawianie faktur VAT RR w KSeF będzie dobrowolne."

Mniejsze podmioty będą mogły skorzystać z bezpłatnych narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika oraz e-Mikrofirma.

Polecamy: KSeF w biurze rachunkowym - Poradnik Gazety Prawnej

REKLAMA

Faktury offline i załączniki

Jednym z często powracających pytań jest to, jak fakturować w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do Internetu. Ministerstwo przewidziało tzw. tryb offline, który pozwala na wystawienie faktury poza systemem i jej późniejsze przesłanie do KSeF w określonym terminie. Jednak mechanizm ten ma być wyjątkiem, a nie regułą. Należy pamiętać, że tryby awaryjne wiążą się ze zmianą sposobu identyfikowania daty wystawienia faktury, co wpłynie na sposób raportowania takich dokumentów w strukturze JPK, w szczególności w JPK_VAT.

Najnowsza wersja nowelizacji ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur z dnia 12 czerwca br. potwierdza, że system zostanie rozszerzony o możliwość dołączania załączników do faktur. Funkcjonalność ta będzie dostępna wyłącznie dla podmiotów uprzednio zarejestrowanych i korzystających z interfejsu API. Stanowi to odpowiedź na potrzeby firm prowadzących złożoną dokumentację transakcyjną.

Ponadto nowelizacja precyzuje zasady przekazywania faktur w formie elektronicznej, w tym poza samym systemem KSeF. Uregulowano formy, kanały i dopuszczalne techniczne sposoby udostępniania dokumentów. Podatnik będzie mógł m.in. przekazać fakturę ustrukturyzowaną także nabywcy, który nie posługuje się NIP, a więc np. konsumentowi czy podmiotowi zagranicznemu. W takich przypadkach faktura może być udostępniona poza KSeF, np. e-mailem, bez konieczności logowania do systemu. Wprowadza się również tzw. dostęp anonimowy. Nabywca bez NIP, który chce mieć dostęp do faktury w KSeF, będzie mógł go uzyskać za pomocą kodu weryfikującego, który umożliwia identyfikację dokumentu w systemie.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kamila Ołdak, starsza konsultantka w CRIDO

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego nie uprawnienie?

Obowiązek kodowania faktur ustrukturyzowanych oraz ich elektronicznych „zastępników” nie ma obiektywnie większego sensu – twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski. I postuluje nowelizację przepisów, która powinna zamienić ten obowiązek na zwykłe uprawnienie podatnika.

Prof. Modzelewski: Przepisy regulujące KSeF są sprzeczne z prawem UE

Jak twierdzi prof. dr hab. Witold Modzelewski, przepisy o KSeF są sprzeczne z art. 90 dyrektywy 2006/112/UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, która nakazuje określić państwom członkowskim m.in. warunki zmniejszenia podstawy opodatkowania w przypadku anulowania faktur.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami firmowymi: co możesz zmienić nawet od jutra

Wielu przedsiębiorców zaczyna swoją działalność z pasją i determinacją, szybko zdobywając pierwszych klientów. Jednak po kilku miesiącach pojawia się rozczarowanie: są przychody, ale brakuje gotówki. To nie przypadek – to efekt powtarzalnych błędów w zarządzaniu finansami, które można wyeliminować, jeśli tylko się je rozpozna i zrozumie.

Decyzja RPP w sprawie stóp procentowych

Rada Polityki Pieniężnej obniżyła w środę stopy procentowe o 25 pkt. bazowych; stopa referencyjna wyniesie 4,5 proc. w skali rocznej. To czwarta obniżka stóp procentowych w tym roku.

REKLAMA

Umowy o dzieło mniej popularne. ZUS pokazał statystyki

Umowy o dzieło w Polsce pozostają domeną krótkich zleceń – aż 28 proc. trwa jeden dzień, a najwięcej wykonawców tych umów to osoby w wieku 30–39 lat. Dane ZUS za pierwsze półrocze wskazują na rosnący udział sektorów kreatywnych, takich jak informacja i komunikacja.

Reeksport po nieudanej dostawie – jak prawidłowo postąpić?

Eksport towarów poza Unię Europejską jest procesem wieloetapowym i wymaga zarówno sprawnej logistyki, jak i poprawnego dopełnienia obowiązków celnych oraz podatkowych. Pomimo starannego przygotowania, czasami zdarzają się sytuacje, w których kontrakt handlowy nie zostaje zrealizowany – odbiorca w kraju trzecim z różnych powodów nie przyjmuje przesyłki. W rezultacie towar wraca na teren Unii, co rodzi szereg pytań: jak ująć taki zwrot w dokumentacji? czy trzeba korygować rozliczenia podatkowe? jak ponownie wysłać towar zgodnie z przepisami?

Księgowość influencerów i twórców internetowych. Rozliczanie: barterów, donejtów, kosztów. Kiedy trzeba zarejestrować działalność?

Jak rozliczać nowoczesne źródła dochodu i jakie wyzwania stoją przed księgowymi obsługującymi branżę kreatywną? Influencerzy i twórcy internetowi przestali być ciekawostką świata popkultury, a stali się pełnoprawnymi przedsiębiorcami. Generują znaczące przychody z reklam, współpracy z markami, sprzedaży własnych produktów czy kursów online. Obsługa księgowa tej specyficznej branży stawia przed biurami rachunkowymi nowe wyzwania. Nietypowe źródła przychodów, różnorodne formy rozliczeń, a także niejednoznaczne interpretacje podatkowe to tylko część tematów, z którymi mierzą się księgowi influencerów. Jak poprawnie rozliczać tę branżę? Na co zwrócić uwagę, by nie narazić klienta na błędy podatkowe?

KSeF w jednostkach budżetowych – wyzwania i szanse. Wywiad z dr Małgorzatą Rzeszutek

Jak wdrożenie KSeF wpłynie na funkcjonowanie jednostek sektora finansów publicznych? Jakie zagrożenia i korzyści niesie cyfrowa rewolucja w fakturowaniu? O tym rozmawiamy z dr Małgorzatą Rzeszutek, doradcą podatkowym i specjalistką w zakresie prawa podatkowego.

REKLAMA

Pieniądze dla dziecka: Ile razy można dać bez podatku? Jest jeden kluczowy warunek przy darowiznach

Pieniądze dziecku bez podatku można przekazać wielokrotnie, gdyż nie jest istotne ile razy, ale trzeba uważać, aby po przekroczeniu limitu kwoty wolnej od podatku od darowizn dokonać niezbędnych formalności urzędowych. Sprawdź, jakie aktualnie obowiązują kwoty wolne od podatku.

Skuteczna windykacja: 5 mitów – dlaczego nie warto w nie wierzyć. Terminy przedawnienia roszczeń (branża TSL)

Wśród polskich przedsiębiorców, w tym także w branży TSL (transport, spedycja i logistyka) temat windykacji należności powraca jak bumerang. Z jednej strony przedsiębiorcy zmagają się z chronicznymi zatorami płatniczymi, z drugiej – wciąż krążą liczne stereotypy, które sprawiają, że wiele firm reaguje zbyt późno albo unika działań windykacyjnych. W efekcie przedsiębiorcy narażają się na utratę płynności finansowej i problemy z dalszym rozwojem.

REKLAMA