Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy to jedna z najpopularniejszych form wsparcia dla przedsiębiorców, którzy planują zatrudnić nowego pracownika i potrzebują środków na przygotowanie dla niego miejsca pracy. W praktyce oznacza to, że firma najpierw tworzy lub doposaża stanowisko, zatrudnia osobę skierowaną przez Powiatowy Urząd Pracy, a następnie otrzymuje zwrot części poniesionych kosztów. Jest to bardzo dobre rozwiązanie dla firm, które chcą się rozwijać, ale nie chcą od razu ponosić pełnych kosztów zakupu sprzętu, narzędzi, mebli, maszyn czy wyposażenia niezbędnego do pracy.
- Ile można otrzymać jako refundację stanowiska pracy?
- Na co można uzyskać refundację?
- Kto może ubiegać się o refundację?
- Jak wygląda proces uzyskania refundacji?
- Jak długo trzeba utrzymać stanowisko pracy po uzyskaniu refundacji?
- Czy refundacja jest opłacalna?
- Najczęściej zadawane pytania
- Podsumowanie
Ile można otrzymać jako refundację stanowiska pracy?
Realnie kwoty refundacji najczęściej mieszczą się obecnie w przedziale około 30 000 – 57 000 zł na jedno stanowisko pracy. Wysokość wsparcia zależy jednak od konkretnego Powiatowego Urzędu Pracy, dostępnego budżetu oraz aktualnego naboru.
Zgodnie z zasadami refundacja może wynosić:
- do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia przy krótszym okresie utrzymania stanowiska,
- powyżej 4-krotności, ale nie więcej niż 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia przy dłuższym okresie utrzymania stanowiska.
Warto wiedzieć, że zgodnie z danymi GUS przeciętne wynagrodzenie w pierwszym kwartale 2026 r. wyniosło 9 562,88 zł.
Zatem 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia wynosi aktualnie: 38 251,52 zł,
a 6-krotność: 57 377,28 zł.
W praktyce jeden urząd może oferować np. 30 000 zł, inny 38 000 zł, a jeszcze inny do 40 000 zł lub więcej. Dlatego zawsze należy sprawdzić regulamin konkretnego naboru w swoim urzędzie pracy.
Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT i ma prawo do jego odliczenia, refundacja najczęściej wypłacana jest w kwocie netto
Na co można uzyskać refundację?
Pieniądze z refundacji można uzyskać na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy, czyli na zakupy bezpośrednio związane z pracą osoby, która zostanie zatrudniona.
Przykładowo mogą to być:
- komputery, laptopy i urządzenia biurowe,
- maszyny, narzędzia i specjalistyczny sprzęt,
- meble biurowe, regały, stoły robocze,
- urządzenia produkcyjne lub usługowe,
- wyposażenie magazynu, warsztatu, gabinetu lub punktu obsługi klienta.
Refundacja nie służy finansowaniu ogólnych kosztów działalności, reklamy, wynagrodzeń czy bieżących opłat. Każdy wydatek musi być uzasadniony charakterem stanowiska i zgodny z regulaminem danego urzędu.
Kto może ubiegać się o refundację?
O refundację mogą ubiegać się m.in. przedsiębiorcy, a także wybrane placówki edukacyjne, producenci rolni oraz inne podmioty wskazane w przepisach. Podstawowym warunkiem jest utworzenie stanowiska pracy i zatrudnienie na nim osoby skierowanej przez urząd pracy. Firma powinna najczęściej działać minimum 6 miesięcy, nie zalegać z podatkami, składkami ZUS, wynagrodzeniami oraz innymi zobowiązaniami publicznoprawnymi i cywilnoprawnymi. Istotne jest również to, aby w ostatnim okresie nie zmniejszać zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy.
Jak wygląda proces uzyskania refundacji?
Proces wydaje się prosty, ale wymaga dobrze przygotowanych dokumentów. Najpierw firma analizuje potrzeby kadrowe i ustala, jakie stanowisko chce stworzyć. Następnie przygotowuje wniosek wraz z listą zakupów, uzasadnieniem, dokumentami finansowymi i wymaganymi załącznikami.
Po złożeniu wniosku urząd dokonuje oceny formalnej i merytorycznej. Jeżeli wniosek zostanie zaakceptowany, przedsiębiorca podpisuje umowę ze starostą, działającym najczęściej przez dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy. Refundacja jest realizowana na podstawie tej umowy. Dopiero po podpisaniu umowy firma dokonuje zakupów, tworzy stanowisko pracy, zatrudnia skierowaną osobę i przedstawia dokumenty rozliczeniowe. Po pozytywnej weryfikacji urząd wypłaca refundację.
Jak długo trzeba utrzymać stanowisko pracy po uzyskaniu refundacji?
To jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy. Stanowisko pracy trzeba utrzymać co najmniej przez:
- 12 miesięcy – jeżeli refundacja nie przekracza 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia,
- 18 miesięcy – jeżeli refundacja jest wyższa niż 4-krotność, ale nie przekracza 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia,
- 24 miesiące - jeżeli refundacja wynosi 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia.
Co ważne, refundacja dotyczy stanowiska pracy, a nie konkretnego pracownika na zawsze. Jeżeli zatrudniona osoba odejdzie, firma zwykle może zatrudnić kolejną osobę skierowaną przez urząd, aby dalej realizować warunki umowy.
Czy refundacja jest opłacalna?
Tak, refundacja stanowiska pracy może być bardzo korzystna, szczególnie dla firm, które i tak planują zatrudnienie nowej osoby. Pozwala ograniczyć koszt wejścia w nowy etap rozwoju i sfinansować wyposażenie, które później zostaje w firmie. Dzięki temu przedsiębiorca może szybciej uruchomić nowe stanowisko, zwiększyć moce produkcyjne, poprawić obsługę klientów albo rozwinąć nową usługę bez konieczności finansowania wszystkiego wyłącznie z własnych środków.
Najczęściej zadawane pytania
Czy można kupić samochód z refundacji?
Czasami jest to możliwe, ale zależy od regulaminu konkretnego urzędu. Zakup pojazdu jest oceniany bardzo indywidualnie i musi być bezpośrednio związany z tworzonym stanowiskiem pracy.
Czy można sfinansować marketing?
Nie. Refundacja dotyczy wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, a nie reklamy, promocji czy kampanii marketingowych.
Czy można kupić komputer do obsługi sklepu internetowego?
Tak, jeżeli stanowisko dotyczy obsługi sklepu internetowego. Można wtedy uzasadnić zakup komputera, biurka, regałów, pakowarki, drukarki etykiet czy innego sprzętu potrzebnego do pracy.
Czy kolejność złożenia wniosku ma znaczenie?
To zależy od urzędu. Niektóre urzędy rozpatrują wnioski konkursowo, inne według kolejności wpływu kompletnych dokumentów. Dlatego zawsze trzeba sprawdzić zasady konkretnego naboru.
Czy można otrzymać refundację na kilka stanowisk?
Tak, ale zależy to od dostępnych środków oraz regulaminu urzędu. W praktyce urząd może ograniczyć liczbę stanowisk finansowanych dla jednego wnioskodawcy.
Podsumowanie
Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy to bardzo praktyczne wsparcie dla firm, które planują zatrudnienie i chcą ograniczyć koszty przygotowania nowego miejsca pracy. Środki można przeznaczyć na sprzęt, narzędzia, maszyny i wyposażenie, a kwoty wsparcia w wielu urzędach realnie sięgają kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Najważniejsze jest jednak dobre przygotowanie wniosku, zgodność wydatków z regulaminem oraz prawidłowe utrzymanie stanowiska przez wymagany okres. Dobrze przygotowana dokumentacja znacząco zwiększa szansę na pozytywną decyzję i sprawne otrzymanie refundacji, jednocześnie warto pamiętać o tym, że nie będzie dało się sfinansować tak zwanego zawodu deficytowego w danym regionie.
Autorzy:
Rafał Nowak, Prezes Zarządu Projekt Biznes Sp. z o. o.
Ogólnopolska Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR)