Podatnicy VAT i biura rachunkowe chcą zmian w KSeF: 7 konkretnych postulatów przedstawionych w Sejmie

• KSeF problematyczny dla biur rachunkowych i przedsiębiorców
• Siedem postulatów modyfikacji KSeF
• Biura rachunkowe powinny móc zarządzać certyfikatami KSeF w imieniu jednoosobowych firm
• Potrzebna funkcja resetu hasła do certyfikatu KSeF
• Offline, ale bez praw podatkowych
• Dokument potwierdzający transakcję – standard, nie opcja
• Głos środowiska trafił do Sejmu

KSeF problematyczny dla biur rachunkowych i przedsiębiorców

W dniu 22 stycznia 2026 r. przedstawiciele OSCBR wzięli udział w posiedzeniu parlamentarnego zespołu poświęconym wdrożeniu KSeF w Polsce. W skład delegacji weszli: Przemysław Naklicki – Dyrektor Zarządzający OSCBR, Patrycja Strzelecka – przedsiębiorczyni i członkini Rady Programowej OSCBR, Ewa Gałka – specjalistka ds. wdrożeń KSeF i szkoleniowiec oraz Honorata Madeja – Dyrektor Projektów Strategicznych OSCBR.

Celem wystąpienia było przedstawienie perspektywy biur rachunkowych i przedsiębiorców, którzy na co dzień mierzą się z praktycznymi konsekwencjami nowych regulacji. Jak podkreślają przedstawiciele OSCBR, ich głos zbyt często jest pomijany w procesie legislacyjnym, mimo że to właśnie biura rachunkowe w największym stopniu odpowiadają za faktyczne funkcjonowanie systemu w obrocie gospodarczym.

Siedem postulatów modyfikacji KSeF

OSCBR zaprezentowała siedem postulatów zmian w przepisach i rozwiązaniach technicznych KSeF. Wszystkie łączy jeden cel: zapewnienie ciągłości rozliczeń, neutralności VAT oraz dostępności systemu dla małych firm i podatników zagrożonych wykluczeniem cyfrowym.

Biura rachunkowe powinny móc zarządzać certyfikatami KSeF w imieniu jednoosobowych firm

Jednym z kluczowych postulatów jest umożliwienie biurom rachunkowym zarządzania certyfikatami KSeF w imieniu jednoosobowych działalności gospodarczych. Brak możliwości ustanowienia administratora KSeF dla JDG powoduje obecnie, że każda czynność związana z certyfikatem wymaga osobistego zaangażowania przedsiębiorcy. W praktyce znacząco utrudnia to obsługę księgową, szczególnie w przypadku mikrofirm i osób starszych.

– To nierówne traktowanie podatników. Spółki mogą wyznaczyć administratora KSeF, JDG już nie. Tymczasem to właśnie jednoosobowe działalności najczęściej korzystają z obsługi zewnętrznych biur rachunkowych – wskazują eksperci OSCBR.

Potrzebna funkcja resetu hasła do certyfikatu KSeF

Kolejny problem dotyczy braku możliwości odzyskania hasła do certyfikatu KSeF. W przypadku jego utraty, jedyną ścieżką jest unieważnienie certyfikatu i wnioskowanie o nowy, co skutkuje przerwą w obsłudze systemu. OSCBR postuluje wprowadzenie funkcji resetu hasła po ponownym, silnym uwierzytelnieniu – zgodnie ze standardami e-administracji.

Offline, ale bez praw podatkowych

Znaczna część postulatów dotyczy trybu offline i skutków awarii KSeF. Zdaniem OSCBR obecne regulacje prowadzą do naruszenia zasady neutralności VAT. Przykładowo podatnik, który skutecznie doręczył korektę in minus kontrahentowi w czasie niedostępności systemu, nie może obniżyć VAT należnego do momentu przesłania dokumentu do KSeF.
– W praktyce przedsiębiorca kredytuje budżet państwa, mimo że transakcja została faktycznie skorygowana – podkreślają przedstawiciele organizacji.

Dokument potwierdzający transakcję – standard, nie opcja

Ostatni z postulatów dotyczy wprowadzenia obowiązku wydawania nabywcy dokumentu potwierdzającego transakcję w sytuacjach, gdy faktura nie została jeszcze przesłana do KSeF. Dziś takie potwierdzenie ma charakter dobrowolny, co prowadzi do niejednolitej praktyki i niepewności po stronie kupujących.

Głos środowiska trafił do Sejmu

Jak informuje OSCBR, merytoryczna dyskusja wywołała duże zainteresowanie członków zespołu parlamentarnego, a wybrane postulaty jeszcze tego samego dnia (22 stycznia br) zostały przedstawione na posiedzeniu Sejmu RP.
– Zależy nam, aby system e-fakturowania był realnym wsparciem, a nie kolejnym obciążeniem, szczególnie dla mniejszych firm i tych zagrożonych wykluczeniem cyfrowym – podkreślają przedstawiciele OSCBR.
Organizacja zaznacza, że jej rekomendacje powstały na podstawie doświadczeń tysięcy biur rachunkowych, doradców podatkowych i przedsiębiorców z całej Polski.