Jak wykryć fakturę scamową (fałszywą, pustą) w KSeF, zgłosić ją do KAS oraz ukryć w wynikach wyszukiwania?

• Co to jest faktura „scamowa”?
• Kiedy podatnikowi (odbiorcy faktury) powinna się zapalić czerwona lampka? Ministerstwo Finansów podpowiada kiedy faktura może być scamowa
• Jak można zgłosić podejrzaną fakturę?
• Kto może zgłosić fakturę "scamową"?
• Można wycofać zgłoszenie faktury
• Co dalej po zgłoszeniu?
• Po co takie zgłoszenie?
• Ukrywanie faktur zakupowych – kiedy warto skorzystać z tej funkcji?
• Kto może ukryć fakturę?
• Jak ukryć fakturę w KSeF?
• Można będzie przywrócić widoczność faktury
• Statusy widoczności faktury
• Kiedy te narzędzia zostaną udostępnione?

Co to jest faktura „scamowa”?

Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 nie wprowadza sztywnej, ustawowej definicji faktury „scamowej”. Termin ten jest używany opisowo w stosunku do dokumentów, co do których istnieje uzasadnione przypuszczenie, że są one wynikiem oszustwa. Że nie dokumentują rzeczywistej transakcji.

Resort finansów podkreśla, że zgłoszenie takiej faktury jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem podatnika. Mechanizm ten nie został stworzony do rozwiązywania sporów handlowych (np. o wysokość rabatu czy reklamację usługi), lecz ma służyć przeciwdziałaniu wystawianiu „pustych” faktur, transakcjom karuzelowym i wyłudzeniom.

Kiedy podatnikowi (odbiorcy faktury) powinna się zapalić czerwona lampka? Ministerstwo Finansów podpowiada kiedy faktura może być scamowa

Podatnik, decydując się na zgłoszenie faktury jako potencjalnie scamowej, będącej próbą oszustwa, powinien przeanalizować obiektywne przesłanki. Do najważniejszych sygnałów ostrzegawczych wymienionych przez resort finansów należą:

1) faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje,

2) brak wystąpienia realnej transakcji udokumentowanej fakturą (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia od podatnika, który występuje na fakturze),

3) podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca, celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury (np. telefonicznie, drogą e-mail), która zakończyła się niepowodzeniem, co może sugerować, że podmiot wystawiający fakturę nie jest rzetelny,

4) nabywca zweryfikował dane sprzedawcy i okazało się, że nie znajduje on w Wykazie podatników, jak również informacje na jego temat nie są dostępne w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. w CEIDG, KRS itp.),

5) w otrzymanej fakturze pojawiają się oczywiste błędy językowe (ortograficzne, składniowe itp.), które sugerują, że faktura została wystawiona przez osobę zagraniczną, nieznającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia treści na j. polski,

6) na fakturze określono bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy (nieuzgodnione z nim wcześniej, niewynikające z żadnej umowy łączącej strony transakcji wskazane na fakturze),

7) w fakturze zawarte są adresy stron internetowych np. z informacją o nadwyżce lub niedoborze w rozliczeniach, wskazujące na wyjątkowo korzystne oferty/ceny bądź odsyłające do pochodzących z niesprawdzonego źródła załączników.

MF podkreśla też, że wystąpienie pojedynczej przesłanki z ww. katalogu nie oznacza już, że podatnik powinien dokonać zgłoszenia podejrzenia nadużycia dotyczącego danej faktury. Sam fakt bowiem, że w fakturze zidentyfikowano np. błędy językowe, nie przesądza o tym, że faktura nosi znamiona oszustwa, ponieważ może być to wynikiem zwykłego błędu ludzkiego.

Ważna jest analiza co najmniej kilku z wyżej wymienionych przesłanek. Tylko to pozwoli na obiektywną ocenę całej sytuacji.

Celem tej nowej funkcjonalności KSeF jest przeciwdziałanie wystawianiu pustych faktur, transakcjom karuzelowym, wyłudzeniom oraz ochrona uczciwych podatników, którzy takie nierzetelne faktury potencjalnie mogą otrzymać.

MF podkreśla też, że zgłaszanie faktur w KSeF nie powinno być wykorzystywane również w przypadku niezadowolenia z ogólnego poziomu współpracy z danym kontrahentem (poziomu obsługi, negatywnie rozpatrzonej reklamacji) czy jako celowe działanie mające docelowo zakłócić pracę konkurencji.

Jak można zgłosić podejrzaną fakturę?

Procedura zgłaszania nadużycia w KSeF 2.0 została zaprojektowana jako proces zindywidualizowany i wymagający merytorycznego uzasadnienia. Oto co trzeba zrobić by zgłosić podejrzaną fakturę:

1. Weryfikacja przesłanek: Zanim dokonasz zgłoszenia, przeanalizuj obiektywne sygnały ostrzegawcze. Ministerstwo wskazuje m.in. na brak wcześniejszej współpracy, brak rzeczywistej transakcji, utrudniony kontakt ze sprzedawcą, błędy językowe sugerujące użycie translatora czy nienaturalnie krótkie terminy płatności.

2. Indywidualne działanie: Zgłoszenie nadużycia odbywa się jednostkowo dla każdej faktury. System nie przewiduje możliwości zbiorczego raportowania wielu dokumentów naraz.

3. Wpisanie uzasadnienia: Aby wysłać zgłoszenie do organu, konieczne jest wpisanie uzasadnienia tego zgłoszeni

Ministerstwo Finansów podkreśla, że jedna faktura może zostać zgłoszona jako nadużycie w różnych kontekstach (np. w kontekście nabywcy jak i podmiotu trzeciego). Zgłoszenia nadużycia dotyczącego faktury w danym kontekście (np. u nabywcy) nie wpływa na oznaczenie faktury jako zgłoszonej w innych kontekstach (np. u podmiotu trzeciego).

Kto może zgłosić fakturę "scamową"?

Możliwość wysłania zgłoszenia o nadużyciu ma wyłącznie osoba lub podmiot posiadający uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego uprawniony pracownik).

Należy wyraźnie zaznaczyć, że zgłoszenia nadużycia nie może dokonać sam sprzedawca ani osoba przez niego upoważniona.

Można wycofać zgłoszenie faktury

Po zgłoszeniu przez podatnika nadużycia dotyczącego danej faktury, które nastąpiło np. w wyniku błędu, możliwe będzie jego wycofanie. W tym przypadku również konieczne będzie uzasadnienie wycofania. Wycofanie zgłoszenia faktury odbywa się pojedynczo, a nie zbiorczo.

Wycofania zgłoszenia o nadużyciu dotyczącym faktury może dokonać osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik). Wycofania zgłoszenia o nadużyciu nie może natomiast dokonać sam sprzedawca lub osoba bądź podmiot uprawniony przez tego podatnika.

Co dalej po zgłoszeniu?

Krajowa Administracja Skarbowa będzie dokonywała analizy oraz weryfikacji dokonanych zgłoszeń. Ale podatnik, który dokonał zgłoszenia, po jego przesłaniu nie będzie jednak informowany o przebiegu procesu weryfikacji zasadności zgłoszenia przez administrację, ani z jakim skutkiem taka weryfikacja się zakończyła.

Ponadto MF informuje, że KSeF pozwala na sprawdzenie statusu operacji zgłoszenia nadużycia/wycofania zgłoszenia nadużycia dotyczącego faktury. System będzie zwracał informacje dotyczące zgłaszania lub wycofania zgłoszeń nadużyć dotyczących faktur. Będą one obejmowały następujący zakres:
• aktualny status zgłoszenia faktury (czy jest zgłoszona czy je wycofano),
• kiedy nastąpiła ostatnia zmiana zgłoszenia faktury (zgłoszenie lub wycofanie) lub jeśli faktura nigdy nie została zgłoszona to informacja o braku zmian,
• uzasadnienie ostatniej zmiany (zgłoszenia lub wycofania).

Po co takie zgłoszenie?

Zgłaszanie faktur „scamowych” (czyli faktur, w stosunku do których istnieje uzasadnione przypuszczenie, że są wynikiem oszustwa) jest kluczowym elementem nowego systemu bezpieczeństwa w KSeF 2.0. Choć Ministerstwo Finansów wskazuje, że zgłoszenie nadużycia jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem podatnika, mechanizm ten pełni kilka niezwykle ważnych funkcji dla całego systemu podatkowego oraz bezpieczeństwa pojedynczego przedsiębiorcy.

Oto główne powody, dla których zgłaszanie faktur scamowych jest istotne i czemu ono służy:
1. Zwalczanie przestępczości podatkowej. Głównym celem tej usługi jest systemowe przeciwdziałanie najpoważniejszym nadużyciom finansowym. Według źródeł Ministerstwa Finansów zgłaszanie takich dokumentów służy:
• Przeciwdziałaniu wystawianiu „pustych” faktur, czyli dokumentów, które nie odzwierciedlają rzeczywistych zdarzeń gospodarczych.
• Zwalczaniu transakcji karuzelowych, które są wykorzystywane do nielegalnych wyłudzeń podatku VAT na dużą skalę.
• Ograniczaniu wyłudzeń, co w szerszej perspektywie przyczynia się do zapewnienia stabilności Budżetu Państwa.

2. Ochrona uczciwych podatników. Mechanizm ten został zaprojektowany jako narzędzie obronne dla przedsiębiorców. Służy on ochronie uczciwych podatników, którzy mogą stać się mimowolnymi uczestnikami oszustwa poprzez otrzymanie nierzetelnej faktury od nieuczciwego podmiotu. Zgłoszenie pozwala podatnikowi na:
• Formalne zasygnalizowanie administracji skarbowej, że dany dokument wpłynął do jego systemu bez jego woli i bez związku z faktyczną działalnością,
• Uzasadnienie braku ujęcia faktury w ewidencji – jeśli podatnik zgłosi podejrzenie oszustwa, ma jasną podstawę, by nie ujmować takiej faktury w ewidencji zakupu na cele VAT i nie odliczać z niej podatku naliczonego,

3. Szybka informacja dla administracji skarbowej. Dzięki tej funkcjonalności administracja skarbowa otrzymuje automatyczne i bezpośrednie sygnały o potencjalnych próbach nadużyć. Pozwala to organom na:
• Szybszą reakcję i weryfikację podmiotów wystawiających podejrzane dokumenty,
• Usprawnienie analizy analitycznej KAS, co przekłada się na lepsze typowanie do kontroli podmiotów faktycznie łamiących prawo, a nie uczciwych firm.

Niezauważenie faktury "scamowej" i pozostawienie jej w obiegu dokumentacji firmy niesie za sobą poważne ryzyka podatkowe i karnoskarbowe, przed którymi mają chronić nowe funkcjonalności KSeF. Oto kluczowe zagrożenia dla podatnika, który nie zidentyfikuje faktury scamowej:
1. Ryzyko nieuprawnionego odliczenia podatku VAT. Największym niebezpieczeństwem jest sytuacja, w której faktura dokumentująca czynność, która nie miała miejsca (tzw. „pusta faktura”), trafi do ewidencji zakupu i zostanie uwzględniona w rozliczeniu VAT. Ministerstwo Finansów wskazuje, że mechanizm ukrywania faktur został stworzony właśnie po to, aby podatnik mógł uniknąć przypadkowego ujęcia faktury scamowej w podatku naliczonym, co jest szczególnie istotne w procesach automatycznego księgowania. Jeśli podatnik „nie zauważy” oszustwa i odliczy podatek z takiego dokumentu, naraża się na dotkliwe konsekwencje wynikające z przepisów o zwalczaniu wyłudzeń i transakcji karuzelowych.

2. Narażenie się na kontrolę i analizy KAS. Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) posiada dostęp do e-faktur w celu prowadzenia działalności analitycznej oraz typowania do kontroli . Systemy analityczne skarbówki monitorują obieg faktur pod kątem oszustw. Jeśli podatnik nie odetnie się od nierzetelnej faktury (poprzez jej zgłoszenie lub chociażby ukrycie w swoim kontekście), może zostać przez algorytmy KAS uznany za uczestnika łańcucha oszustw podatkowych, co zwiększa ryzyko wszczęcia kontroli lub czynności sprawdzających w jego firmie.

3. Chaos w systemach finansowo-księgowych. Faktura ustrukturyzowana, która trafiła do KSeF z NIP-em danego nabywcy, jest dla niego widoczna automatycznie. Jeśli podatnik jej nie zauważy i nie podejmie działań (jak np. oczekiwanie na korektę „do zera”), dokument ten będzie figurował w wynikach wyszukiwania i może zostać błędnie przetworzony przez systemy ERP lub pracowników biura rachunkowego. Służąca do tego funkcja ukrywania faktur pozwala na zachowanie porządku i bezpieczeństwa operacyjnego, eliminując dokumenty nieistniejących transakcji z widoku użytkownika.

Choć zgłoszenie nadużycia w KSeF 2.0 jest dobrowolne, stanowi ono dla przedsiębiorcy cyfrową tarczę. Niezauważenie faktury scamowej i dopuszczenie do jej zaksięgowania może skończyć się nie tylko sankcjami finansowymi za błędne rozliczenie VAT, ale także wciągnięciem uczciwej firmy w krąg zainteresowania organów ścigania zajmujących się przestępczością skarbową

Ukrywanie faktur zakupowych – kiedy warto skorzystać z tej funkcji?

Kolejnym mechanizmem ochrony zawartym w nowej wersji KSeF 2.0 jest możliwość ukrywania faktur w wynikach wyszukiwania. Ministerstwo Finansów tu także podkreśla, że ukrycie faktury jest dodatkową funkcjonalnością systemu i nie nakłada na podatników żadnych nowych obowiązków, przepisy nie regulują powyższej kwestii. Ukrycie faktury jest dla podatnika możliwością. Skorzystanie z usługi należy więc do swobodnej decyzji podatnika.

Funkcjonalność ta może być przydatna - zdaniem MF - w szczególności w następujących sytuacjach:
1) gdy podatnik otrzymał w KSeF fakturę, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji gospodarczej (faktycznego nabycia) i podatnik oczekuje na wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę „do zera”,
2) gdy podatnik otrzymał w KSeF fakturę, w stosunku do której zgłosił podejrzenie oszustwa do administracji i w związku z tym nie ujmuje jej w podatku naliczonym w ewidencji zakupu prowadzonej na cele podatku VAT,
3) gdy podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w stosunku do danej transakcji udokumentowanej fakturą (np. przy nabyciu usług noclegowych i gastronomicznych wymienionych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy),
4) gdy wystąpią inne okoliczności, wynikające z potrzeb danego podatnika.

Kto może ukryć fakturę?

Ukrycia faktury może dokonać osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik). Ukrycia faktury nie może natomiast dokonać sam sprzedawca (występujący na fakturze jako Podmiot1) lub osoba bądź podmiot uprawniony przez tego podatnika.

Jak ukryć fakturę w KSeF?

Aby ukryć fakturę, konieczne jest wpisanie uzasadnienia zgłoszenia. Ukrycie faktury odbywa się indywidualnie tj. jedno ukrycie dotyczy jednej faktury. Nie jest możliwe zbiorcze ukrycie faktur (jednorazowo).

Jedna faktura może zostać ukryta w różnych kontekstach (np. w kontekście nabywcy jak i podmiotu trzeciego). Ukrycie faktury w danym kontekście (np. u nabywcy) nie wpływa na oznaczenie faktury jako ukrytej w innych kontekstach (np. u podmiotu trzeciego).

Ministerstwo Finansów zaznacza, że fakt ukrycia faktur przez nabywcę nie będzie w żaden sposób komunikowany sprzedawcy w KSeF. Ukrycie faktur nie oznacza ich usunięcia z KSeF.

Można będzie przywrócić widoczność faktury

Ministerstwo informuje, że proces ukrycia faktury w KSeF jest odwracalny. Możliwe jest bowiem przywrócenie widoczności danej faktury. W tym przypadku również konieczne będzie uzasadnienie wycofania. Przywrócenie faktury odbywa się pojedynczo, a nie zbiorczo.

Przywrócenia widoczności faktury może dokonać osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do przeglądania faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik).

Statusy widoczności faktury

KSeF umożliwia sprawdzenie statusu operacji dotyczących ukrycia faktury i jej przywrócenia. System będzie zwracał informacje dotyczące ukrycia faktury. Będą one obejmowały następujący zakres:
1) aktualny status widoczności faktury (czy jest ukryta czy widoczna),
2) kiedy nastąpiła ostatnia zmiana widoczności faktury w danym kontekście (zmiana dotycząca ukrycia lub przywrócenia) lub jeśli faktura nigdy nie została ukryta to informacja o braku zmian,
3) uzasadnienie ostatniej operacji (ukrycia lub przywrócenia).

Kiedy te narzędzia zostaną udostępnione?

Zarówno mechanizm zgłaszania faktur „scamowych”, jak i usługa ich ukrywania, zostaną udostępnione zarówno w samym KSeF, w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, jak i poprzez komercyjne programy finansowo-księgowe zintegrowane z API systemu – jak to pisze Ministerstwo Finansów: „w niedługim czasie po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej systemu”. Czyli nie stanie się to już 1 lutego 2026 r. a niedługo potem.

Źródło: Ministerstwo Finansów: Podręcznik KSeF 2.0 (Cz. III)