Prawa i obowiązki członków zarządu spółki z o.o. – zmiany od 13 października 2022 roku
Uchwalona ostatnio przez Sejm nowelizacja Kodeksu spółek handlowych (ustawa z 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2022 poz. 807) , która wejdzie w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia (tj. w dniu 13 października 2022 roku), wprowadza również pewne zmiany w zakresie praw i obowiązków członków zarządu spółek z ograniczona odpowiedzialnością.
Doprecyzowanie sposobu obliczania kadencji
Wydaje się, że jedną z bardziej istotnych kwestii wprowadzonych przy okazji nowelizacji jest doprecyzowanie sposobu obliczania kadencji (okres sprawowania funkcji w organie), co ma z kolei istotne znaczenie przy ustalaniu mandatu (umocowanie do pełnienia funkcji w organie), co dotychczas niejednokrotnie nastręczało pewnych problemów interpretacyjnych. Dodanie w art. 202 § 2 ksh drugiego zdania w brzmieniu „Kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa spółki stanowi inaczej” ma ostatecznie rozwiać te wątpliwości wprowadzając jasną zasadę w sposobie obliczania okresu kadencji. W świetle nowych przepisów, jeżeli członek zarządu spółki (te same zasady obliczania kadencji stosuje się do członków rady nadzorczej ) został powołany w trakcie roku obrotowego np. 15 września 2022 r. (zakładamy, że w spółce rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy) to rok obrotowy spółki zaczynający się 1 stycznia 2022 r. i kończący się 31 grudnia 2022 r. nie będzie pełnym rokiem obrotowym dla powołanego członka zarządu.
W podanym przykładzie pierwszym pełnym rokiem obrotowym trwania kadencji nowego członka zarządu będzie dopiero rok 2023. Przyjmując, że członek zarządu w dniu 15 września 2022 r. został powołany na 3 letnią kadencję, to co do zasady upłynie ona 31 grudnia 2025 r. Mandat członka zarządu w takim przypadku wygaśnie natomiast z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe spółki za rok 2025 a więc w 2026 r.
Lojalność wobec spółki także po wygaśnięciu mandatu
Nowe przepisy nakładają też na członków zarządu wymóg wykonywania swoich obowiązków przy dołożeniu staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochowania lojalności wobec spółki. Obowiązek ten rozszerzono również na okres po wygaśnięciu mandatu i tak zgodnie z nowym art. 2091 ksh, członek zarządu nie może ujawniać tajemnicy spółki także po wygaśnięciu mandatu.
Zmiany w zakresie odpowiedzialności członków zarządu
Jednocześnie zmodyfikowano zasady odpowiedzialność członków zarządu w tym zakresie uchylając § 2 w art. 293 ksh i zastępując go § 3. Zgodnie z dodanym przepisem „Członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględniane przy dokonywaniu starannej oceny.”
Nie umniejszając samej istocie problemy można jedynie zauważyć że jest to swoistego rodzaju wskazówka dla zarządu, aby korzystać analiz, ekspertyz i opinii fachowców w celu zminimalizowania swojej ewentualnej odpowiedzialności.
Nowe obowiązki członków zarządu spółki z o.o. od 13 października 2022 roku
Nowy obowiązek zarządu wobec wspólników spółki wprowadza też dodany art. 231 § 41 ksh. Zgodnie z tym nowym przepisem „Dokumenty odpowiadające treścią sprawozdaniu zarządu z działalności spółki, sprawozdaniu finansowemu, sprawozdaniu rady nadzorczej lub sprawozdaniu z badania są wydawane wspólnikowi na jego żądanie, które może zostać zgłoszone zarządowi licząc od dnia zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Dokumenty udostępnia się niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie dwóch dni powszednich od dnia zgłoszenia żądania. Na żądanie wspólnika dokumenty udostępnia się w postaci elektronicznej, w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.” Należy zauważyć, że jakkolwiek sama idea udostępniania wspólnikom w/w informacji nie jest nowa, gdyż wynikała już wcześniej z ustawy o rachunkowości to jednak zdecydowanie skrócono tu termin na udostępnienie tych informacji.
Innym, nowym obowiązkiem zarządu wynikającym z przyjętej nowelizacji jest obowiązek informacyjny wobec rady nadzorczej wykonującej swoje ustawowe zadania (art. 219 § 41 i § 42 ksh). I tak zarząd zobowiązany jest do przekazania radzie nadzorczej, informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień, o które zwróci się rada nadzorcza, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin. Dodatkowo zastrzeżono, że zarząd nie może ograniczać członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych przez nich dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.
Zważywszy jednak, że w zdecydowanej większości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością nie ma rady nadzorczej nie wydaje się aby regulacja ta miała większego znaczenia w praktyce.
Wojciech Ostrowski, Radca prawny