REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć kartę podarunkową dla pracownika? Podatki, składki, księgowanie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak rozliczyć kartę podarunkową dla pracownika? Podatki, składki, księgowanie
Jak rozliczyć kartę podarunkową dla pracownika? Podatki, składki, księgowanie
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Karty podarunkowe to coraz popularniejszy benefit pracowniczy. Najczęściej wręcza się go okazjonalnie jako prezent świąteczny. To też narzędzie doceniania, które można wykorzystywać z innych okazji: jubileuszy, Dnia Dziecka, Dnia Kobiet, świąt branżowych czy jako specjalne nagrody pracownicze. Sprawdź, czy karty podarunkowe wiążą się z obowiązkiem podatkowym i jak je rozliczyć. 

rozwiń >

Co to jest karta podarunkowa?

Karta podarunkowa to uniwersalny środek płatniczy. Taką kartą przedpłaconą (plastikową lub wirtualną) można płacić w punktach handlowo-usługowych w Polsce, na świecie oraz w Internecie. Umożliwia ona wykorzystanie środków w przyznanym limicie na dowolne zakupy w określonym terminie ważności. Dodatkowym atutem jest możliwość swobodnego dokonywania wypłat z bankomatów.

- Karty podarunkowe stanowią nowoczesny, wszechstronny instrument dbania o dobrostan i efektywność pracowników. Podnoszą motywację, zapewniają wsparcie finansowe i pomagają budować pozytywne relacje i doświadczenia. Upominek w postaci karty, wręczany podczas celebracji różnych wydarzeń firmowych czy rozmów lidera z pracownikiem, jest doskonałym sposobem doceniania i okazywania wsparcia emocjonalnego. Z badania „Potrzeby pracowników 2023” przeprowadzonego przez PBS na zlecenie Pluxee wynika, że takie świadczenie wzmacnia motywację pracownika o 73%, natomiast u 79% wywołuje poczucie docenienia przez przełożonych  – mówi Katarzyna Turska, dyrektorka HR w Pluxee Polska. Kwoty, na które zasilane są karty podarunkowe, pracownik może wydać na to, co chce, a więc na przyjemności, codzienne potrzeby i małe marzenia np. kawa w drodze do pracy, ulubione perfumy, masaż czy wymarzone rolki. Pracownicy deklarują, że to świadczenie pozytywnie wpływa na ich zaangażowanie i postrzeganie firmy, a cenią je za uniwersalność, swobodę wykorzystania oraz bezpośrednią korzyść finansową. Atrakcyjność tego benefitu finansowego zasadza się również na szczególnym księgowaniu mentalnym - zatrudnieni traktują je jako ekstra środki, które mogą przeznaczyć na wydatki nieprzewidziane w ich standardowym budżecie. Inaczej niż w przypadku pensji, którą najczęściej wydaje się na rachunki, spłaty kredytu i inne zobowiązania. Również z punktu widzenia pracodawcy taka forma dofinansowania jest korzystna, gdyż umożliwia zwolnienie z PIT do 1000 zł, pod warunkiem że jest finansowana z ZFŚS.

REKLAMA

REKLAMA

Jak można kupić kartę podarunkową?

Karty podarunkowe dla pracowników mogą nabywać wyłącznie firmy, zakup przez osoby fizyczne jest niemożliwy. Sam proces jest prosty i nie wymaga wielu formalności. Dla przykładu, kartę Pluxee można łatwo zamówić przez sklep internetowy lub przesyłając formularz zamówienia do Centrum Obsługi Klienta, a następnie opłacić całość na podstawie faktury proforma. Po zaksięgowaniu środków zamówienie jest realizowane w 48 godzin. Ze względu na najwyższe standardy bezpieczeństwa wysyła się nieaktywne i niezasilone karty. Po potwierdzeniu otrzymania przesyłki karty są doładowywane na określoną kwotę i gotowe do przekazania zatrudnionym. W przypadku kart wirtualnych dane dostępowe do aktywacji użytkownik dostaje w wiadomości email, a po przejściu krótkiego procesu rejestracji otrzymuje numer karty, umożliwiający swobodne korzystanie.

Czy można wziąć fakturę na kartę podarunkową?

Nie, za wartość doładowania kart wystawia się notę księgową, gdyż wartość takiego zasilenia nie jest towarem ani usługą i jako takie nie jest obciążone podatkiem VAT. Natomiast za dodatkowe opłaty i prowizje nabywca otrzymuje fakturę VAT, ponieważ są one objęte podatkiem od towarów i usług.

Podstawa prawna: Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Czy od kart podarunkowych trzeba odprowadzać składki ZUS oraz podatek dochodowy?

Obowiązek ZUS i PIT zależą od źródła finansowania. Przy finansowaniu z ZFŚS karta podarunkowa nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS*, a także jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych do 1000 zł rocznie na pracownika**. W przypadku finansowania z środków obrotowych powyższe zwolnienia nie obowiązują, a wartość dofinansowania dolicza się do wynagrodzenia pracownika, oskładkowuje i opodatkowuje. Ważne: wszelkie opłaty związane z zamówieniem kart podarunkowych dla pracowników można realizować jedynie z środków obrotowych.

Podstawa prawna:
*§2 ust 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r.
**Art. 21 ust. 1 pkt. 67  Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r.

REKLAMA

Czy karty podarunkowe stanowią koszt uzyskania przychodu?

Wartość kart wydanych pracownikom stanowi dla firmy koszt uzyskania przychodu, jeśli finansowane są ze środków obrotowych pracodawcy i nie stanowią działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych*. Natomiast w przypadku zasilenia kart finansowanych z ZFŚS kosztem jest wartość odpisu na ZFŚS**.

Podstawa prawna:
*Art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r.
**Art. 16 ust 1 pkt.9 lit. B. Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak zaksięgować karty podarunkowe?

Posłużmy się przykładem: firma „Super Pracodawca” zamawia karty Pluxee Prezent na kwotę 10 000 PLN i opłaca je z ZFŚS. Wartość zasilenia nie podlega VAT, ale prowizja i inne opłaty tak. Firma Pluxee wystawia proformę na kwotę 10 492 PLN.

Oto przykładowy schemat księgowania z założeniem, że firma dokonuje zapłaty na podstawie proformy i stosuje konto rozliczenie zakupu:

Operacja 1: Firma „SUPER PRACODAWCA” opłaca otrzymaną proformę i otrzymuje potwierdzenie tej operacji na wyciągu bankowym.
Operacja 2: Pluxee po otrzymaniu płatności wystawia notę księgową (obciążeniową) na wartość nominalną kart podarunkowych 10 000 PLN i fakturę VAT na prowizję 492 PLN.
Operacja 3: Wydanie kart podarunkowych pracownikom na podstawie imiennej listy na której pracownik swoim podpisem kwituje otrzymanie karty podarunkowej. Koszt dla pracodawcy powstaje w dacie wydania karty podarunkowej pracownikowi

Jak działają karty podarunkowe dla pracowników?

Korzysta się z nich analogicznie do kart bankowych, których używamy na co dzień z tą różnicą, że karty podarunkowe doładowuje się na konkretną kwotę. Ponadto nie są one imienne, tylko wystawione na okaziciela. Użytkownik, czyli pracownik, może przeznaczyć takie ekstra środki na dowolne zakupy. Kartą na ogół zapłaci zarówno stacjonarnie, online jak i na całym świecie. Wielu dostawców umożliwia zarządzanie kartą z poziomu aplikacji (sprawdzenie salda, zmiana PIN itp.).

Gdzie można płacić kartami podarunkowymi? 

Karty podarunkowe można realizować w wielu punktach handlowych i usługowych. Przykładowo karty podarunkowe Pluxee Prezent są akceptowane w sieci Mastercard, czyli praktycznie wszędzie i bez ograniczeń. Można nią płacić za zakupy spożywcze, w ulubionej kawiarni, za karnet na siłownię czy buty, zarówno w punktach stacjonarnych, jak i w Internecie.

Dlaczego warto wręczyć kartę podarunkową swoim pracownikom? Dofinansowanie w tej formie wpisuje się w trendy w świadczeniach pozapłacowych, a co najważniejsze w potrzeby pracowników. „Dziękuję” przekazane w tej formie na pewno wpłynie pozytywnie na ich samopoczucie i zaangażowanie. Ponadto jest świetnym narzędziem budowania wizerunku firmy – aż 78% pracowników badania „Potrzeby pracowników 2023” deklaruje, że lepiej by oceniło pracodawcę po otrzymaniu karty podarunkowej. Nie bez znaczenia pozostają też korzyści podatkowe, takie jak zwolnienie ze składek ZUS oraz z podatku dochodowego do 1000 zł rocznie na pracownika, o ile źródłem finansowania jest ZFŚS.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

REKLAMA

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA