REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć kartę podarunkową dla pracownika? Podatki, składki, księgowanie

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Jak rozliczyć kartę podarunkową dla pracownika? Podatki, składki, księgowanie
Jak rozliczyć kartę podarunkową dla pracownika? Podatki, składki, księgowanie
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Karty podarunkowe to coraz popularniejszy benefit pracowniczy. Najczęściej wręcza się go okazjonalnie jako prezent świąteczny. To też narzędzie doceniania, które można wykorzystywać z innych okazji: jubileuszy, Dnia Dziecka, Dnia Kobiet, świąt branżowych czy jako specjalne nagrody pracownicze. Sprawdź, czy karty podarunkowe wiążą się z obowiązkiem podatkowym i jak je rozliczyć. 

rozwiń >

Co to jest karta podarunkowa?

Karta podarunkowa to uniwersalny środek płatniczy. Taką kartą przedpłaconą (plastikową lub wirtualną) można płacić w punktach handlowo-usługowych w Polsce, na świecie oraz w Internecie. Umożliwia ona wykorzystanie środków w przyznanym limicie na dowolne zakupy w określonym terminie ważności. Dodatkowym atutem jest możliwość swobodnego dokonywania wypłat z bankomatów.

- Karty podarunkowe stanowią nowoczesny, wszechstronny instrument dbania o dobrostan i efektywność pracowników. Podnoszą motywację, zapewniają wsparcie finansowe i pomagają budować pozytywne relacje i doświadczenia. Upominek w postaci karty, wręczany podczas celebracji różnych wydarzeń firmowych czy rozmów lidera z pracownikiem, jest doskonałym sposobem doceniania i okazywania wsparcia emocjonalnego. Z badania „Potrzeby pracowników 2023” przeprowadzonego przez PBS na zlecenie Pluxee wynika, że takie świadczenie wzmacnia motywację pracownika o 73%, natomiast u 79% wywołuje poczucie docenienia przez przełożonych  – mówi Katarzyna Turska, dyrektorka HR w Pluxee Polska. Kwoty, na które zasilane są karty podarunkowe, pracownik może wydać na to, co chce, a więc na przyjemności, codzienne potrzeby i małe marzenia np. kawa w drodze do pracy, ulubione perfumy, masaż czy wymarzone rolki. Pracownicy deklarują, że to świadczenie pozytywnie wpływa na ich zaangażowanie i postrzeganie firmy, a cenią je za uniwersalność, swobodę wykorzystania oraz bezpośrednią korzyść finansową. Atrakcyjność tego benefitu finansowego zasadza się również na szczególnym księgowaniu mentalnym - zatrudnieni traktują je jako ekstra środki, które mogą przeznaczyć na wydatki nieprzewidziane w ich standardowym budżecie. Inaczej niż w przypadku pensji, którą najczęściej wydaje się na rachunki, spłaty kredytu i inne zobowiązania. Również z punktu widzenia pracodawcy taka forma dofinansowania jest korzystna, gdyż umożliwia zwolnienie z PIT do 1000 zł, pod warunkiem że jest finansowana z ZFŚS.

REKLAMA

Autopromocja

Jak można kupić kartę podarunkową?

Karty podarunkowe dla pracowników mogą nabywać wyłącznie firmy, zakup przez osoby fizyczne jest niemożliwy. Sam proces jest prosty i nie wymaga wielu formalności. Dla przykładu, kartę Pluxee można łatwo zamówić przez sklep internetowy lub przesyłając formularz zamówienia do Centrum Obsługi Klienta, a następnie opłacić całość na podstawie faktury proforma. Po zaksięgowaniu środków zamówienie jest realizowane w 48 godzin. Ze względu na najwyższe standardy bezpieczeństwa wysyła się nieaktywne i niezasilone karty. Po potwierdzeniu otrzymania przesyłki karty są doładowywane na określoną kwotę i gotowe do przekazania zatrudnionym. W przypadku kart wirtualnych dane dostępowe do aktywacji użytkownik dostaje w wiadomości email, a po przejściu krótkiego procesu rejestracji otrzymuje numer karty, umożliwiający swobodne korzystanie.

Czy można wziąć fakturę na kartę podarunkową?

Nie, za wartość doładowania kart wystawia się notę księgową, gdyż wartość takiego zasilenia nie jest towarem ani usługą i jako takie nie jest obciążone podatkiem VAT. Natomiast za dodatkowe opłaty i prowizje nabywca otrzymuje fakturę VAT, ponieważ są one objęte podatkiem od towarów i usług.

Podstawa prawna: Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Czy od kart podarunkowych trzeba odprowadzać składki ZUS oraz podatek dochodowy?

Obowiązek ZUS i PIT zależą od źródła finansowania. Przy finansowaniu z ZFŚS karta podarunkowa nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS*, a także jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych do 1000 zł rocznie na pracownika**. W przypadku finansowania z środków obrotowych powyższe zwolnienia nie obowiązują, a wartość dofinansowania dolicza się do wynagrodzenia pracownika, oskładkowuje i opodatkowuje. Ważne: wszelkie opłaty związane z zamówieniem kart podarunkowych dla pracowników można realizować jedynie z środków obrotowych.

Podstawa prawna:
*§2 ust 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r.
**Art. 21 ust. 1 pkt. 67  Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r.

Czy karty podarunkowe stanowią koszt uzyskania przychodu?

Wartość kart wydanych pracownikom stanowi dla firmy koszt uzyskania przychodu, jeśli finansowane są ze środków obrotowych pracodawcy i nie stanowią działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych*. Natomiast w przypadku zasilenia kart finansowanych z ZFŚS kosztem jest wartość odpisu na ZFŚS**.

Podstawa prawna:
*Art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r.
**Art. 16 ust 1 pkt.9 lit. B. Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jak zaksięgować karty podarunkowe?

Posłużmy się przykładem: firma „Super Pracodawca” zamawia karty Pluxee Prezent na kwotę 10 000 PLN i opłaca je z ZFŚS. Wartość zasilenia nie podlega VAT, ale prowizja i inne opłaty tak. Firma Pluxee wystawia proformę na kwotę 10 492 PLN.

Oto przykładowy schemat księgowania z założeniem, że firma dokonuje zapłaty na podstawie proformy i stosuje konto rozliczenie zakupu:

Operacja 1: Firma „SUPER PRACODAWCA” opłaca otrzymaną proformę i otrzymuje potwierdzenie tej operacji na wyciągu bankowym.
Operacja 2: Pluxee po otrzymaniu płatności wystawia notę księgową (obciążeniową) na wartość nominalną kart podarunkowych 10 000 PLN i fakturę VAT na prowizję 492 PLN.
Operacja 3: Wydanie kart podarunkowych pracownikom na podstawie imiennej listy na której pracownik swoim podpisem kwituje otrzymanie karty podarunkowej. Koszt dla pracodawcy powstaje w dacie wydania karty podarunkowej pracownikowi

Jak działają karty podarunkowe dla pracowników?

Korzysta się z nich analogicznie do kart bankowych, których używamy na co dzień z tą różnicą, że karty podarunkowe doładowuje się na konkretną kwotę. Ponadto nie są one imienne, tylko wystawione na okaziciela. Użytkownik, czyli pracownik, może przeznaczyć takie ekstra środki na dowolne zakupy. Kartą na ogół zapłaci zarówno stacjonarnie, online jak i na całym świecie. Wielu dostawców umożliwia zarządzanie kartą z poziomu aplikacji (sprawdzenie salda, zmiana PIN itp.).

Gdzie można płacić kartami podarunkowymi? 

Karty podarunkowe można realizować w wielu punktach handlowych i usługowych. Przykładowo karty podarunkowe Pluxee Prezent są akceptowane w sieci Mastercard, czyli praktycznie wszędzie i bez ograniczeń. Można nią płacić za zakupy spożywcze, w ulubionej kawiarni, za karnet na siłownię czy buty, zarówno w punktach stacjonarnych, jak i w Internecie.

Dlaczego warto wręczyć kartę podarunkową swoim pracownikom? Dofinansowanie w tej formie wpisuje się w trendy w świadczeniach pozapłacowych, a co najważniejsze w potrzeby pracowników. „Dziękuję” przekazane w tej formie na pewno wpłynie pozytywnie na ich samopoczucie i zaangażowanie. Ponadto jest świetnym narzędziem budowania wizerunku firmy – aż 78% pracowników badania „Potrzeby pracowników 2023” deklaruje, że lepiej by oceniło pracodawcę po otrzymaniu karty podarunkowej. Nie bez znaczenia pozostają też korzyści podatkowe, takie jak zwolnienie ze składek ZUS oraz z podatku dochodowego do 1000 zł rocznie na pracownika, o ile źródłem finansowania jest ZFŚS.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wchodzi na stałe – od 2026 roku faktury tylko elektroniczne. Szczegóły ustawy już znane!

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

Nierozwiązany problem ziemi po PGR-ach: czy minister Krajewski uratuje miejsca pracy i gospodarstwa indywidualne?

Nierozwiązane od lat kwestie zagospodarowania dzierżawionej ziemi państwowej powracają dziś z ogromną siłą. Na decyzje ministerstwa rolnictwa czekają zarówno pracownicy spółek gospodarujących na gruntach po dawnych PGR-ach, jak i rolnicy indywidualni, którzy chcą powiększać swoje gospodarstwa. W tle stoją dramatyczne obawy o przyszłość setek osób zatrudnionych w spółkach oraz widmo likwidacji stad bydła.

Dobra wiadomość dla rolników! Prezydent podpisał ustawę o przechowywaniu nawozów naturalnych – zmiany wejdą w życie błyskawicznie

Prezydent RP podpisał ustawę przygotowaną przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi, która wprowadza istotne zmiany dla rolników w zakresie przechowywania nawozów naturalnych. Nowe przepisy wydłużają terminy dostosowania gospodarstw, upraszczają procedury budowlane i zapewniają dodatkowe wsparcie administracyjne.

Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

REKLAMA

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

REKLAMA