Zużycie środka trwałego może mieć charakter:
- zużycia fizycznego, które powstaje w toku użytkowania środka trwałego; jego poziom zależy od rodzaju i jakości środka trwałego, intensywności eksploatacji, staranności obsługi, częstotliwość remontów,
- zużycia ekonomicznego, które wynika z postępu technicznego i powoduje konieczność wymiany dobrych jeszcze fizycznie obiektów na lepsze, a niejednokrotnie i tańsze w eksploatacji.
Wydatki poniesione na zakup środka trwałego, zgodnie z zasadą współmierności nie mogą stanowić jednorazowego kosztu w momencie zakupu. Stanowią one koszty rozłożone w czasie. Dzięki amortyzacji nakłady na zakup albo wytworzenie środka trwałego są stopniowo zaliczane w koszty poszczególnych okresów, co pozwala na gromadzenie funduszy potrzebnych na zakup nowych środków trwałych po całkowitym zamortyzowaniu starych.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, przy naliczaniu amortyzacji obowiązują następujące zasady:
- odpisów amortyzacyjnych dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia wartości początkowej środka trwałego na ustalony okres amortyzacji,
- rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania,
- zakończenie amortyzacji następuje nie później niż z chwilą:
- zrównania odpisów z wartością początkową,
- przeznaczenie środka trwałego do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru.
Dla ustalania okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacji uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego, na który wpływają:
- liczba zmian, na których pracuje środek trwały,
- tempo postępu techniczno-ekonomicznego,
- wydajność środka trwałego,
- prawne i inne ograniczenia czasu używania,
- przewidywana przy likwidacji cena sprzedaży istotnej pozostałości środka trwałego.
Na dzień przyjęcia środka trwałego do użytkowania należy ustalić okres, stawkę i metodę amortyzacji. Przyjęte okresy i stawki amortyzacji powinny być przez jednostkę okresowo weryfikowane powodując korektę odpisów dokonywanych w następnych latach.
Znanych jest kilka metod naliczania zużycia środków trwałych (amortyzacji):
Metoda liniowa - zakłada, że środek trwały zużywa się jednakowo w każdej jednostce czasu przez cały przewidywany okres jego używania i polega na umorzeniu co miesiąc takiego samego odsetka wartości środka trwałego. Oparta jest na założeniu, że zużycie środka trwałego i utrata jego wartości jest taka sama w każdym okresie. Metoda liniowa daje takie same koszty w każdym z okresów wykorzystywania środków trwałych.
Metoda degresywna - metoda przyspieszona, z zastosowaniem odpowiedniego współczynnika podwyższającego, wykorzystywana w szczególnych przypadkach. Stawka maleje. Oparta jest na założeniu, że zużycie środka trwałego a zwłaszcza zmniejszenie jego wartości następuje w początkowym okresie jego używania szybciej niż w następnych okresach. Metoda ta daje większe koszty amortyzacji (niż metoda liniowa) w pierwszych latach wykorzystania środka trwałego.
Metoda progresywna - metoda przyśpieszona, z zastosowaniem odpowiedniego współczynnika podwyższającego, wykorzystywana w szczególnych przypadkach. Oparta jest na założeniu, że wraz z upływem czasu zużycie środka trwałego i utrata jego wartości następuje coraz szybciej.
Przyjęte do użytkowania środki trwałe o niskiej jednostkowej wartości początkowej można amortyzować w sposób uproszczony poprzez:
- dokonanie odpisu od całej grupy obiektów zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem (amortyzuje się więc nie poszczególne obiekty, ale zbiorczo całą ich grupę), np. meble, dywany, odzież roboczą o znacznej wartości jednostkowej,
- jednorazowe odpisanie wartości początkowej takich obiektów (np. pojedyncze meble, dywany oraz składniki o niskiej wartości jednostkowej).