BPO: kto i jak może skorzystać na outsourcingu procesów biznesowych. Co najmniej 20% oszczędności dla większych firm

• Dla kogo oursourcing procesów biznesowych?
• Przykład efektów współpracy z centrum BPO
• Jakie procesy można zlecać na zewnątrz?
• Korzyści dla firm korzystających z usług centrów BPO

Oczywistą korzyścią skorzystania z outsourcingu procesów biznesowych są oszczędności. Bezpiecznie można założyć, że wynoszą one co najmniej 20 proc. Ale równie ważne jest możliwość skorzystania z know-how specjalistów z centrum BPO, usprawnienie procesów i uwolnienie czasu kadry zarządzającej, by firma mogła skupić się na rozwoju.

Dla kogo oursourcing procesów biznesowych?

Usługi centrów BPO to forma outsourcingu korzystna dla firm o odpowiedniej skali działania. Małe przedsiębiorstwa mogą oczywiście zlecać usługi na zewnątrz. Na przykład korzystając z usług biura rachunkowego czy wsparcia firmy IT. Ale centra outsourcingu procesów biznesowych oferują usługi dla dużych firm.

W ich przypadku oszczędności są oczywiście niezwykle ważne, ale kluczowe są też dodatkowe korzyści, wynikające z usprawnienia procesów i zwiększenia efektywności.

Przykład efektów współpracy z centrum BPO

Z usług centrum BPO skorzystała spółka produkcyjna o obrocie na poziomie 300 mln zł rocznie. W jej przypadku problemem była efektywność i jakość procesów wewnętrznych oraz zbyt wysokie koszty operacyjne.

Firma zdecydowała się na outsourcing księgowości, kadr i płac, administracji oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i skutecznej windykacji.

W efekcie przedsiębiorstwo zaoszczędziło 1 mln zł na kosztach pracowniczych. Czas obiegu dokumentów uległ skróceniu o połowę. Poprawił się również cash-flow – o 10 mln zł w pierwszym roku i kolejne 10 mln zł w drugim roku współpracy.

Niezwykle ważny był też pozytywny wpływ na rozwój spółki. Realizuje ona plan wzrostu przychodów o 20 proc. rocznie bez potrzeby rekrutacji dodatkowych specjalistów w obszarze back-office.

Jakie procesy można zlecać na zewnątrz?

Centra Business Process Outsourcingu zapewniają najczęściej zewnętrzną obsługę: 

• księgową,
• administracji kadrowo–płacowej, 
• procesów wsparcia (back–office), takich jak np. windykacji, controllingu, obsługi help desku, administracji sprzedaży,
• IT i transformacji cyfrowej.

Dodatkową wartością dla firm korzystających z usług BPO jest możliwość skorzystania z wiedzy specjalistów, których brakuje na rynku. 
W metropoliach zatrudnienie odpowiedniego specjalisty jest bardzo kosztowne. W mniejszych ośrodkach często takich specjalistów po prostu brakuje. Poza tym w dobie rewolucyjnych zmian technologicznych i zmieniającego się szybko otoczenia prawnego i podatkowego samodzielne budowanie kompetencji w wąskich specjalizacjach może być zbyt kosztowne i po prostu nieopłacalne. 

Korzyści dla firm korzystających z usług centrów BPO

– Dzięki nowoczesnej technologii i dużej skali obsługiwanych operacji oszczędności wynoszą 20 proc. lub więcej w porównaniu do wewnętrznych działów księgowych i prowadzenia spraw kadrowo-płacowych wewnętrznie – mówi Maciej Paraszczak, prezes Meritoros SA.

Korzyści – poza oszczędnościami – jakie płyną z outsourcingu  procesów biznesowych to przede wszystkim:

• brak konieczności ciągłego zatrudniania specjalistów i tworzenia nowych działów w firmie;
• brak konieczności przeprowadzania rekrutacji na niekluczowe stanowiska;
• uwolnienie czasu menedżerów, którzy  mogą się skupić na kluczowych zadaniach;
• obniżenie kosztów operacyjnych; 
• możliwość skupienia się na strategicznych celach, dostosowania się do zmieniających się wymagań rynkowych. 

– Na Zachodzie BPO jest niezwykle popularne, w Polsce była luka na tego typu usługi, dlatego sektor rośnie dynamicznie z roku na rok. Dane z rynku międzynarodowego wskazują, że firmy korzystające z BPO mają trzykrotnie większe szanse na osiągnięcie pozycji lidera rynkowego niż firmy, które go nie stosują – mówi Maciej Paraszczak.

Dzieje się tak dlatego, że BPO pozwala firmom zmniejszyć koszty, uwolnić czas i potencjał kluczowych menedżerów i skupić się na ekspansji rynkowej i rozwoju. Umożliwia też odciążenie zespołu, przez co pracownicy mogą skoncentrować się na kluczowych wyzwaniach strategicznych, bo część zadań o charakterze operacyjnym powierzona zostaje specjalistom zewnętrznym.