Faktura jest dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji. Dane, jakie powinna ona zawierać, określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie faktur. Przepisy te nie wymieniają wymogu podpisywania faktur przez ich wystawcę i odbiorcę. Według rozporządzenia prawidłowo wystawiona faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej (§ 5 rozporządzenia w sprawie faktur):
1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
3) numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”,
4) dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury,
5) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
6) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
7) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
8) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
9) stawki podatku,
10) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
11) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Katalog niezbędnych elementów, jakie powinna zawierać faktura, nie wymienia zatem ani pieczątki ani podpisów osób upoważnionych do jej wystawienia. Nie można więc powiedzieć, że faktura VAT bez pieczątki czy podpisów, bądź jednego i drugiego, jest nieprawidłowo wystawionym dokumentem podatkowym. Jeśli tylko zawiera wszystkie elementy wymienione w katalogu, stanowi podstawę wszystkich czynności księgowych. Jest ważnym dokumentem podatkowym. Na jego podstawie podatnik może dokonywać księgowań, odliczania podatku, zapisów w ewidencji. Jednak w przypadku jednostek prowadzących księgi rachunkowe trzeba mieć na względzie również przepisy ustawy o rachunkowości. Aby dokumentacja księgowa stanowiła wiarygodny dowód przeprowadzenia operacji gospodarczych, musi spełniać określone wymagania zawarte w art. 21 ww. ustawy. Ustawa ta zawiera wymóg posiadania podpisu wystawcy faktury oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów. Wymóg ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego, ponieważ można zaniechać zamieszczania na dowodzie podpisu wystawcy i odbiorcy, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.
Mimo braku ustawowego obowiązku podpisywania faktur wskazane jest jednak ich podpisywanie. Faktura jest bowiem dokumentem o znaczeniu prawnym i może stanowić dowód zarówno zaciągnięcia zobowiązania, jak i spełnienia określonego świadczenia. Ponadto podpisy uprawdopodobniają autentyczność dokumentu. Warto więc samemu podpisywać dokumenty oraz sugerować podpisanie faktury dostawcy.
Reasumując, przepisy podatkowe nie zawierają wymogu podpisywania i stemplowania faktur. Z kolei z punktu widzenia ustawy o rachunkowości dowód księgowy, jakim jest faktura, powinien zawierać m.in. podpis wystawcy faktury oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów. Wymóg ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego.
Wioletta Chaczykowska
Podstawa prawna:
• § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 68, poz. 360),
• art. 21 ust. 1 i 1a ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.).