W myśl prawa podatkowego, faktura VAT stanowi dokument potwierdzający zawarcie transakcji sprzedaży. W związku z tym, dokument ten powinien być sporządzony w sposób staranny jak również, przede wszystkim, bezbłędny. Rzeczywistość gospodarcza pokazuje jednak, że w fakturach VAT pojawiają się liczne pomyłki. W takim przypadku strony transakcji zobowiązane są do dokonania niezbędnej korekty błędów, za pomocą dwóch przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, narzędzi, a mianowicie noty oraz faktury korygującej.
Pomimo opisanych wyżej sposobów korygowania faktur, kwestią wzbudzającą wątpliwości wydaje się możliwość anulowania wystawionego dokumentu. Niestety, możliwość anulowania wystawionych faktur nie podlega regulacjom, ani przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, ani zapisami rozporządzeń wykonawczych do wspomnianego aktu prawnego. Podatnik powinien jednakże pamiętać, że w praktyce wykształcił się sposób anulowania faktur, który jest powszechnie akceptowany zarówno przez organy podatkowe w wydawanych wiążących indywidualnych interpretacjach podatkowych, jak również przez sądy administracyjne w swoim orzecznictwie.
Anulowanie faktury dopuszczone tylko w określonych przypadkach
Przede wszystkim należy podkreślić fakt, że anulowanie faktury może nastąpić, gdy dokument ten przedstawia czynność niedokonaną. Ponadto podatnik musi pamiętać, że w praktyce anulowanie faktury możliwe jest w przypadku, gdy została ona wystawiona na podstawie zamówienia, które zostało anulowane, co w konsekwencji oznacza, że faktycznie nie doszło do zawarcia umowy sprzedaży, jak również powstania obowiązku podatkowego.
Drugim istotnym warunkiem niezbędnym w sytuacji możliwości anulowania faktury jest to, że anulowaniu podlegają wyłącznie te faktury, które nie zostały jeszcze wprowadzone do obrotu prawnego. Żeby więc anulować fakturę wystawca musi posiadać oryginał i kopię faktury.
Należy więc podkreślić, że w celu dokonania korekty danych i wartości błędnie wskazanych na fakturze nie ma możliwości anulowania dokumentu. Zamiast tego należy sporządzić, w zależności od rodzaju pomyłki, albo notę korygującą, albo fakturę korygującą.
W jaki sposób anulować fakturę VAT?
Aby anulować dokument obrazujący transakcję sprzedaży należy umieścić zarówno na oryginale, jak i na kopii faktury adnotację, że dokument ten został anulowany danego dnia. Ponadto, w celu zapobieżenia ponownemu wykorzystaniu anulowanych faktur, należy je przekreślić i opatrzyć podpisem osoby, upoważnionej do ich wystawienia. Warto zaznaczyć, że sprzedawca jest zobowiązany do przechowywania anulowanych dokumentów.
Małgorzata Jawińska, Elżbieta Węcławik