Minister Finansów i Gospodarki (MFiG) w rozporządzeniu z 7 grudnia 2025 r. określił przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, oraz przypadki, w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane. Rozporządzenie to wejdzie w życie 1 lutego 2026 r.
- Upoważnienie z ustawy o VAT
- Przypadki w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
- Kiedy można wystawić fakturę ustrukturyzowaną mimo braku obowiązku
- Co to są faktury ustrukturyzowane
Upoważnienie z ustawy o VAT
Na podstawie art. 106s ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), który wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. (wraz ze wszystkimi przepisami regulującymi obowiązkowy model Krajowego systemu e-Faktur – KSeF), minister właściwy do spraw finansów publicznych (aktualnie Minister Finansów i Gospodarki) może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, oraz przypadki, w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane, uwzględniając:
1) specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania;
2) konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności;
3) możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności;
4) konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności.
Przypadki w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
W ww. rozporządzeniu z 7 grudnia 2025 r., Minister Finansów i Gospodarki określił, że obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie ma w następujących przypadkach:
1) świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o ustawy o VAT, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie;
2) świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o ustawy o VAT, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie;
3) świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej;
4) świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT, udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 106o ustawy o VAT;
5) dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli nabywca towarów lub usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP);
6) dostawy towarów i świadczenia usług, udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli podatnik, który upoważnił nabywcę towarów lub usług do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej (NIP).
Kiedy można wystawić fakturę ustrukturyzowaną mimo braku obowiązku
Na podstawie § 3 omawianego rozporządzenia, faktury ustrukturyzowane można wystawiać, mimo braku obowiązku ich wystawiania na podstawie § 2 pkt 5, w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w której nabywca wystawiający faktury zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności w państwie członkowskim Unii Europejskiej innym niż Rzeczpospolita Polska za pomocą numeru, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy.
Co to są faktury ustrukturyzowane
Na podstawie art. 2 pkt 32a) ustawy o VAT, fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Faktura ustrukturyzowana (e-faktura):
- jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
- ma format xml zgodny ze strukturą logiczną opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej będzie struktura logiczna FA(3). Aktualnie od 1 września 2023 r. do 31 stycznia 2026 r. stosuje się (w dobrowolnym modelu KSeF) strukturę logiczną w wersji FA(2).
Ministerstwo Finansów informuje, że od 1 lutego 2026 r. do wszystkich wystawianych faktur ustrukturyzowanych będzie stosowana wyłącznie struktura logiczna FA(3). A zatem struktura logiczna e-faktury w wersji FA(3) będzie musiała być stosowana także do wystawienia (od 1 lutego 2026 r.):
- faktur korygujących, w sytuacji gdy faktura pierwotna, której dotyczy faktura korygująca, została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1),
- faktur rozliczających, w przypadku gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1).
Podstawa prawna:
- art. 106s ustawy o podatku od towarów i usług (w wersji obowiązującej od 1 lutego 2026 r.)
- rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. z 9 grudnia 2025 r. Poz. 1740).