Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą o VAT), w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Kwotę podatku naliczonego podlegającego odliczeniu stanowi – z wyjątkami o których mowa w art. 86 ust. 3-7 ustawy o VAT – suma kwot podatku określona w fakturach VAT otrzymanych przez podatnika z tytułu zakupu ww. dóbr (patrz: art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy).
W świetle przywołanych powyżej przepisów, możliwość odliczenia VAT naliczonego, jaki jest związany z tzw. „krajowymi” zakupami, jest warunkowana dwoma podstawowymi przesłankami:
1) nabyciem (ew. wytworzeniem) towaru/usługi celem ich wykorzystania do wykonywania czynności opodatkowanych VAT;
2) posiadaniem dokumentu (faktury VAT), z którego wynika kwota podatku do odliczenia; przy czym dokument ów, co do zasady, powinien wskazywać jako nabywcę podatnika korzystającego następnie z prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Polecamy: Jak założyć firmę
Odnośnie przesłanki wskazanej w pkt 1 stwierdzić należy, że sytuacja, w której pracownicy w trakcie podróży służbowych – wykonywanych w ramach działalności pracodawcy opodatkowanej VAT – nabywają towary i usługi w jego imieniu i na jego rzecz, pozwala uznać, iż ww. towary/usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych samej pracodawcy.
Odnośnie przesłanki wskazanej w pkt 2 wskazać trzeba, iż zgodnie z § 17 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur, za fakturę uznaje się również dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają one następujące dane:
- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
- numer kolejny i datę wystawienia,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,
- kwotę należności wraz z podatkiem,
- kwotę podatku.
Jeżeli zatem dowód opłaty za przejazd autostradą zawiera wszystkie wymienione powyżej dane, to należy uznać go za dokument zrównany – dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług – z fakturą VAT.
Polecamy: Jak wybrać formę opodatkowania firmy
W przypadku opłat parkingowych ustawodawca nie przewidział możliwości odliczania podatku VAT, np. na podstawie kwitu parkingowego. Oznacza to, iż w przypadku tego rodzaju usług prawo do odliczenia VAT występuje wyłącznie wówczas, gdy nabywca posiada fakturę VAT. W konsekwencji, aby móc odliczyć podatek VAT naliczony przy zakupie usług parkingowych, pracownik powinien odebrać od usługodawcy fakturę VAT, w której jako nabywca ww. usług wskazany będzie pracodawca.
Podatek VAT naliczony przy zakupie przejazdu autostradą bądź usługi parkingowej podlega odliczeniu na zasadach ogólnych, tj. w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzyma dowód za przejazd autostradą/fakturę VAT dokumentującą nabycie usługi parkingowej, albo w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (vide: art. 86 ust. 10 oraz ust. 11 ustawy o VAT).
Należy podkreślić, iż w związku z zakupem ww. usług przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Ograniczenia wynikające z art. 86 ust. 3 ustawy o VAT dotyczące odliczania podatku przy zakupie samochodów osobowych nie znajdują tutaj w ogóle zastosowania.
Dla skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie przejazdu autostradą czy też usługi parkingowej bez znaczenia pozostaje również to, iż pracownik odbywał podróż służbową własnym samochodem. Jednakże celem wykazania, że np. przejazd autostradą został zakupiony w ramach owej podróży (a nie dla prywatnego przejazdu pracownika), pracodawca powinien posiadać w swojej dokumentacji podatkowej następujące dokumenty: polecenie wyjazdu służbowego oraz rozliczenie delegacji, w którym ujęto przedmiotowe usługi (tj. przejazd autostradą, usługę parkingową).
Reasumując, przedsiębiorcy mogą dokonać odliczenia VAT naliczonego przy zakupie przejazdu autostradami oraz usług parkowania przez pracowników odbywających podróż służbową (nawet wówczas, gdy podróż ta odbywa się przy wykorzystaniu ich prywatnych samochodów).
Warunkiem dokonania ww. odliczenia jest posiadanie stosownych dokumentów (dowód zapłaty za przejazd autostradą, faktura VAT za usługę parkingową) oraz możliwość wykazania, iż ww. usługi zostały nabyte w trakcie podróży służbowej wykonywanej w ramach działalności opodatkowanej spółki (polecenie wyjazdu służbowego, rozliczenie delegacji).