Zawsze przed skorzystaniem z ulgi na złe długi musisz powiadomić dłużnika o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi, co wymusi dokonanie korekty podatku VAT także po stronie dłużnika. W zawiadomieniu wierzyciel informuje dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego, a dłużnik ma 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia na uregulowanie należności w jakiejkolwiek formie.
Korekta VAT należnego po stronie wierzyciela może nastąpić w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym upłynął termin określony w zawiadomieniu. UWAGA! Nie może to być jednak termin wcześniejszy niż uzyskanie potwierdzenia odbioru przez dłużnika tego pisma. Formalny obowiązek uzyskania od dłużnika dowodu, że wie on o naszym zamiarze skorzystania z ulgi bardzo często blokuje prawo wierzyciela do skorzystania z niej.
Co zrobić, gdy dłużnik nie odbiera korespondencji? Np. wysyłamy list polecony, wiemy że biuro firmy dłużnika funkcjonuje, ale nasz list wraca z adnotacją „odmowa odbioru listu”. Ustawodawca przewidział taką sytuację i nakazał wierzycielowi stosować przepisy o doręczeniach z Ordynacji podatkowej. Na tej podstawie dowód doręczenia pisma można uzyskać wysyłając list za pokwitowaniem przez pocztę (art. 144 Ordynacji podatkowej).
W razie niemożności doręczenia pisma np. z uwagi na odmowę odbioru listu poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej. Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym. Powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni (art. 150 § 1a Ordynacji podatkowej). Bez znaczenia jest więc, czy dłużnik odebrał nasz list albo po odebraniu zapoznał się z listem.
Wierzyciel najłatwiej uzyska potwierdzenie odbioru zawiadomienia wysyłając je listem z opcją potwierdzenia odbioru. Nadawca otrzymuje takie pokwitowanie po podpisaniu przez dłużnika odpowiedniego druczku naklejonego na list z zawiadomieniem o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi. Po podpisaniu druk trafia w ręce pracownika poczty i jest przez pocztę odsyłany do wierzyciela. Jest to pewny dowód faktu otrzymania listu przez dłużnika oraz daty jego otrzymania.
Taką samą moc dowodową jak potwierdzenie odbioru listu ma zwrócony przez pocztę list z adnotacją „nie zastano adresata” albo „adresat odmówił odbioru listu”
Potwierdzenie tego znajdziemy w pismach organów podatkowych. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2009 r. (sygnatura ILPP2/443-434/09-4/GZ) zajął się pytaniem podatniczki, która zamierzała skorzystać z korekty podatku należnego na podstawie art. 89a ustawy o podatku VAT. Powiadomiła dwukrotnie dłużnika o zamiarze korekty zgodnie z wymogami art. 89a ust. 2 pkt 6 ustawy o podatku VAT. Otrzymała zwrot korespondencji z adnotacją „adresata nie zastano”.
Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu potwierdził, że podatnik chcąc skorzystać z uprawnienia do korekty podatku należnego musi dowieść, że dłużnik został w sposób prawidłowy zawiadomiony, posiadając odpowiednie pokwitowanie odbioru. Warunek te wypełnia dwukrotne powiadomienia dłużnika o zamiarze korekty, czego dowodem jest posiadanie przez wierzyciela zwróconych listów z adnotacją „adresata nie zastano”.