Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?
- Czy noty obciążeniowe trzeba wystawiać w KSeF?
- Nota księgowa i nota korygująca to dwa odmienne dokumenty
- Nie będzie można wystawiać not korygujących
- Czy notę księgową należy traktować jak fakturę VAT
Nie, noty księgowe nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT, dlatego nie trzeba będzie ich wystawiać w Krajowym Systemie e-Faktur. Uzasadnienie i szczegóły w dalszej części artykułu.
Czy noty obciążeniowe trzeba wystawiać w KSeF?
W związku z nadchodzącymi od 1 lutego 2026 r. zmianami dotyczącymi obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy wszystkie dokumenty księgowe, w tym noty obciążeniowe, będą objęte nowym systemem.
Odpowiedzi na to pytanie należy udzielić zaczynając od wyjaśnienia, czym jest nota księgowa, a raczej jaki ma status jako dokument w VAT. Z przepisów dotyczących KSeF wynika bowiem, że tylko dokumenty, które mają status faktur VAT, powinny być wystawiane przy użyciu systemu KSeF.
Nota księgowa i nota korygująca to dwa odmienne dokumenty
Przede wszystkim należy podkreślić, że trzeba odróżnić notę księgową, o którą pyta Czytelnik, od noty korygującej. Notę księgową, zwaną także notą obciążeniową czy notą obciążeniowo-uznaniową, można wykorzystać wówczas, gdy transakcja nie podlega VAT, czyli np. aby:
- obciążyć nierzetelnego kontrahenta właśnie karą umowną jak w przypadku Czytelnika lub odsetkami od zobowiązań, które nie zostały opłacone przez niego w terminie,
- dokonać rozliczenia w postaci przykładowo zwrotu poniesionych kosztów.
Co jednak najważniejsze, nota księgowa nie jest równoznaczna z fakturą. Nie można tym dokumentem zastąpić faktury. Jest to dokument wystawiany na zasadach przewidzianych w art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Natomiast nota korygująca służy do skorygowania błędnie wystawionej faktury.
Sytuacje, kiedy można wykorzystać notę korygującą, zostały wymienione w art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Dotyczą głównie błędów w danych identyfikacyjnych, takich jak imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy czy numery NIP. Nie może natomiast zmieniać danych wpływających na rozliczenie VAT, takich jak miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto), stawka VAT czy kwota należności ogółem.
Nie będzie można wystawiać not korygujących
Od 1 lutego 2026 r. możliwość wystawiania not korygujących zostanie całkowicie zniesiona. Wynika to z faktu, że z tą datą przestaje istnieć podstawa prawna dla tego dokumentu w polskim systemie podatkowym, gdyż art. 106k ustawy o VAT, który obecnie reguluje wystawianie not korygujących, zostaje uchylony. Zatem od 1 lutego 2026 r. wszystkie korekty, również te, do których dochodziło z wykorzystaniem not korygujących, będą musiały być wystawiane przez sprzedawcę jako faktury korygujące z wykorzystaniem KSeF.
1 lutego 2026 r. zostanie uchylony art. 106k ustawy o VAT. Nie będzie więc możliwości korygowania faktur poprzez wystawianie not korygujących. Dlatego korekta będzie możliwa tylko przez wystawienie faktury korygującej.
Czy notę księgową należy traktować jak fakturę VAT
Jak już stwierdziliśmy, noty księgowe to dokumenty obciążeniowe, które są wystawiane w celu udokumentowania określonych należności. Przy czym należności te nie wynikają bezpośrednio z odpłatnej dostawy towarów czy świadczenia usług, gdyż najczęściej dotyczą one właśnie kar umownych za niewywiązanie się z zapisów umowy, opłat za niezwrócone opakowania czy odszkodowań.
W przypadku not księgowych warto pamiętać, że:
- nie dokumentują czynności opodatkowanych VAT,
- nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT,
- nie wymagają wprowadzenia do KSeF,
- muszą być przechowywane zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości.
Dlatego na podstawie przepisów w zakresie VAT dokumenty te nie stanowią faktur VAT, ponieważ nie dokumentują czynności podlegających opodatkowaniu VAT, w związku z tym pozostają poza zakresem regulacji fakturowych przewidzianych w ustawie o VAT. Zatem nie ma ani nie będzie konieczności , a nawet możliwości wystawiania not księgowych z wykorzystaniem KSeF. Noty księgowe nadal będą wystawiane poza systemem KSeF w formie papierowej lub elektronicznej, jak dotychczas.
Potwierdzeniem takiego stanowiska jest interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 29 maja 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.383.2025.1.AMA), w której czytamy:
(…) obowiązek, który będzie wynikał z art. 106ga ust. 1 ustawy, od 1 lutego 2026 r., nie wymaga wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w przypadku dokumentów innych niż faktury, określone w art. 2 pkt 31 ustawy. W sytuacji dokumentowania wyłącznie czynności niepodlegającej ustawie VAT – nie wystawia się faktury (art. 106 ust. 1 ustawy). Dodatkowo, z obowiązujących przepisów dotyczących KSeF ani z przepisów, które wejdą w życie z 1 lutego 2026 r. nie wynika, aby przy użyciu KSeF wystawiane musiały być noty księgowe typu noty obciążeniowe. Wynika to z faktu, że dokumenty te nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy.
Podstawa prawna:
- art. 2 pkt 31, art. 106 ust. 1, art. 106ga ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1023),
- art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1863)
Magdalena Miklewska, ekspert w zakresie VAT