W naszej firmie, zgodnie z ustawą o rachunkowości, planujemy pod koniec roku przeprowadzić inwentaryzację. Po jej zakończeniu chcielibyśmy zlecić wykonanie audytu inwentaryzacji. Proszę o przybliżenie jakie elementy wchodzą w skład audytu inwentaryzacji?
Audyt przeprowadzonej inwentaryzacji obejmuje następujące zagadnienia:
• przygotowanie inwentaryzacji,
• metody inwentaryzacji,
• opracowanie wyników inwentaryzacji,
• rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.
Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. W celu przygotowania inwentaryzacji kierownik wydaje, w formie zarządzenia wewnętrznego, instrukcję inwentaryzacyjną.
Instrukcja inwentaryzacyjna powinna stanowić integralną część zasad rachunkowości jednostki. W instrukcji kierownik jednostki powinien określić podstawy prawne dokonywanej inwentaryzacji, cele inwentaryzacji, jej metody oraz terminy przeprowadzania, zadania głównej komisji inwentaryzacyjnej oraz poszczególnych zespołów spisowych, zasady inwentaryzacji w formie spisu z natury, zasady inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald oraz inwentaryzacji w drodze weryfikacji, zasady wyceny arkuszy inwentaryzacyjnych, zasady weryfikacji wyceny i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.
W trakcie wykonywania zadania audytowego należy sprawdzić zgodność powyższych przepisów dotyczących poszczególnych składników aktywów i pasywów z przepisami ustawy o rachunkowości.
Następnym etapem jest weryfikacja stosowanych metod inwentaryzacji dla potwierdzenia istnienia oraz realności wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów jednostki, która obejmuje:
• stosowanie zasady wyceny składników majątkowych na dzień ujęcia tych składników w ewidencji finansowo-księgowej oraz na dzień bilansowy,
• prawidłowość (pod względem rachunkowym i merytorycznym) dowodów księgowych przychodu i rozchodu składników majątkowych,
• terminowość wystawienia dowodów księgowych.
Wyniki inwentaryzacji powinny zostać odpowiednio udokumentowane i powiązane z danymi wynikającymi z ewidencji finansowo-księgowej. Udokumentowanie inwentaryzacji stanowią arkusze spisowe oraz załączniki uzasadniające wykazane w formularzach spisowych łączne ilości obmiarów i wykazy cząstkowych partii składnika majątkowego. Wycenione i podliczone w kolumnie „wartość” pozycje arkusza spisowego stanowią dowód, na podstawie którego wprowadza się do ksiąg na koniec okresu obrachunkowego np. wartość zapasów.
Stwierdzone w toku inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne powinny być udokumentowane, wyjaśnione oraz rozliczone według zasad stosowanych do rozliczania niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych. Weryfikacja przyjętych przez komisję inwentaryzacyjną wyjaśnień oraz zastosowanych zasad rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, terminu ujęcia rozliczenia w księgach rachunkowych oraz prawidłowości ewidencji rozliczenia różnic jest niezbędnym warunkiem do stwierdzenia, że różnice inwentaryzacyjne odzwierciedlają stan rzeczywisty składników majątkowych jednostki, a nie są one pozorne.
Na zakończenie należy podkreślić, że oprócz wypełnienia obowiązku ustawowego, przeprowadzenie inwentaryzacji daje możliwość uporządkowania i realnej wyceny, z zachowaniem zasady ostrożności, wszystkich składników majątkowych jednostki.
Porady udzieliła:
Grażyna Rajchert
– praktyk, biegły rewident, członek Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych;
Pytania: czytelnicy.rfa@infor.pl