Jak ująć w księgach rachunkowych podpisanie z biegłym rewidentem umowy o badanie sprawozdania finansowego za 2005 r.? Na mocy tej umowy ustalono koszt badania na 18 000 zł (netto). Jednocześnie ustalono, że część tej kwoty, tj. 6000 zł, zostanie wypłacona w 2005 r., a ostateczne rozliczenie usługi nastąpi w 2006 r.
RADA
Ewidencja księgowa kosztów badania sprawozdania finansowego może przebiegać dwojako, czyli przez zaliczanie ich do rozliczeń międzyokresowych biernych w 2005 r. albo bezpośrednio zaliczając te wydatki w koszty działalności operacyjnej 2006 roku. Przykład ewidencji księgowej w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
W praktyce jednostki badające sprawozdania finansowe (zarówno obligatoryjnie, jak i dobrowolnie) podpisują umowę o badanie w terminie dającym możliwość czynnego uczestniczenia biegłego rewidenta w inwentaryzacji, a więc w miesiącach wrzesień, październik, listopad, grudzień (w zależności od wyznaczonych przez jednostkę terminów inwentaryzacji).
Przykład
W październiku 2005 r. zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością dokonało wyboru biegłego rewidenta, który ma przeprowadzić badanie sprawozdania finansowego jednostki. Kierownik jednostki na tej podstawie zawarł z biegłym rewidentem umowę o badanie, na mocy której ustalono koszt badania na 18 000 zł (netto). Jednocześnie ustalono, że część tej kwoty, czyli 6000 zł, zostanie wypłacona w 2005 r., a ostateczne rozliczenie usługi nastąpi w 2006 r. Biegły rewident wystawił fakturę zaliczkową w wysokości 7320 zł (kwota netto 6000 zł, VAT 1320 zł).
Ewidencja zdarzeń gospodarczych związanych z umową o badanie w 2005 r. będzie następująca:
1. Otrzymanie faktury zaliczkowej od biegłego rewidenta
Wn konto 302 „Rozliczenie zakupu usług i robót” 6000 zł,
Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 1320 zł,
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” – w analityce rozrachunki z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych – biegłym rewidentem 7320 zł.
2. Uregulowanie zobowiązania (wypłata zaliczki)
Wn konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” 7320 zł,
Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 7320 zł.
3. Ponieważ zawarcie umowy z biegłym o zbadanie sprawozdania finansowego za 2005 r. dotyczy przyszłych świadczeń (kosztów jeszcze nieponiesionych), ale przypadających na bieżący rok obrotowy, należy zgodnie z zasadą współmierności utworzyć na nie rezerwę (art. 39 ustawy o rachunkowości). Utworzenie rezerwy na przyszłe koszty jest tym bardziej zasadne, że dokładnie wiemy z wcześniej podpisanej umowy, jaka kwota należy się biegłemu za przeprowadzenie badania. Są to koszty dotyczące ściśle oznaczonych świadczeń, które nie stanowią jeszcze zobowiązania.
Wn konto 490 „Rozliczenie kosztów” 18 000 zł,
Ma konto 646 „Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów” 18 000 zł.
Ewidencja zdarzeń gospodarczych związanych z umową o badanie w 2006 r. będzie następująca:
1. Otrzymanie faktury za wykonane badanie (po uwzględnieniu otrzymanej w 2005 r. zaliczki)
Wn konto 302 „Rozliczenie zakupu usług i robót” 12 000 zł,
Wn konto 223 „Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 2640 zł,
Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” – w analityce rozrachunki z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych – biegłym rewidentem
14 640 zł.
2. Uregulowanie zobowiązania
Wn konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” 14 640 zł,
Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 14 640 zł.
3. Zaewidencjonowanie kosztów badania sprawozdania finansowego
Wn konto 402 „Usługi obce” 18 000 zł,
Ma konto 302 „Rozliczenie zakupu usług i robót” 18 000 zł.
4. Przeniesienie kosztów dotyczących utworzonej wcześniej rezerwy
Wn konto 646 „Rozliczenia międzyokresowe bierne kosztów” 18 000 zł,
Ma konto 490 „Rozliczenie kosztów” 18 000 zł.
Przy tworzeniu tego typu rezerw (jak rezerwa na koszty badania sprawozdania finansowego) należy mieć na uwadze zasadę istotności. Jeśli kwota badania sprawozdania finansowego nie jest wysoka i nie powoduje istotnego zniekształcenia obrazu sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku jednostki, można zaniechać tworzenia takich rezerw. Podobnie jest, gdy spółka kontynuuje działalność i w poprzednich okresach ponosiła analogiczne kwoty kosztów dotyczące badania sprawozdań. W takim przypadku nie będzie błędem odniesienie bezpośrednio kosztów badania sprawozdania finansowe- go za 2005 r. w koszty działalności opera- cyjnej (usług obcych) 2006 r. (w roku powstania rzeczywistego zobowiązania za badanie).
W takim przypadku całość kosztów badania sprawozdania finansowego zostanie zaewidencjonowana w księgach roku 2006 w sposób następujący:
Wn konto 402 „Usługi obce” 18 000 zł,
Ma konto 302 „Rozliczenie zakupu usług i robót” 18 000 zł.
Na zakończenie należy wskazać, że wydatki na badanie sprawozdania finansowego, zarówno o charakterze obligatoryjnym, jak i na podstawie decyzji organów jednostki, która nie ma ustawowego obowiąz- ku poddawania badaniu jej rocznych sprawozdań w myśl art. 15 ust. 1, zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich faktycznego poniesienia (pismo MF z 26 kwietnia 2002 r., nr PB3-8214- -99/WK/02).
• art. 39 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 10, poz. 66
• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 65; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 179, poz. 1484
Paweł Muż
ekonomista, pracownik redakcji