Podczas codziennego przewożenia do banku utargu ze sklepu należącego do spółki dla zwiększenia bezpieczeństwa wykorzystywany był specjalny neseser. W trakcie przygotowywania jednego z transportów gotówki nastąpiła niezawiniona awaria systemu zabezpieczającego i część przewożonych pieniędzy uległa zniszczeniu na skutek spryskania specjalnym tuszem. Czy powstała strata będzie mogła być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?
Wprawdzie żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w obecnym brzmieniu nie wspomina wprost o stratach w środkach obrotowych jako koszcie uzyskania przychodu, lecz pomimo tego stanowią one koszty uzyskania przychodów, gdyż zaliczane są do nich na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy.
W każdym przypadku poniesienia straty w majątku podatnika niezbędne jest jednak szczegółowe udokumentowanie tego faktu, w tym m.in. ustalenie okoliczności zdarzenia i ewentualnie osób ponoszących odpowiedzialność za stratę (w rozpatrywanym przypadku, zdaniem spółki, awaria urządzenia była niezawiniona).
Należy podkreślić, iż wysokość straty nie zawsze musi jednak odpowiadać wartości nominalnej zniszczonych banknotów. Może się bowiem okazać, iż wysokość straty będzie niższa od wartości nominalnej zniszczonych banknotów, a w niektórych przypadkach może nawet nie wystąpić żadna strata.
W przypadku zniszczenia krajowych środków pieniężnych spółka powinna dla prawidłowego udokumentowania straty zastosować się do przepisów zarządzenia nr 1/2003 Prezesa Narodowego Banku Polskiego z 15 stycznia 2003 r. (Dz.Urz. NBP Nr 1, poz. 1), ponieważ znaki pieniężne zużyte lub uszkodzone przestają być prawnym środkiem płatniczym i podlegają wymianie na zasadach i w trybie określonym przez Prezesa NBP.
Na mocy przepisów ww. zarządzenia banki działające na obszarze Polski dokonują wymiany zużytych lub uszkodzonych krajowych znaków pieniężnych, jeżeli ich autentyczność nie budzi podejrzeń, a ich cechy umożliwiają rozpoznanie ich wartości nominalnej.
W pełnej nominalnej wartości wymieniane są banknoty posiadające 100 proc. pierwotnej powierzchni. Znaki pieniężne, które posiadają cechy wskazujące, że uległy uszkodzeniu w wyniku zadziałania zabezpieczeń zainstalowanych w pojemnikach specjalistycznych lub urządzeniach zabezpieczonych elektronicznie służących do transportu i przechowywania znaków pieniężnych, nie są przyjmowane do wymiany w każdym banku, lecz wyłącznie w oddziałach okręgowych NBP. Niewymienione banknoty podlegają zwrotowi osobie, która przedstawiła je do wymiany wraz z pisemną odmową dokonania wymiany.
W przedmiotowej sprawie można przypuszczać, iż pomimo zabrudzenia banknotów możliwe będzie rozpoznanie ich wartości nominalnej, a tym samym spółka nie poniesie żadnej straty, gdyż zniszczone banknoty zostaną w całości wymienione na nowe egzemplarze.
W przypadku gdyby wymiana nie była możliwa, spółka uzyska od NBP wiarygodny dokument potwierdzający zaistnienie straty.
Niezastosowanie się spółki do powyższych zasad postępowania ze zniszczonymi znakami pieniężnymi zostanie z pewnością potraktowane przez organy podatkowe za niedostateczne udokumentowanie straty i tym samym spowoduje wyłączenie jej z kosztów uzyskania przychodów.
Rafał Ziarnicki
Podstawa prawna:
art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.)