Spółka z o.o. wynajmuje innym firmom pomieszczenia biurowe. Warunkiem zawarcia umowy najmu jest wpłata przez najemcę kaucji w wysokości jednomiesięcznego czynszu. Zgodnie z zapisami umowy, po sześciu miesiącach terminowego regulowania czynszu, wpłacona wcześniej kwota zaliczana jest na poczet płatności w siódmym miesiącu obowiązywania umowy.
Proszę o przedstawienie skutków podatkowych pobrania tej kaucji w podatku dochodowym i VAT oraz przedstawienie sposobu ujęcia jej w księgach rachunkowych.
RADA
RADA
Pomimo użytego w umowie określenia „kaucja” organy podatkowe mogą uznać, iż dokonana wpłata stanowi faktycznie zaliczkę na poczet umowy. W efekcie u wynajmującego powstanie obowiązek podatkowy w VAT. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Firmy wynajmujące własne, wolne powierzchnie biurowe zazwyczaj pobierają ustaloną kwotę pieniędzy, mającą służyć jako zabezpieczenie prawidłowego wykonania umowy przez najemcę. W umowie wpłata ta najczęściej określana jest jako „kaucja”. Faktyczny charakter tej wpłaty zależy jednak od szczegółowych zapisów umowy. Prawidłowe zakwalifikowanie dokonanej przez najemcę wpłaty ma istotne znaczenie z punktu widzenia obowiązków podatnika.
Jeżeli w myśl zapisów umowy pobrana kwota pieniędzy służy wyłącznie jako gwarancja właściwego wykonania umowy przez najemcę i po rozwiązaniu umowy podlega zwrotowi (ewentualnie, również po wygaśnięciu umowy, stanowi dla wynajmującego odszkodowanie z tytułu np. wcześniejszego rozwiązania umowy), to organy podatkowe nie będą miały podstaw do tego, by kwestionować ujęcie tej wpłaty jako kaucji. Środki te, chociaż zdeponowane na rachunku wynajmującego, aż do momentu rozwiązania umowy stanowią własność najemcy.
WAŻNE!
O kaucji można mówić, gdy w umowie najmu znajdzie się zapis, że pobrana kwota służy jako gwarancja i podlega zwrotowi (ewentualnie wypłacie odszkodowania).
Jeżeli jednak w umowie znajdą się zapisy mówiące o tym, że dokonana wpłata może (tak jak w przypadku pytającego) zostać rozliczona jeszcze w trakcie trwania umowy, to organy podatkowe uznają, iż wpłacona kwota, chociaż nazwana „kaucją”, w istocie stanowi formę zaliczki lub zadatku.
WAŻNE!
O zaliczce (zadatku) można mówić, gdy w umowie najmu znajdzie się zapis, że pobrana kwota może być rozliczona jeszcze w trakcie trwania umowy.
Kaucja i zaliczka w ustawie o podatku dochodowym
Zarówno zaliczka, jak i kaucja w momencie wpłaty nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
W przypadku kaucji wynika to z faktu, iż w momencie jej wpłaty nie stanowi ona definitywnego przysporzenia majątkowego u wynajmującego. Spełnia jedynie funkcję gwarancyjną i, co do zasady, podlega zwrotowi. Kaucja może stać się przychodem tylko w sytuacji, gdy przekształci się w świadczenie ostateczne, np. zostanie potraktowana jako odszkodowanie z tytułu wcześniejszego rozwiązania umowy przez najemcę.
Odnośnie do zaliczki zastosowanie znajduje art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Na podstawie tego przepisu do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Prawidłowym momentem rozpoznania obowiązku podatkowego z tytułu należności z umowy najmu (art. 12 ust. 3c updop) jest dzień, w którym należności wynikające z zawartej umowy stają się wymagalne.
Kaucja i zaliczka w ustawie o VAT
Prawidłowe zakwalifikowanie dokonanej wpłaty ma szczególnie istotne znaczenie dla prawidłowego ustalenia zobowiązania w VAT. O ile bowiem kaucja nie stanowi obrotu w myśl ustawy o VAT, a jej wpłata nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, o tyle potraktowanie tej wpłaty jako zaliczki spowoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT, i to już w momencie otrzymania tej wpłaty.
Izba Skarbowa w Rzeszowie Ośrodek Zamiejscowy w Krośnie w decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 14 listopada 2005 r. (sygn. IS.IX/3-443/213/05) w następujący sposób odniosła się do omawianego zagadnienia:
(…) Kaucja to suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania zobowiązania umowy, nie jest obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 2 cyt. ustawy, nie rodzi obowiązku podatkowego, gdyż ma charakter zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy najmu i w całości podlega zwrotowi po wygaśnięciu umowy. W tym przypadku, gdy kaucja gwarancyjna zostanie zaliczona na poczet należności za najem, należy ją traktować jako formę zaliczki lub zadatku będącej obrotem, w rozumieniu cyt. wyżej art. 29 ust. 2. Dlatego na podstawie art. 19 ust. 11 cytowanej ustawy należałoby przyjąć, że w momencie pobrania kaucji powstał obowiązek podatkowy. W przedstawionym stanie, jak wynika jednak z § 16 przedłożonej przez Panią umowy, strony ustaliły, iż kaucja zostaje zaliczana na poczet czynszu najmu sześciu miesięcy, tj. od 1 listopada 2005 r. do 30 kwietnia 2006 r. Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej wpłaconą kwotę „kaucji” należy traktować jako formę zaliczki lub zadatku, dlatego też czynność ta będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Wówczas na podstawie art. 19 ust. 11 cyt. w związku z art. 19 ust. 13 pkt 4 i pkt 15 ustawy należałoby przyjąć, że z chwilą otrzymania kaucji powstał obowiązek podatkowy (...).
Fakturę z tytułu otrzymanej wpłaty należy wystawić w ciągu 7 dni, jednak obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki. Ma to szczególnie istotne znaczenie dla zaliczek otrzymywanych na przełomie miesiąca.
Kaucja i zaliczka – ujęcie w księgach rachunkowych
Wpłacone kaucje ewidencjonowane są na koncie pozostałych rozrachunków (konto 240 – w analityce „Rozrachunki z tytułu kaucji” – wg poszczególnych kontrahentów).
Na dzień bilansowy wartość wpłaconych kaucji ujmuje się w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. i) „Inne zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek”.
Wpłacone zaliczki ewidencjonowane są na koncie rozrachunków z odbiorcami. Otrzymane od kontrahentów wpłaty, dotyczące przyszłych świadczeń (art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości), do czasu ich realizacji, ujmuje się na koncie 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.
PRZYKŁAD
Spółka z o.o. A podpisała w maju dwie umowy najmu. W umowie z firmą X określono kaucję w wysokości jednomiesięcznego czynszu w wysokości 6100 zł. Wpłata ta ma być zaliczona na poczet należności za czwarty miesiąc obowiązywania umowy, dlatego potraktowana została jako zaliczka.
W pomieszczeniach dla firmy Y spółka z o.o. A dokonała istotnych inwestycji. Dlatego w podpisanej umowie zawarto zapis, iż spółka Y wpłaci kaucję w wysokości 20 000 zł, która podlegać będzie zwrotowi dopiero po rozwiązaniu umowy.
1. Wpływ środków pieniężnych na rachunek spółki:
a) od firmy X
Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 6 100 zł
Ma konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” (w analityce – firma X) 6 100 zł
b) od firmy Y
Wn konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 20 000 zł
Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Kaucje – firma Y”) 20 000 zł
2. Faktura potwierdzająca dokonaną wpłatę od firmy X:
Wn konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” (w analityce – firma X) 6 100 zł
Ma konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 6 100 zł
oraz
Zarachowanie VAT należnego (6100 zł x 22) / (100 + 22)
Wn konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 1 100 zł
Ma konto 222 „Rozrachunki z US z tytułu VAT należnego” 1 100 zł
3. Zarachowanie otrzymanej zaliczki do przychodów ze sprzedaży pod datą realizacji świadczenia:
– w sytuacji gdy wynajem pomieszczeń biurowych stanowi jedną ze statutowych działalności spółki
Wn konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 5 000 zł
Ma konto 701 „Przychody ze sprzedaży usług” 5 000 zł
– w sytuacji gdy najem stanowi dla spółki działalność uboczną
Wn konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 5 000 zł
Ma konto760 „Pozostałe przychody operacyjne” 5 000 zł
W sytuacji gdy kaucja od firmy Y po rozwiązaniu umowy podlegała zwrotowi, to należałoby tego dokonać zapisem:
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki'” (w analityce: „Kaucje – firma Y”) 20 000 zł
Ma konto 131 „Bieżący rachunek bankowy” 20 000 zł
Jeżeli jednak wpłacona kaucja zostałaby potraktowana jako odszkodowanie (zgodnie z zapisami umowy np. za wcześniejsze jej rozwiązanie), to należałoby dokonać następującego księgowania:
Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: „Kaucje – firma Y”) 20 000 zł
Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne” 20 000 zł
• art. 19 ust. 11, art. 19 ust. 13 pkt 4 i pkt 15 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 179, poz. 1484
• art. 12 ust. 4 pkt 1, art. 12 ust. 3c ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723
• art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 267, poz. 2252
Izabela Grochola
główna księgowa w spółce z o.o.