Nasza firma gości przedstawiciela dostawcy z zagranicy. Pokrywamy koszty jego pobytu w Polsce. Czy wydatki z tym związane są dla nas kosztem w ramach reprezentacji i reklamy? Jak je zaksięgować w pkpir?
RADA
Nie wszystkie wydatki związane z wizytą mogą być kosztem w ramach reprezentacji i reklamy. Kosztem takim będą wydatki na wspólne spotkania, np. na kolacje. Należy je ująć w kolumnie 12 pkpir. W pewnych okolicznościach (wskazanych w uzasadnieniu) wydatki związane z podróżą przedstawiciela dostawcy mogą być kosztem na zasadach ogólnych. Należy je wtedy zaksięgować do kolumny 14 pkpir.
UZASADNIENIE
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa wydatków, które można zaliczyć do kosztów reprezentacji i reklamy. W tym przypadku należy się przede wszystkim skupić na pojęciu reprezentacji. Według definicji „Słownika języka polskiego” reprezentacja to: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana z pozycją społeczną, stanowiskiem danej osoby. Za wydatki reprezentacyjne w znaczeniu podatkowym uważa się te, które wiążą się z okazałością, mającą na celu wywołanie dobrego wrażenia i zaprezentowanie korzystnego wizerunku firmy. Aby ocenić, czy wydatek spełnia te kryteria, należy oprzeć się na zasadach logiki i doświadczeniu życiowym. Oczywiście wydatek musi mieć również wpływ na uzyskanie przychodu. Niewątpliwie podtrzymywanie stosunków handlowych z dostawcą pozytywnie wpływa na stosunki z kontrahentami i prowadzenie działalności, nie może być jednak utożsamiane z reprezentacją ani reklamą.
Odmawiając zaliczenia wydatków na podróż przedstawiciela zagranicznego dostawcy do kosztów reprezentacji, należy się zastanowić, czy nie można zaliczyć tych wydatków do kosztów ogólnych związanych z prowadzeniem firmy. Podtrzymywanie dobrych stosunków handlowych często jest dla firm bardziej cenne niż bezpośrednia reklama. Jeżeli więc Czytelnik uprawdopodobni, że wydatek na zaproszenie przedstawiciela handlowego do Polski przyniesie wymierne korzyści, np. związane z podpisaniem kontraktu i – co się z tym wiąże – osiągnięciem przychodu, to zaliczenie do kosztów tego wydatku nie powinno być kwestionowane przez organy skarbowe. Warto jednak wystąpić w tej sprawie z zapytaniem do urzędu skarbowego, ponieważ kwestia oceny, czy wydatki te mogą być kosztami, nie jest jednoznaczna. Koszty te należy zaksięgować do kolumny 14 pkpir.
WAŻNE!
Wydatki związane z przyjęciem przedstawiciela dostawcy można zaliczyć do kosztów, jeżeli uprawdopodobni się, że przyniosą one wymierne korzyści, np. związane z podpisaniem kontraktu i – co się z tym wiąże – osiągnięciem przychodu.
Warto się jeszcze zastanowić nad tym, jakiego rodzaju kosztem będą np. wydatki na wspólne kolacje. Otóż wydatki te należy uznać za koszty reprezentacyjne (limitowane do 0,25% przychodu). Należy je ująć w kolumnie 12 pkpir. Dodam, że VAT z faktur za usługi gastronomiczne nie podlega odliczeniu. Koszty te będą więc ujęte w pkpir w kwocie brutto.
W obu przypadkach (wydatków związanych z podróżą i noclegami przedstawiciela kontrahenta oraz o charakterze reprezentacyjnym) warto zadbać o dokumentację. Należy np. opisać fakturę, wskazując cel i charakter spotkania, oraz uczestników, aby udowodnić realizację firmowych zadań. W przeciwnym razie mogą być one odrzucone przez organy skarbowe jako koszty przy ewentualnej kontroli.
Stanowisko w sprawie, którą można odnieść do powyższego stanu, zajął Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu (pismo z 22 grudnia 2005 r., nr ZD/406- -197/CIT/05). Podatnik zapytał, czy wydatki ponoszone przez spółkę w związku z organizacją wyjazdów na rzecz potencjalnych klientów, którzy rozważają zakup ciągnika, ale nie podpisali jeszcze jakiejkolwiek umowy ze spółką, stanowią wydatki na reprezentację i reklamę niepubliczną.
(...) Z uwagi na twierdzenie zawarte we wniosku Spółki, iż organizacja wyjazdów do fabryki ciągników w Finlandii dla potencjalnych klientów, rozważających możliwość zakupu ciągnika, którzy jednak nie zawarli z Wnioskującą umowy zakupu, ma charakter szkoleniowy oraz że treści przekazywane w trakcie wyjazdu to przede wszystkim zapoznanie uczestników z zasadami eksploatacji ciągników oraz z ich specjalistycznymi funkcjami, uznać należy, iż wydatki ponoszone w związku z organizacją szkolenia (np. koszty biletów lotniczych, koszty wynajmu autokarów, koszty biletów w transporcie morskim, wszystkie dodatkowe opłaty i prowizje z tym związane, koszty ubezpieczeń grupy, koszty noclegów, koszty wyżywienia, koszty zwiedzania i wizytacji gospodarstw rolniczych), jako niestanowiące kosztów ponoszonych na reklamę i reprezentację, mogą zostać zaliczone w całości w poczet kosztów uzyskania przychodów, na zasadach określonych w art. 15 ust. 1 ustawy podatkowej.
Natomiast ponoszone przez Spółkę wydatki, mające potencjalnym kontrahentom uprzyjemnić pobyt, a jednocześnie wykreować i utrwalić pozytywny wizerunek Spółki oraz podtrzymać dobre kontakty, takie jak wydatki na drobne upominki, na bilety do muzeum, na zwiedzanie Helsinek, mogą obciążać koszty uzyskania przychodów, jednakże z uwzględnieniem ograniczeń przewidzianych dla wydatków na reprezentację, tj. z uwzględnieniem limitu z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy podatkowej, a także po wykazaniu związku tych wydatków z przychodem.
PRZYKŁAD
Firma X w lipcu gościła u Polsce przedstawiciela dostawcy z Wielkiej Brytanii. Celem jego zaproszenia było wynegocjowanie nowych korzystniejszych warunków umowy. Koszty pobytu przedstawiciela (przelot w obie strony, pobyt w hotelu, kolację biznesową) pokrywała firma X. Jego pobyt zaowocował podpisaniem korzystnego dla firmy X aneksu do umowy. Koszty te zaksięgowano w następujący sposób:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
• art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 23 i 43 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 107, poz. 723
• pkt 12 i 14 objaśnień do pkpir rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów – Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 282, poz. 2807
• art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029
Andrzej Przeszkoda
ekspert w zakresie podatku dochodowego
Ewa Leszczyńska
ekspert w zakresie podatków, pracownik redakcji