Planujemy zakup 5 laptopów po ok. 2000 zł każdy. Czy powinniśmy je ewidencjonować bezpośrednio w koszty? Czy mogę je zsumować i nanieść zbiorczo na konto "Środki trwałe"?
RADA
Oczywiście, mogą Państwo odpisać zakupione laptopy bezpośrednio w koszty zużycia materiałów. Jednak lepszym rozwiązaniem jest zaliczenie ich do środków trwałych i odpisanie jednorazowo, w całości, w koszty amortyzacji. Zakupione laptopy nie powinny tworzyć tzw. obiektu zbiorczego.
UZASADNIENIE
Klasyfikacja Środków Trwałych za podstawową jednostkę ewidencji uznaje pojedynczy element majątku trwałego, spełniający określone funkcje w procesie wytwarzania wyrobów i świadczenia usług. Wskazanymi w KŚT warunkami uznania pojedynczego elementu majątku za środek trwały jest spełnienie czterech podstawowych warunków. I tak:
• przewidywany okres ekonomicznej użyteczności powinien być dłuższy niż rok,
• środek trwały powinien być kompletny,
• zdatny do użytku,
• przeznaczony na potrzeby jednostki lub oddany do używania na podstawie najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze.
Jedynie w nielicznych przypadkach dopuszcza się w ewidencji przyjęcie za pojedynczy obiekt tzw. obiektu zbiorczego, którym może być np. zespół przewodów rurociągowych lub zespół latarni jednego typu użytkowanych na terenie zakładu, ulicy, osiedla, zespoły komputerowe itp.
WAŻNE!
Jedynie w nielicznych przypadkach dopuszcza się w ewidencji przyjęcie za pojedynczy obiekt tzw. obiektu zbiorczego. Kilka laptopów nie tworzy takiego obiektu zbiorczego.
Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że zakupienie przez Państwa kilku laptopów nie powinno być traktowane jako obiekt zbiorczy. Każdy laptop spełnia definicję pojedynczego elementu majątku. Wydaje się nielogiczne, by stworzyć środek trwały o nazwie „zespół 5 laptopów”. Taki specyficzny obiekt zbiorczy:
• powodowałby przeszkody z wyznaczeniem osoby odpowiedzialnej,
• trudno byłoby ustalić jego miejsce w jednostce,
• wystąpiłyby trudności w chwili likwidacji elementu składowego (pojedynczego laptopa).
Od kierownika jednostki i od uregulowań wewnętrznych zależy, jak postępować z niskocennymi elementami majątku. Jednostki mają w takich przypadkach możliwość wyboru:
• wszystkie małowartościowe przedmioty odpisać bezpośrednio w koszty (zużycia materiałów i energii) w miesiącu oddania do używania,
• zaliczyć je do środków trwałych i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego (w miesiącu oddania ich do używania lub w następnym),
• zaliczyć je do środków trwałych i dokonywać planowych odpisów amortyzacyjnych wynikających ze stawek określonych w ustawach o podatku dochodowym lub według zasad ustawy o rachunkowości.
Najlepszym rozwiązaniem w opisywanym przypadku jest przyjęcie do używania 5 oddzielnych obiektów inwentarzowych (pomimo ich niskiej ceny jednostkowej) i uznanie ich za odrębne środki trwałe. W przypadku dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w bilansie figurowałyby, co prawda, w wartości zerowej, ale zapewniłoby to ich lepszą ochronę i kontrolę.
• część pierwsza objaśnień wstępnych do rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) – Dz.U. Nr 112, poz. 1317; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 260, poz. 2589
Paweł Muż
ekonomista, księgowy