W lutym bieżącego roku sprzedaliśmy naszemu kontrahentowi towary. Jednak część towarów musieliśmy przyjąć ze względu na uszkodzenia. W związku z tym wystawiliśmy fakturę korygującą. Do tej pory nie mamy jeszcze potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez naszego kontrahenta. Czy pomimo to powinniśmy ująć taką fakturę w księgach? Jak należy postąpić, jeśli w ogóle takiego potwierdzenia nie otrzymamy od kontrahenta?
Podstawowym dokumentem stwierdzającym dostawę towarów lub wykonanie usługi jest faktura. Prawidłowo wystawiona faktura będzie podstawą do ujęcia określonego zdarzenia w księgach rachunkowych, określenia momentu powstania obowiązku podatkowego oraz zaistnienia możliwości odliczenia podatku naliczonego. W praktyce jednak mogą zaistnieć przypadki powodujące konieczność skorygowania danych zawartych w takiej fakturze. Tak było właśnie w Państwa przypadku.
Zgodnie z § 16 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Powyższa zasada nie dotyczy jednak eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską - i w związku z którą sprzedawca wystawił fakturę bez wykazywania kwot i stawek VAT. Dotyczy to także przypadków sprzedaży energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług w zakresie rozprowadzania wody, gospodarki ściekami, wywozu i unieszkodliwiania odpadów, usług sanitarnych i pokrewnych.
Przepisy wspomnianego rozporządzenia, choć szczegółowo określają zasady wystawiania faktur korygujących, nie regulują sposobu, w jaki podmiot, który otrzyma fakturę korygującą, powinien ją potwierdzić. Problem w tym, że ustawodawca nie wskazał, co należy rozumieć przez sformułowanie „potwierdzenie odbioru faktury korygującej”. Dlatego też w tym zakresie najlepiej opierać się na ugruntowanej już praktyce. I tak, za potwierdzenie odbioru faktury korygującej można przyjąć np.:
1) własnoręczny podpis odbiorcy faktury korygującej złożony na kopii faktury korygującej,
2) zwrotne odesłanie podpisanej kopii faktury korygującej,
3) wysłanie przez nabywcę odrębnego oświadczenia potwierdzającego odbiór określonej faktury korygującej,
4) wysłanie faktury za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przy czym z tego potwierdzenia powinno wynikać, jaka była zawartość przesyłki.
Najważniejsze jest, by potwierdzenie otrzymania faktury korygującej dokonane było w takiej formie, która by pozwoliła na jednoznaczne stwierdzenie, że odbiorca otrzymał tę fakturę.
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie, a w przypadku podatników składających deklaracje kwartalne - w rozliczeniu za kwartał, w którym potwierdzenie otrzymali.
Inaczej będzie w przypadku ujęcia tej faktury w księgach rachunkowych. Nawet jeśli kontrahent nie potwierdził odbioru faktury korygującej, jednostka ma obowiązek ująć ją w księgach rachunkowych. Zgodnie bowiem z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości jednostka zobowiązana jest wprowadzić do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Tak więc ewidencja w Państwa księgach rachunkowych może przebiegać następująco: Wn konto „Sprzedaż towarów” (zmniejszenie sprzedaży w wartości netto) i Wn konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego” (zmniejszenie podatku VAT należnego)/Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami” (zmniejszenie należności w wartości brutto) - storno czerwone.
Dla celów rozliczeń VAT dopiero w momencie otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej można ująć kwoty z niej wynikające w ewidencji sprzedaży i deklaracji VAT-7.
Pytają Państwo, jak należy postąpić, jeśli kontrahent nie przyśle potwierdzenia odbioru faktury korygującej. W takim przypadku nie można pomniejszyć podatku należnego o kwotę podatku VAT wynikającego z faktury korygującej. W ewidencji księgowej należy wówczas dokonać zapisu: Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”/Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”. Zapisu tego trzeba dokonać najpóźniej na koniec roku bilansowego.
Podstawa prawna:
- rozporządzenie Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 95, poz. 798 z późn.zm.),
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).
Ewa Kornicka