MAGDALENA RYPIŃSKA
Inwentaryzacja gotówki w kasie
Zgodnie z uor, środki pieniężne inwentaryzuje się na ostatni dzień roku obrotowego. W jednostkach sektora finansów publicznych środki pieniężne w kasie kontroluje się częściej, przede wszystkim ze względu na szczególny charakter tych jednostek.
Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji kasy określa się w instrukcji kasowej lub w instrukcji inwentaryzacyjnej. Zależy ona od wysokości przechowywanych i rozdysponowywanych środków pieniężnych.
Najczęściej przyjmowane okresy inwentaryzacji kasy to co kwartał lub co pół roku. Z przeprowadzonej inwentaryzacji gotówki w kasie sporządza się protokół. Inwentaryzacja gotówki może być połączona z kontrolą dokumentacji kasowej czy gospodarki czekami.
Niezależnie od tego, jakie zasady w tym zakresie przyjmie jednostka, na pewno musi w ramach inwentaryzacji okresowej przeprowadzić inwentaryzację gotówki w kasie na 31 grudnia, czyli ostatni dzień roku obrotowego. Gotówkę inwentaryzuje się poprzez spis z natury, czyli spisanie i przeliczenie znajdujących się w kasie banknotów, monet oraz innych środków pieniężnych.
Przedstawiono dwa wzory protokołów z inwentaryzacji kasy.
Pierwszy ogranicza się tylko do inwentaryzacji środków pieniężnych, drugi zawiera wyniki szerszej kontroli.
Wzór 1. Protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Wzór 2. Protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
W przypadku stwierdzenia nadwyżki gotówki w kasie o nieustalonej przyczynie, nadwyżkę przyjmuje się na podstawie dowodu KP do kasy i odprowadza na rachunek bankowy.
W razie stwierdzenia niedoboru musi on zostać niezwłocznie wpłacony przez pracownika prowadzącego kasę. Natomiast w przypadku stwierdzenia niedoboru noszącego cechy przestępstwa należy bezzwłocznie powiadomić powołane do tego organy.
Jednostki sektora finansów publicznych ze względu na prowadzoną przez siebie działalność często nie dysponują w kasie tylko gotówką, ale także innymi wartościami, np. znakami skarbowymi.
Sprzedaż znaków skarbowych może być ewidencjonowana za pomocą kas fiskalnych. Z ich sprzedaży kasjer sporządza raport kasowy, a dochody odprowadza na odpowiedni rachunek bankowy. W przypadku kiedy w danej jednostce występują znaki skarbowe, na kasjerze spoczywa również obowiązek zgłaszania na takie znaki zapotrzebowania według nominałów i odbiór znaków z banku.
Inwentaryzacja znaków przeprowadzana jest albo przy okazji inwentaryzacji w kasie, albo też jako oddzielna inwentaryzacja, gdyż, tak samo jak gotówka, znaki skarbowe są inwentaryzowane częściej.
Wzór zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji znaków skarbowych
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Inwentaryzację znaków należy przeprowadzić również w przypadku przekazania kasy innej osobie, np. na czas nieobecności kasjera lub w przypadku zmiany na stanowisku kasjera.
Wzory protokołów przekazania znaków skarbowych
Wzór 1
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Inwentaryzacja niektórych środków trwałych
Środkami trwałymi w rozumieniu uor w jednostkach sektora finansów publicznych są środki trwałe i pozostałe środki trwałe. Tak więc wszelkie zasady, które ustawa ta nakazuje stosować w zakresie inwentaryzacji dotyczącej środków trwałych w jednostkach sektora budżetowego, dotyczyć będą tych dwóch rodzajów majątku.
Ewidencję środków trwałych w jednostkach budżetowych prowadzi się na dwóch kontach:
• 011 „Środki trwałe”,
• 013 „Pozostałe środki trwałe w używaniu”.
Na koncie 011 ewidencjonuje się stan zwiększeń oraz zmniejszeń wartości początkowej tych środków trwałych, które są umarzane stopniowo, natomiast na koncie 013 ujmuje się zwiększenia i zmniejszenia tych środków trwałych, których odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane jednorazowo (czyli o wartości początkowej nie wyższej niż 3500 zł) oraz bez względu na wartość początkową środki trwałe, które stanowią środki dydaktyczne służące do nauczania i wychowania, odzież i umundurowanie, meble i dywany oraz inwentarz żywy.
Do konta 011 „Środki trwałe” oraz do konta 013 „Pozostałe środki trwałe w używaniu” należy prowadzić ewidencję szczegółową. W przypadku konta 011 powinna ona umożliwiać:
• ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych i ewentualnego zmniejszenia lub zwiększenia tej wartości,
• ustalenie wartości poszczególnych grup środków trwałych określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych,
• ustalenie komórek organizacyjnych, w których znajdują się poszczególne środki oraz osób odpowiedzialnych za ich stan,
• obliczenie amortyzacji poszczególnych środków trwałych.
Do konta 013 należy prowadzić szczegółową ewidencję ilościowo-wartościową umożliwiającą ustalenie wartości początkowej i ilości pozostałych środków trwałych oddanych do używania poszczególnym osobom i komórkom organizacyjnym oraz ewidencję wartościową z podziałem na grupy środków trwałych wynikające z Klasyfikacji Środków Trwałych.
Do szczegółowej ewidencji środków trwałych służą:
• księga obiektów inwentarzowych,
• szczegółowe indywidualne karty obiektów inwentarzowych lub inne urządzenia ewidencyjne o tym samym przeznaczeniu,
• tabele amortyzacyjne.
ZAPAMIĘTAJ!
Niektóre pozostałe środki trwałe mogą zostać decyzją kierownika jednostki wyłączone z ewidencji na koncie 013.
Środki te obejmuje się wtedy tylko szczegółową ewidencją ilościową, z tym że musi zostać tu spełniony warunek, że ewidencja ilościowa wystarcza do sprawowania kontroli i zabezpieczenia tych pozostałych środków trwałych.
Taki sposób ewidencjonowania (wyłącznie ewidencja ilościowa) dotyczy przede wszystkim drobnych materiałów, narzędzi itp., zwykle o niskiej wartości. Podjęta przez kierownika jednostki decyzja o objęciu niektórych pozostałych środków trwałych tylko ewidencją ilościową powinna znaleźć swoje odzwierciedlenie w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Powinny tam być wyraźnie określone kryteria (np. wartość lub grupy czy rodzaje pozostałych środków trwałych), zgodnie z którymi wyłącza się dane środki trwałe z ewidencji na koncie 013 (ilościowo-wartościowej).
Pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościową są nadal środkami trwałymi w rozumieniu uor, stanowią majątek jednostki, nad którym należy sprawować kontrolę, w związku z tym również należy je inwentaryzować. Z tą jednak różnicą, że nie dokonuje się wyceny tych składników majątku, ponieważ w ewidencji ujęte są one tylko ilościowo, tak też ustala się różnice inwentaryzacyjne.
Dlatego warto inaczej oznaczyć majątek objęty ewidencją ilościową i poinstruować komisję inwentaryzacyjną, aby spisała go na odrębnych arkuszach spisowych. Będą one stanowić odrębną część dokumentacji niepodlegającej wycenie.
Często pojawia się pytanie o obowiązek (podstawy prawne) oznaczania majątku w jednostce. Nie ma aktu prawnego zobowiązującego kierownika jednostki do oznaczenia mienia. Jednak przy inwentaryzacji numer inwentarzowy pozwala powiązać dany składnik majątku ujęty na arkuszu spisowym z odpowiadającym mu zapisem w księdze inwentarzowej. Przy rzetelnie przeprowadzonym spisie z natury, gdzie komisja inwentaryzacyjna spisuje majątek, który widzi i tak jak go widzi, nie ma gwarancji, nawet przy dokładnym opisie, aby po cechach innych niż numer inwentarzowy właściwie wycenić mienie.
Różnice w zakresie środków trwałych objętych ewidencją ilościową ustala się również ilościowo. Nadwyżki wprowadza się do ewidencji, a niedobory niezawinione wypisuje z ewidencji „po ilości”. Może jednak zaistnieć potrzeba wyceny pozostałego środka trwałego ewidencjonowanego tylko ilościowo. Taka sytuacja wystąpi w przypadku niedoboru zawinionego w tym majątku, trzeba bowiem wtedy określić wartość roszczenia wobec pracownika. W takiej sytuacji właściwym rozwiązaniem jest wycena majątku na poziomie ceny rynkowej, przez którą należy rozumieć cenę, jaką można uzyskać w normalnym obrocie za rzecz podobnego rodzaju lub gatunku, z uwzględnieniem stopnia zużycia.
Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych
Często popełnianym błędem przy inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych jest inwentaryzowanie ich za pomocą spisu z natury (sporządzanie arkusza spisu, na którym wykazuje się np. programy komputerowe).
Wartości niematerialne i prawne to prawa majątkowe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż 1 rok. Są nimi patenty, licencje, znaki towarowe, programy komputerowe.
Jak sama nazwa wskazuje, są one niematerialne, czyli nie można ich dotknąć, zważyć, zmierzyć, policzyć, a na tym właśnie polega spis z natury. W związku z powyższym jedyną prawidłową metodą zinwentaryzowania wartości niematerialnych i prawnych jest metoda weryfikacji salda.
Wzór opinii (informacji) informatyka, która może być załącznikiem do protokołu z inwentaryzacji przeprowadzonej metodą weryfikacji sald
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych
Jednym ze szczególnych składników majątku występujących w jednostkach sektora finansów publicznych są zbiory biblioteczne, które ewidencjonowane są na koncie 014. Stanowią one majątek jednostki (majątek trwały), w związku z czym również obejmuje je kontrola w postaci inwentaryzacji. Jednak ze względu na ich szczególny charakter inwentaryzacja zbiorów obywa się na innych zasadach, określonych w odrębnych przepisach, konkretnie w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych.
ZAPAMIĘTAJ!
Wszystkie zbiory biblioteczne muszą zostać raz w roku skontrolowane poprzez ustalenie wartości zbiorów wykazywanej w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej (księga inwentarzowa) i porównanie jej z wartością wykazywaną na koncie 014 w ewidencji księgowej.
Można więc powiedzieć, że w przypadku występowania zbiorów w jednostce jest ona zobowiązana do zweryfikowania salda na koncie 014, czy wartość zbiorów wynikająca z konta odpowiada wartości w księdze inwentarzowej. Nie jest to jednak inwentaryzacja, która w bibliotekach nazywa się skontrum.
Częstotliwość przeprowadzania skontrum zależy od dwóch okoliczności: sposobu udostępniania zbiorów i ilości zgromadzonych materiałów bibliotecznych. W bibliotekach, w których czytelnicy mają wolny dostęp do materiałów bibliotecznych, skontrum przeprowadza się raz na 5 lat.
W bibliotekach o innym systemie udostępniania (czytelnicy nie mają wolnego dostępu do materiałów), w których zbiory są mniejsze niż 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, skontrum przeprowadza się raz na 10 lat.
Jeżeli zbiory są większe niż 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, kontrolę materiałów bibliotecznych prowadzi się w sposób ciągły.
Skontrum (czyli inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych) polega na porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym materiałów oraz stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów i ustaleniu ewentualnych braków.
Przy inwentaryzacji zbiorów szczególną uwagę należy zwrócić na różnice inwentaryzacyjne, które księgowo traktuje się nieco inaczej niż typowe różnice wynikające podczas inwentaryzacji innych składników majątku jednostki.
Materiały nieodnalezione w czasie skontrum przeprowadzanym po raz pierwszy ani nie figurujące w ewidencji uznaje się za braki względne. Braki względne nie są traktowane jako niedobór i nie podlegają ewidencji księgowej (nie pomniejsza się wartości księgozbioru na koncie 014 o braki względne). Niedoborem podlegającym ewidencji są dopiero braki bezwzględne, za które uznaje się braki względne z poprzedniego skontrum. Czyli przy pierwszym skontrum niedobór danego materiału bibliotecznego traktowany jest jako brak względny i nieewidencjonowany, natomiast jeżeli przy następnym skontrum dany materiał się nie odnalazł, uznaje się go za brak bezwzględny i ewidencjonuje jako niedobór.
ZAPAMIĘTAJ!
Jeżeli dane materiały biblioteczne zostały potraktowane jako braki bezwzględne, a potem się odnalazły, traktuje się je jak nowe wpływy i tak wprowadza do ewidencji.
Skontrum przeprowadza komisja skontrowa. Liczbę członków komisji i jej skład osobowy ustala kierownik biblioteki lub kierownik jednostki, w której znajduje się biblioteka.
Ujawnione nadwyżki inwentaryzacyjne zbiorów bibliotecznych wprowadza się do ewidencji w wartości oszacowanej komisyjnie. Rozporządzenie w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych mówi, że bieżącą szacunkową wartość nabycia ustala się na podstawie okresowej wyceny opracowanej komisyjnie i zatwierdzonej przez kierownika biblioteki, a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych, w których występuje biblioteka, będzie to kierownik jednostki.