Ustalając miejsce świadczenia według zasad ogólnych, polski podatnik musi zadać trzy pytania i w zależności od uzyskanych odpowiedzi będzie stosował art. 28b ustawy, tj. nie będzie naliczał VAT, lub art. 28c ustawy, tj. będzie naliczał VAT:
I. Czy nabywca jest podatnikiem VAT
II. Czy nabywca kupił usługę na cele służbowe
III. Czy usługa jest nabyta dla stałego miejsca działalności, które jest w Polsce
Przepisy obowiązujące od 1 lipca 2011 roku wprowadzają ważną zasadę. Dokonując powyższych ustaleń, uwzględnia się wyłącznie okoliczności występujące w momencie zajścia zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego. Wszelkie późniejsze zmiany dotyczące wykorzystania otrzymanej usługi pozostają bez wpływu na ustalenie miejsce jej świadczenia, pod warunkiem braku nadużyć.
I. Jak sprawdzić, czy kontrahent z UE jest podatnikiem
Punktem wyjścia do ustalenia statusu nabywcy będzie jego NIP UE. Usługodawca może uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty ma status podatnika, gdy przekazał mu swój indywidualny numer identyfikacyjny VAT, którego ważność, a także nazwiska/nazwy i adres przypisane temu numerowi, zostały potwierdzone.
Nie wystarczy więc, że nabywca poda swój numer VAT. Świadczący usługę ma obowiązek sprawdzić jego ważność, a także nazwiska/nazwy i adres przypisane temu numerowi.
Najprościej sprawdzić numer NIP UE poprzez stronę internetową Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/. Świadczący usługę za pomocą tej strony może dokonać potwierdzenia (zweryfikowania) numerów identyfikacyjnych VAT swoich kontrahentów z państw członkowskich Unii Europejskiej. Osoba zainteresowana dokonaniem potwierdzenia numeru VAT musi wprowadzić jedynie kod państwa kontrahenta oraz podać jego numer VAT. W odpowiedzi na zapytanie udzielana jest odpowiedź:
TAK - podany numer jest ważny w danym momencie, lub
NIE - podany numer jest nieważny lub nieprawidłowy.
Jednak jak informuje Ministerstwo Finansów, w przypadku numerów VAT nadanych przez osiem państw członkowskich: Belgię, Estonię, Finlandię, Łotwę, Litwę, Szwecję, Słowenię oraz Irlandię, powyższa strona oferuje szerszy zakres informacji. Przy pozytywnym potwierdzeniu numeru identyfikacyjnego VAT (numer VAT kontrahenta jest ważny) pojawi się jego nazwa oraz adres. Dzięki temu podatnik będzie miał potwierdzenie wszystkich danych wymaganych przez rozporządzenie.
Natomiast w przypadku Czech oraz Cypru przy pozytywnym potwierdzeniu numeru identyfikacyjnego VAT pojawi się jedynie nazwa podatnika. W pozostałych przypadkach można potwierdzić tylko ważność numeru NIP UE.
Oznacza to, że tą metodą polski usługodawca nie może sprawdzić każdego kontrahenta. Gdy nie jest w stanie potwierdzić wszystkich wymaganych danych, powinien złożyć zapytanie na formularzu VAT ID. Stosowanie tych formularzy nie jest obligatoryjne, jednak ze względu na fakt, że określają one informacje niezbędne do jednoznacznego zweryfikowania podmiotów, MF zaleca ich stosowanie.
Usługodawca może uznać za podatnika VAT kontrahenta, który nie otrzymał jeszcze indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT, ale poinformował go, że zwrócił się z wnioskiem o jego nadanie. W takiej sytuacji usługodawca musi uzyskać dowolny inny dowód potwierdzający, że usługobiorca jest podatnikiem lub osobą prawną niebędącą podatnikiem, w stosunku do której wymagana jest identyfikacja do celów VAT. Przypomnijmy, że według definicji podatnika z art. 28a ustawy o VAT jest to osoba, która wykonuje samodzielną działalność gospodarczą. Dlatego dowodem prowadzenia działalności będzie np. zaświadczenie o rozpoczęciu działalności wydane przez kraj kontrahenta.
Ponadto ustawodawca unijny wymaga od usługodawcy, żeby w takim przypadku dokonał w rozsądnym zakresie weryfikacji rzetelności przedstawionych przez usługobiorcę danych za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa, takich jak środki dotyczące kontroli tożsamości lub płatności.
WAŻNE
W przypadku sprawdzania kontrahenta z UE obowiązuje zasada, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty nie jest podatnikiem, jeżeli usługodawca wykaże, że ten usługobiorca nie przekazał mu swojego indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT.
Ustawodawca w tym przypadku posługuje się jednak zwrotem: „O ile usługodawca nie ma odmiennych informacji, może uznać, że...”. Oznacza to, że mimo braku numeru NIP lub zawiadomienia o wystąpieniu o jego nadanie usługodawca może uznać usługobiorcę za podatnika VAT, gdy ma sprawdzone informacje, że prowadzi on działalność gospodarczą (np. jest podatnikiem zwolnionym z VAT).
Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Co decyduje o miejscu świadczenia
Joanna Dmowska
ekspert w zakresie VAT