W IV kwartale roku obrotowego zawierane są umowy o badanie sprawozdań finansowych za dany rok. Powinny one określać prawa i obowiązki obu stron, czyli jednostki, której sprawozdanie będzie poddane badaniu, oraz podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych i osób działających w jego imieniu.
W normie wykonywania zawodu nr 5 „Zasady postępowania podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych w zakresie badania sprawozdań finansowych i innych usług poświadczających, wykonywanych przez biegłych rewidentów” zalecono, aby umowa zawierała formalne i organizacyjne warunki jej realizacji.
W zakresie organizacji badania wskazano w szczególności na potrzebę:
- zapewnienia biegłemu rewidentowi dostępu do wszystkich danych, dokumentacji i innych informacji niezbędnych do przeprowadzenia badania,
- zapewnienia biegłemu rewidentowi możliwości obserwacji spisu z natury znaczących składników majątku jednostki,
- współpracy pracowników jednostki z biegłym rewidentem,
- złożenia przez kierownictwo jednostki stosownych oświadczeń,
- ewentualnego włączenia rzeczoznawców do badania.
W celu zapewnienia sprawnego przeprowadzenia badania wskazane jest ustalenie w trakcie pierwszego roboczego spotkania osób reprezentujących jednostkę i podmiotu uprawnionego do badania szczegółowych obowiązków obu stron.
Pierwsze spotkania robocze służą do ustalenia kilku spraw mających na celu sprawne przeprowadzenie badania. Dlatego w ramach tych spotkań powinno być ustalone:
• W jaki sposób będą udostępnione osobom działającym w imieniu podmiotu uprawnionego do badania ksiąg rachunkowych dowody księgowe oraz wszystkie inne dokumenty mające związek z badanym sprawozdaniem finansowym.
• Terminy spisów z natury w celu umożliwienia ich obserwacji przez biegłego rewidenta.
• Sposób przekazania przez badaną jednostkę harmonogramu prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego.
• Termin przekazania kompletnego sprawozdania finansowego.
• W jaki sposób osoba sprawująca obsługę prawną badanej jednostki przekazuje potrzebne informacje, dotyczące m.in. spraw przygotowanych do postępowania sądowego oraz znajdujących się w toku tego postępowania.
• Które osoby będą upoważnione do udzielania wyczerpujących informacji i wyjaśnień lub oświadczeń w sprawach związanych z ustaleniami poczynionymi przez biegłego rewidenta w toku badania.
• Jak badanie będzie rozłożone w czasie, zwłaszcza jeżeli jego część następuje przed zamknięciem ksiąg (harmonogram prac badawczych).
• Konieczność zapewnienia przez badaną jednostkę nieograniczonego dostępu do wszystkich danych niezbędnych do przeprowadzenia badania, w tym również do informacji o indywidualnych wynagrodzeniach oraz protokołów z posiedzeń zarządu, organów nadzorczych i wspólników (właścicieli), jak również danych osobowych.
Aby uniknąć ewentualnych sporów, na spotkaniu należy ustalić podstawowe zasady współdziałania jednostki i biegłego rewidenta. Dotyczy to:
• terminów ustosunkowania się przedstawicieli jednostki do zastrzeżeń i wątpliwości przekazanych przez biegłego rewidenta co do prawidłowości przedstawionego do badania sprawozdania finansowego,
• terminu korygowania ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego w zakresie ustalonym przez obie strony,
• wydawania dyspozycji, na wniosek biegłego rewidenta, dokonywania przez pracowników jednostki wymaganych czynności (np. przygotowywania i wysyłania korespondencji, kopiowania dokumentów, dokonywania inspekcji i inwentaryzacji).
Norma wykonywania zawodu nr 1 „Ogólne zasady badania sprawozdań finansowych” zobowiązuje biegłego rewidenta to opracowania strategii i planu badania. Wypracowanie strategii badania wymaga:
• wystarczającego poznania badanej jednostki, jej organizacji, działalności, wyników oraz sytuacji majątkowej i finansowej na tle jej otoczenia gospodarczego i prawnego, a także wstępnego rozpoznania możliwości kontynuowania przez nią działalności w niezmniejszonym istotnie zakresie,
• ogólnego zapoznania się z jej systemem księgowości, w tym prowadzonej za pomocą komputera, przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości oraz koncepcją i skutecznością działania powiązanego z nią systemu kontroli wewnętrznej, w zakresie, w jakim wiąże się on z badanym sprawozdaniem finansowym.
W związku z wymienionymi zagadnieniami należy ustalić zakres, termin i sposób udostępnienia przez jednostkę biegłemu rewidentowi potrzebnych dokumentów.
Tabela. Dokumenty przekazywane biegłemu
Jednym z pierwszych elementów badania jest weryfikacja prawidłowości ustalenia bilansu otwarcia oraz dopełnienia obowiązków zatwierdzenia, ogłoszenia i publikacji sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy. Dlatego z biegłym rewidentem należy ustalić sposób udostępnienia dokumentów potwierdzających poprawność otwarcia ksiąg rachunkowych roku objętego badaniem.
Na pierwszym spotkaniu z biegłym rewidentem nie można przewidzieć wszystkich sytuacji, które mogą powstać w czasie badania. Dlatego jednym z możliwych rozwiązań jest wskazanie osób po stronie jednostki i podmiotu uprawnionego do badania, które na bieżąco będą rozpatrywały i rozstrzygały wcześniej nieprzewidziane sytuacje. Dzięki temu badanie sprawozdania finansowego będzie można przeprowadzić na zasadach wzajemnej współpracy oraz zakończyć w umówionym terminie.
• norma wykonywania zawodu nr 1 „Ogólne zasady badania sprawozdań finansowych”
Teresa Fołta
biegły rewident