Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków. Uwaga! Sprostowanie do niniejszego artykułu przesłało do naszej redakcji Ministerstwo Finansów. Publikujemy je pod artykułem.
- Załączniki w KSeF
- Rozwiązanie dla wybranych?
- Tylko na wniosek i z ryzykiem cofnięcia zgody
- Wylewanie dziecka z kąpielą
- Co warto zrobić już teraz?
- Sprostowanie Ministerstwa Finansów
Załączniki w KSeF
Wbrew powszechnemu rozumieniu, „załącznik” w KSeF to nie osobny plik PDF, JPG ani dokument tekstowy, ale techniczny element struktury logicznej faktury FA(3). Może zawierać wyłącznie informacje tabelaryczne – kolumny, wiersze, podsumowania – i służy do przedstawiania rozbudowanych danych liczbowych. Nie mogą się w nim znaleźć dokumenty handlowe, marketingowe ani administracyjne takie jak umowy, instrukcje czy oferty.
Rozwiązanie dla wybranych?
Ministerstwo Finansów deklaruje, że nowa funkcja jest dostępna dla wszystkich branż. W rzeczywistości jednak skorzystają z niej głównie duże przedsiębiorstwa, które operują na powtarzalnych i ustrukturyzowanych danych, a także mają zasoby finansowe, które mogą przeznaczyć na dostosowanie swojego ekosystemu IT do wymagań KSeF. Bowiem resort finansów wprost zapowiada, że nie planuje umożliwiać w swoich bezpłatnych narzędziach (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) funkcji tworzenia załącznika oraz przesyłania faktury z nim do centralnego systemu.
– W obecnym kształcie załącznik do faktury w KSeF jest ukłonem dla sektorów energetycznego i paliwowego, które dołączają szczegółowe zestawienia liczbowe, np. zużycia energii czy usług rozliczanych jednostkowo. Co jednak z firmami z branży budowlanej, handlowej, transportowej, dla których elementem faktury są np. protokoły odbioru, harmonogramy, wuzetki czy raporty działań? One również korzystają z załączników, ale ich dokumenty nie mieszczą się w sztywnych ramach zaproponowanej tabeli. Dla nich to rozwiązanie może być po prostu niemożliwe do zastosowania – wskazuje Kamila Cieszkowska, właścicielka biura rachunkowego, ekspertka SaldeoSMART.
Tylko na wniosek i z ryzykiem cofnięcia zgody
Możliwość dołączania załączników do faktur w KSeF nie jest domyślnie dostępna dla wszystkich podatników. Aby z niej skorzystać, przedsiębiorca musi złożyć odpowiednie zgłoszenie do Ministerstwa Finansów i uzyskać jego akceptację. We wniosku, który przesyłać można wyłącznie drogą elektroniczną, przez API, firma musi uzasadnić potrzebę tworzenia załączników, a także wskazać konkretny zakres danych, jakie będzie w nich wpisywać. Konieczne jest także zadeklarowanie z góry nie tylko średniego rozmiaru faktury z załącznikiem (aktualny limit to 3MB), ale również liczby takich dokumentów, które będą przesyłane miesięcznie. Dodatkowo każda zmiana zawartości załącznika, np. w zakresie używanej jednostki, sposobu obliczania wartości czy układu danych będzie wymagała przesłania zgłoszenia aktualizacyjnego do organu rządowego.
Zgoda na przesyłanie faktur z załącznikiem będzie wydawana na okres dwóch lat, ale może w każdej chwili zostać cofnięta. Ministerstwo Finansów skorzysta z takiej opcji w sytuacji, gdy odkryje, że firma wysyła dokumenty niezgodnie z zadeklarowanym przeznaczeniem, na przykład gdy wyśle większą liczbę faktur z załącznikiem, niż przewidywała we wniosku. Nie wiadomo jednak, kto i w jaki sposób będzie weryfikować załączniki do faktury oraz jak przedsiębiorca zostanie poinformowany o odebraniu tej funkcji.
– Wątpliwości jest więcej. Przykładowo, póki co zgłoszenia o udostępnienie możliwości wysyłania załączników będzie można składać dopiero od 1 lutego 2026 roku, czyli dokładnie w dniu, w którym największe firmy zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF. Tymczasem rozpatrzenie zgłoszenia ma potrwać nawet do 30 dni. W praktyce oznacza to, że firmy, które chcą korzystać z załączników już od wejścia nowego systemu w życie nie będą miały takiej możliwości, nawet jeśli są do tego przygotowane technicznie – tłumaczy Kamila Cieszkowska.
Wylewanie dziecka z kąpielą
Ekspertka SaldeoSMART wskazuje także, że obecne rozwiązanie zamiast wspierać automatyzację procesów księgowych może ją skutecznie blokować. W firmach, które nie są w stanie przygotować zgodnych z wymaganiami załączników, pojawi się konieczność utrzymywania podwójnego obiegu dokumentów: faktura będzie wysyłana przez KSeF, a towarzyszący jej plik np. protokół odbioru lub raport godzinowy osobno, w wiadomości mailowej. Część przedsiębiorców rozważa pomysł, by załączniki udostępniać kontrahentom w formie umieszczanych na fakturze linków do serwisów chmurowych. Rodzi to jednak dodatkowe ryzyka: jak zabezpieczyć te dane i dostęp do nich oraz co w sytuacji, gdy link wygaśnie albo trafi w niepowołane ręce?
– Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to krok w tył. Zamiast zyskać na automatyzacji zadań, będą musiały pilnować, gdzie trafiła faktura a gdzie załącznik, kto go odebrał i czy w ogóle wie, że został mu on przesłany osobno – komentuje ekspertka SaldeoSMART. – W firmach, które do tej pory miały zautomatyzowany proces wystawiania i zatwierdzania dokumentów, nowe przepisy mogą wywrócić ten model do góry nogami. A w sytuacjach, gdy załączniki były integralną częścią faktury, a teraz będą przekazywane oddzielnie, będzie to budzić wątpliwości co do interpretacji sposobu akceptacji dokumentów księgowych.
Co warto zrobić już teraz?
Niezależnie od ostatecznego kształtu, jaki przyjmie funkcja tworzenia załączników do faktur w KSeF, firmy już teraz powinny podjąć działania przygotowawcze. W pierwszej kolejności muszą ocenić, czy charakter prowadzonej działalności rzeczywiście wymaga przesyłania załączników oraz czy dane w nich zawarte można ująć w strukturze tabelarycznej. Równolegle należy zweryfikować, czy wykorzystywane w firmie narzędzia IT są dostosowane do Krajowego Systemu e-Faktur i czy dostawcy oprogramowania aktywnie reagują na zapowiadane zmiany i usprawniają dostępne funkcjonalności. Istotne jest także przeanalizowanie zawartych z klientami umów, a zwłaszcza zapisów dotyczących dokumentów towarzyszących fakturze, które stanowią podstawę jej uznania. Warto już teraz ustalić, jak materiały te będą przekazywane kontrahentom po wejściu KSeF w życie.
Sprostowanie Ministerstwa Finansów
W dniu 3 lipca 2025 r. Wydział Prasowy, Biuro Komunikacji i Promocji Ministerstwa Finansów przesłało do naszej redakcji poniższe sprostowanie do ww. artykułu:
"Faktura z załącznikiem została wprowadzona do projektu KSeF w wyniku konsultacji z przedsiębiorcami. Zmiana polega na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem dla każdego rodzaju działalności, jeśli w załączniku do faktury zamieszczane są rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi.
Postulaty o potrzebie przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF kierowali różni przedsiębiorcy, np. dostawcy mediów, świadczący usługi telekomunikacyjne oraz dostawcy paliw wystawiający faktury zbiorcze. Faktury za media, usługi telekomunikacyjne i ramowe faktury zbiorcze w załącznikach zawierają dane podatkowe (ceny jednostkowe i ilość towaru/usługi).
Autor artykułu błędnie wskazuje, że załączniki nie będą mogły być stosowane przez wszystkich przedsiębiorców:
„Co jednak z firmami z branży budowlanej, handlowej, transportowej, dla których elementem faktury są np. protokoły odbioru, harmonogramy, wuzetki czy raporty działań? One również korzystają z załączników, ale ich dokumenty nie mieszczą się w sztywnych ramach zaproponowanej tabeli. Dla nich to rozwiązanie może być po prostu niemożliwe do zastosowania – wskazuje Kamila Cieszkowska."
Tymczasem:
Załącznik stanowić będzie integralną część e-faktury. Z tego względu struktura logiczna FA(3) dla faktury z załącznikiem zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Zalacznik. Dane jakie będzie zawierał załącznik to dane podatkowe. Będą one prezentowane w sposób elastyczny (podatnicy będą mieć możliwość samodzielnego definiowania zawartości niektórych pól) oraz uniwersalny (możliwe będzie wskazywanie danych specyficznych dla różnych branż – czyli danych, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT, lub danych ściśle z tymi danymi powiązanymi). Treści w załączniku będą pogrupowane w bloki danych, w ramach których znajdą się tabele wraz z ich opisami.
Bezzasadne jest zdanie: „Nie wiadomo jednak, kto i w jaki sposób będzie weryfikować załączniki do faktury oraz jak przedsiębiorca zostanie poinformowany o odebraniu tej funkcji.”
Ponieważ: Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna dla podatników po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać już od dnia 1 stycznia 2026 r. (a nie jak wskazuje autorka artykułu od 1 lutego 2026 r.) Szczegółowy zakres danych, jakie powinno zawierać ww. zgłoszenie, oraz sposób postępowania w sprawie potwierdzenia i odebrania możliwości wystawiania faktur z załącznikiem i wymagania techniczne, jakie powinny być spełnione przy wystawianiu faktur, zostaną określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 106r.
Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, jednakże rozwiązanie to zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi.
Należy podkreślić, że wprowadzenie tzw. załącznika do wzoru e-faktury oznacza, że mogą znajdować się w nim obligatoryjne elementy faktury przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT lub dane ściśle powiązane z obligatoryjnymi elementami faktury. Załączniki, które zawierają dane podatkowe nie mogą być przesyłane oddzielnie od faktury. W załączniku nie mogą znaleźć się np. treści reklamowe lub marketingowe.
Jednocześnie wskazania wymaga, że schema e-faktury została zaprojektowana w sposób umożliwiający zawarcie w niej wszystkich danych wymaganych przepisami prawa w sposób kompletny, zaś załącznik został dopuszczony w ramach działań dostosowawczych do potrzeb branż, które w związku ze specyfiką swojej działalności nie zdołały umieść wszystkich elementów faktury w przewidzianej i określonej schemie e-faktury.
W związku z koniecznością ochrony systemu przed potencjalnymi zagrożeniami, w tym wzmożoną aktywnością cyberprzestępczą, wprowadzono obowiązek uprzedniego powiadomienia – złożenia zgłoszenia o zamiarze przesyłania faktur z załącznikiem. Środek ten ma celu zwiększenie bezpieczeństwa oraz minimalizację ryzyka nadużyć."