Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

• Czym jest procedura OSS?
• Obowiązek rejestracyjny
• Prowadzenie rozliczeń w ramach procedury OSS
• Płatności dokonywane w ramach VAT OSS
• Obowiązek prowadzenia ewidencji
• Wyrejestrowanie

Czym jest procedura OSS?

Procedura OSS umożliwia rozliczanie podatku VAT należnego przez przedsiębiorców dokonujących sprzedaży niektórych towarów lub usług do osób fizycznych (B2C) zlokalizowanych w różnych krajach Unii Europejskiej w jednej zbiorczej deklaracji. Główną zaletą tego rozwiązanie jest możliwość uniknięcia rejestracji do celów VAT w każdym kraju, w którym znajdują się odbiorcy towarów lub usług.

Przedsiębiorca po rejestracji do procedury OSS rozlicza VAT wyłącznie w państwie identyfikacji, którym dla podmiotów unijnych jest kraj, w którym znajduję się siedziba lub stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT. W przypadku podmiotów nieunijnych podmiot ma możliwość wyboru jednego spośród państw, z którego dokonywane są dostawy towarów lub świadczone usługi. Może to nie tylko uprościć rozliczenia VAT, ale również przyczynić się do obniżenia kosztów ich obsługi. Istotną zaletą jest także możliwość kontaktowania się wyłącznie z organem podatkowym w swoim kraju członkowskim, w ojczystym języku.

Procedura OSS może funkcjonować w dwóch schematach: unijnym oraz nieunijnym, do których definicji odwołuje się art. 130a pkt 3 i 131 pkt 6 ustawy o VAT. Pierwszy z nich dotyczy przedsiębiorców, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności na terenie Unii Europejskiej. W tym przypadku dotyczy zarówno dostaw towarów jak i świadczenia usług. Przedsiębiorcy spoza Unii Europejskiej również mają możliwość korzystania z tego schematu, ale dotyczy to wyłącznie dostaw towarów. Rozliczanie świadczenia usług przez tego rodzaju podmioty jest możliwe tylko z zastosowaniem procedury nieunijnej.

Obowiązek rejestracyjny

W praktyce procedura OSS jest najczęściej wykorzystywana w wariancie unijnym w przypadku wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO). Jeżeli przedsiębiorca mający siedzibę w Polsce sprzedaje towary konsumentom z innych państw członkowskich UE, a towary te są wysyłane bezpośrednio z Polski do tych konsumentów, to – zgodnie z art. 22a ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT – do momentu przekroczenia progu 42 000 zł sprzedaż taką można rozliczać w polskiej deklaracji VAT (pliku JPK).

Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca ma dwie opcje:
1. zarejestrować się do celów VAT w każdym z państw członkowskich, do których wysyłane są towary, lub
2. zarejestrować się w ramach procedury OSS w jednym państwie członkowskim identyfikacji – w tym przypadku w Polsce.

Warto zaznaczyć, że w pozostałych państwach Unii Europejskiej limit został ustalony na poziomie 10 000 euro lub równowartości tej kwoty wyrażonej w walucie krajowej państwa członkowskiego. Limit ten obowiązuje również w przypadku usług elektronicznych, co zostało uregulowane w art. 28k ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT.

W tym kontekście należy podkreślić, że podmiot, który nie posiada siedziby na terenie Unii Europejskiej ma obowiązek rejestracji do procedury OSS od razu po rozpoczęciu dokonywania transakcji i nie ma zastosowania wobec niego limit określony w kwocie 42 000 złotych.

W procesie rejestracji szczególne istotnym krokiem jest ustalenie i wybór państwa identyfikacji. Po jego dokonaniu przedsiębiorca ma obowiązek złożyć w formie elektronicznej formularz rejestracyjny VIU-R w przypadku procedury unijnej lub VIN-R w zakresie procedury nieunijnej, które są powszechnie dostępne na oficjalnej stronie rządowej. Jego złożenia należy dokonać przez Portal Podatkowy z zastosowaniem podpisu elektronicznego lub kwalifikowanego. Ponadto, przy działaniu przez pełnomocnika należy dodatkowo złożyć odpowiednie pełnomocnictwo i wnieść opłatę skarbową.

Przed dokonaniem rejestracji warto przygotować kilka szczegółowych informacji, które będą istotne do wypełnienia formularza rejestracyjnego. Należą do nich m.in.:
• numer konta bankowego w euro - jest on szczególnie istotny w przypadku zwrotów otrzymywanych przez podatnika w ramach procedury OSS,
• numery rejestracyjne nadane na cele VAT IOSS (procedura importowa) w innych krajach,
• adres strony internetowej prowadzonej przez przedsiębiorcę,
• numery identyfikacyjne VAT nadane przez inne państwa członkowskie Unii Europejskiej.

Ponadto, należy pamiętać, że w przypadku zmiany danych podmiotu konieczne jest dokonanie aktualizacji za pomocą formularza VIU-R/ VIN-R. Zarówno w przypadku rejestracji jak i aktualizacji w ramach VAT OSS właściwy jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa – Śródmieście.

Rejestrację uznaje się za skuteczną od pierwszego dnia kwartału następującego po kwartale, w którym przeprowadzone zostały pierwsze transakcje. Istnieje również możliwość rejestracji wstecznej, ale w tym przypadku informacja powinna dotrzeć do Urzędu Skarbowego nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek rejestracyjny. Jeśli termin ten zostanie przekroczony, podmiot musi zarejestrować się w każdym z krajów członkowskich, w którym znajdują się odbiorcy towarów lub usług. Może to stanowić problematyczną kwestię, dlatego warto odpowiednio wcześniej zweryfikować, czy pojawił się obowiązek rejestracji do celów VAT OSS.

Prowadzenie rozliczeń w ramach procedury OSS

Skuteczna rejestracja do celów VAT OSS pociąga za sobą obowiązek składania kwartalnych deklaracji w zakresie procedury unijnej VIU-DO, a procedury nieunijnej VIN-DO. W deklaracji powinny zostać wskazane kwoty netto i VAT zgodnie ze stawką obowiązującą w danym kraju członkowskim. Dokument powinien zostać złożony elektronicznie do końca miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym. Należy wziąć pod uwagę, że termin nie ulega wydłużeniu nawet, jeśli jego ostatni dzień przypada w weekend lub dzień ustawowo wolny od pracy.

Przed złożeniem finalnej wersji VIU-DO/ VIN-DO istnieje możliwość przygotowania i wysłania wersji roboczej, która przechodzi weryfikację przez system. Następnie, przedsiębiorca otrzymuje informację o ewentualnych błędach, które powinny zostać poprawione.

Wartości wykazywane w deklaracji sporządzonej na cele VAT OSS, gdy krajem identyfikacji jest Polska, powinny być wyrażone w walucie euro. W przypadku niektórych państw identyfikacji, które nie przyjęły jeszcze oficjalnie tej waluty może pojawić się konieczność sporządzania jej w walucie krajowej.

Istotną kwestią jest także kurs stosowany, gdy dostawy zostały rozliczone w walucie innej niż euro. W takim przypadku do przeliczenia ich wartości należy zastosować kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego.

Korekta deklaracji może być dokonana w ciągu 3 lat od dnia upływu terminu złożenia pierwotnej deklaracji. W korekcie należy wykazać właściwe państwo konsumpcji, okres rozliczeniowy i kwotę VAT, w odniesieniu do której konieczne są jakiekolwiek zmiany. Należy pamiętać, że procedura VAT OSS umożliwia złożenie wyłącznie jednej deklaracji za dany okres rozliczeniowy. W razie konieczności dokonania jego korekty należy zrobić to wyłącznie w następnej deklaracji za ,,bieżący’’ okres rozliczeniowy. Przykładowo, jeśli w VIU-DO/ VIN-DO za pierwszy kwartał 2025 roku, składanej do końca kwietnia 2025, pojawiła się pomyłka, to można skorygować ją poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w deklaracji za drugi kwartał 2025, która musi zostać złożona do końca lipca 2025. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawiera art. 130c ust. 5a i art. 133 ust. 4a ustawy o VAT.

Płatności dokonywane w ramach VAT OSS

Kwota podatku należnego wynikająca z deklaracji VIU-DO powinna zostać przekazana do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście do końca miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym. W przypadku, gdy ostatni dzień terminu przypadka na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to płatność powinna wpłynąć na rachunek urzędu w ostatnim dniu roboczym. Istotne jest zachowanie tego terminu, gdyż ewentualne zaległości są rozliczane już bezpośrednio w państwie konsumpcji. Z tego względu ich ustalenie i uregulowanie może być problematyczne dla podatnika, który nie dokonał wpłaty podatku we właściwym terminie.

Do każdej deklaracji VIU-DO zostaje przypisany indywidulany numer referencyjny (UNR). Zostaje on nadany przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście po złożeniu roboczej wersji dokumentu (podatnik otrzymuję informację o jego nadaniu mailowo). Musi on zostać wskazany w tytule przelewu. Jego brak będzie skutkował brakiem możliwości rozdziału kwoty podatku i przekazania jej do krajów członkowskich konsumpcji. Ponadto, kwota za dany okres powinna być wpłacona w walucie euro.

Podatnik zarejestrowany w Polsce do więcej niż jednej procedury szczególnej (np. do procedury unijnej i procedury importu) musi dokonać odrębnych płatności dla każdej z nich. Nie jest możliwe jednoczesne rozliczenie wszystkich wpłacanych kwot łącznie.

Powstanie nadpłaty skutkuje koniecznością jej zwrotu przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście lub administrację podatkową państwa członkowskiego konsumpcji. W przypadku dokonania przez podatnika płatności w zawyżonej wysokości, jej zwrotu dokonuje właściwy w Polsce urząd. Jeśli jednak nadpłata wynikać będzie z korekty deklaracji, to realizuje ją państwo członkowskie konsumpcji zgodnie z obowiązującymi w nim przepisami prawa. W związku z tym, aby uniknąć ryzyka sporów z zagranicznymi organami podatkowymi należy zadbać o prawidłowość rozliczeń dokonywanych w pierwotnej wersji VIU-DO/ VIN-DO.

Obowiązek prowadzenia ewidencji

Podatnicy rozliczający się w ramach procedury VAT OSS mają obowiązek prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej. Ważne jest zadbanie o to, aby spełniała ona odpowiednie wymagania, gdyż po wezwaniu przez organ, należy ją przekazać zaledwie w ciągu 14 dni. Z tego względu w tak krótkim czasie może być utrudnione zebranie całości niezbędnych danych i przedstawienie ich organowi w terminie. Szczegółowe dane, które powinna zawierać ewidencja zostały określone w art. 63c rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 77 z 23.03.2011, z późn. zm.).

Są to między innymi informacje takie jak:
- państwo członkowskie konsumpcji, w którym dokonywane są dostawy towarów lub świadczone są usługi,
- rodzaj świadczonych usług lub opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy,
- podstawa opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty,
- zastosowana stawka VAT,
- kwota należnego VAT,
- daty i kwoty otrzymanych płatności.

Wskazane powyżej elementy są jedynie wybranymi spośród tych, które zostały przedstawione w ww. rozporządzeniu.

Ponadto, jeśli w celu udokumentowania transakcji dokonywanych w ramach VAT OSS zostały wystawione faktury, to podatnik ma obowiązek zapewnienia zgodności danych zawartych w ewidencji z informacjami przedstawionymi na fakturach. Powinny one być wystawiane zgodnie z przepisami państwa członkowskiego identyfikacji.

Podatnik ma obowiązek przechowywania dokumentacji przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji i udostępniania jej na każde wezwanie organu. W takim przypadku warto po każdym okresie rozliczeniowym weryfikować jej kompletność i poprawność.

Wyrejestrowanie

Podatnik ma możliwość rezygnacji z rozliczania w ramach procedury VAT OSS na każdym etapie. W celu dokonania skutecznego wyrejestrowania musi powiadomić Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście o zamiarze zaprzestania dokonywania rozliczeń w ramach VAT OSS co najmniej na 15 dni przed końcem kwartału poprzedzającego kwartał, w którym zrezygnował z danej procedury. Zaprzestanie jest skuteczne od pierwszego dnia kolejnego kwartału.

Wyrejestrowania dokonuję się na wniosek podatnika, który powinien wskazać odpowiednią przyczynę w zgłoszeniu VIU-R/ VIN-R – opcja taka pojawia się po zaznaczeniu w formularzu odpowiedniego pola o zamiarze wyrejestrowania. Po drugie, wyrejestrowanie może zostać dokonane z urzędu przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa – Śródmieście, który w postanowieniu określa zaistniałe okoliczności powodujące wyrejestrowanie podatnika z procedury.

Izabela Gutowska, Manager w Nexia Advicero