Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

• Co uprościła procedura VAT-OSS
• Warunki stosowania VAT-OSS
• Rejestracja w procedurze VAT-OSS
• Jak wypełnić VAT-VIU - objaśnienia szczegółowe:
• Potwierdzenie rejestracji do VAT OSS
• Czy można złożyć wniosek o rejestrację przed przekroczeniem progu?
• Dlaczego warto skorzystać z VAT-OSS?
• Podsumowanie

Co uprościła procedura VAT-OSS

VAT-OSS to system, który zastąpił w lipcu 2022 roku procedurę MOSS i uprościł znacząco rozliczanie podatku vat dla przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż detaliczną - wysyłkową w Unii Europejskiej.

Redukcja biurokracji: Ogranicza konieczność rejestracji w wielu krajach UE - nie ma już potrzeby rejestracji w każdym z krajów, w którym są nasi kupujący. Rozliczenie odbywa się w kraju rejestracji.

Jednolity próg sprzedaży: Limit został ustalony na poziomie 10 000 euro rocznie. Powyżej tego limitu przedsiębiorca musi korzystać z procedury VAT-OSS.

Przejrzystość i zgodność z przepisami: System pomaga zachować zgodność z przepisami podatkowymi w całej Unii Europejskiej.

Centralizacja rozliczeń: Rozliczenie podatku VAT za pomocą VAT-OSS odbywa się (pomimo stosowania zagranicznych stawek VAT) w języku polskim, w polskim urzędzie skarbowym, za pomocą dokumentów elektronicznych, kwartalnie. Przedsiębiorcy mają obowiązek złożenia deklaracji VAT-OSS, która zawiera szczegółowe informacje o sprzedaży i przypisanych do nich stawkach VAT obowiązujących w krajach nabywców. Następnie podatek jest przekazywany do odpowiednich krajów członkowskich za pośrednictwem jednego przelewu do krajowego urzędu skarbowego.

Warunki stosowania VAT-OSS

Jak wspomniałam VAT-OSS to procedura, która upraszcza proces rozliczania podatku VAT za internetową sprzedaż produktów wysyłanych do innych krajów UE. Aby z niej skorzystać należy jednak spełniać określone warunki. Jakie to warunki?

Przede wszystkim trzeba być przedsiębiorcą zarejestrowanym w którymś z krajów Unii Europejskiej i posiadać Numer Identyfikacji Podatkowej, trzeba być czynnym podatkiem VAT, prowadzić sprzedaż transgraniczną czyli do odbiorców detalicznych poza Polską, a wartość tej sprzedaży generowana przez konsumentów unijnych przekracza 10 000 euro.

Dla sprzedawców, którzy nie przekraczają limitu 10 000 euro rejestracja do VAT OSS nie jest obowiązkowa, a dołączenie do procedury ma charakter dobrowolny. 

Rejestracja w procedurze VAT-OSS

Rejestracja do VAT-OSS musi odbyć się do 10-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został przekroczony limit 10 tys. euro wartości sprzedaży produktów na odległość w UE. W celu rejestracji składa się Zgłoszenie informujące w zakresie szczególnej procedury unijnej rozliczania vat (VIU-R)

Zgłoszenie informujące w zakresie szczególnej procedury unijnej (VIU-R) składane jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej, wyłącznie poprzez system e-Deklaracje. Jest to formularz interaktywny. Do jego podpisania wymagany jest Podpis Kwalifikowany.

Formularz można znaleźć na stronie internetowej Portalu Podatkowego w zakładce Formularze elektroniczne VAT: www.podatki.gov.pl/vat/e-deklaracje-vat/formularze-vat#VIU-R

Zgłoszenie składa podatnik, który ma zamiar w ramach szczególnej procedury VAT- OSS rozliczać podatek VAT.

Jeśli w imieniu Podatnika zgłoszenie będzie przesyłało np Biuro Rachunkowe konieczne będzie złożenie pełnomocnictwa szczególnego PPS-1. Pełnomocnictwo składa się Urzędu Skarbowego Podatnika oraz do II US Skarbowego Warszawa-Śródmieście. (Pełnomocnictwa płatne 17 zł)

Jak wypełnić VAT-VIU - objaśnienia szczegółowe:

Druk VIU-R składa się w celu dokonania zgłoszenia informującego o rejestracji lub wyrejestrowaniu podatnika ze szczególnej procedury unijnej rozliczania VAT (OSS), jeśli państwem członkowskim identyfikacji jest Polska. Druk służy również do aktualizacji danych podatnika zarejestrowanego do tej procedury.

A. MIEJSCE I CEL SKŁADANIA INFORMACJI

1. Zgłoszenie powinno być skierowane do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który pełni rolę państwa członkowskiego identyfikacji w szczególnej procedurze VAT-OSS.

2. Cel złożenia zgłoszenia (należy zaznaczyć właściwy kwadrat) może być:
- rejestracja podatnika do szczególnej procedury unijnej,
- aktualizacja danych podatnika oraz
- wyrejestrowanie się podatnika ze szczególnej procedury unijnej.

3. Data wypełnienia wniosku. Należy wpisać datę wypełnienia wniosku przez wnioskodawcę.

B. DANE PODATNIKA

B.1. DANE IDENTYFIKACYJNE

1. Identyfikator podatkowy (NIP) podatnika

Należy podać numer NIP stosowany dla celów podatkowych.

2. Rodzaj podatnika (zaznaczyć właściwy kwadrat):
- Podatnik niebędący osobą fizyczną
- Osoba fizyczna.

3. Nazwa podatnika
Jeśli podatnik nie jest osobą fizyczną, to należy podać tylko nazwę podatnika.Jeśli podatnik jest osobą fizyczną, to należy podać imię i nazwisko.

4. Nazwa (-y) handlowa (-e), jeśli inna (-e) niż nazwa podatnika.
Należy podać nazwę (-y) handlową (-e) jeśli różni (-ą) się od nazwy podatnika.

5. Podatnik nie posiada siedziby na terytorium Unii Europejskiej.
Należy zaznaczyć jeżeli podatnik nie posiada siedziby na terytorium Unii Europejskiej.

6. Państwo, w którym podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej, jeśli siedziba ta znajduje się poza terytorium Unii Europejskiej.
Należy podać państwo siedziby działalności gospodarczej, które znajduje się poza terytorium Unii Europejskiej.

7. Podatnik ułatwia dostawy towarów poprzez użycie interfejsu elektronicznego, zgodnie z art. 14a ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE.
Należy zaznaczyć to pole, jeżeli zgodnie z podaną podstawą prawną podatnik ułatwia dostawy towarów poprzez użycie interfejsu elektronicznego.

8. Podatnik należy do grupy VAT.
Należy zaznaczyć to pole, jeżeli podatnik należy do grupy VAT.

B.2. DANE KONTAKTOWE

1. Numer telefonu
Należy podać aktualny numer telefonu do kontaktu.

2. Adres poczty elektronicznej podatnika
Należy podać aktualny adres poczty elektronicznej (e-mail) do kontaktu.

3. Strona(-y) internetowa (-e) podatnika, o ile istnieją
Jeśli podatnik posiada stronę lub strony internetowe, to należy podać ich adres (-y).

4. Osoba odpowiedzialna za kontakty
Należy podać imię i nazwisko osoby do kontaktu.

B.3. SZCZEGÓŁY DOTYCZĄCE RACHUNKU BANKOWEGO

1. Nazwa właściciela rachunku
Należy podać właściciela rachunku bankowego.

2. Numer IBAN
Należy podać numer IBAN. Pole obowiązkowe.

3. Numer BIC
Podanie numeru BIC nie jest obowiązkowe.

B.4. STAŁE MIEJSCA PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ ORAZ MIEJSCA, Z KTÓRYCH TOWARY SĄ WYSYŁANE LUB TRANSPORTOWANE W PAŃSTWACH CZŁONKOWSKICH UNII EUROPEJSKIEJ, ZNAJDUJĄCE SIĘ POZA PAŃSTWEM CZŁONKOWSKIM IDENTYFIKACJI

1. Podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w tym państwie członkowskim
Jeżeli podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej poza państwem członkowskim identyfikacji, to powinien zaznaczyć to pole.

2. Państwo nadawcy numeru i Numer identyfikacyjny VAT
Jeżeli podatnik zaznaczył pole z pkt 1 niniejszej instrukcji, to podaje numer identyfikacyjny VAT oraz nazwę państwa, które nadało ten numer.

3. Numer identyfikacji podatkowej (jeśli brak numeru VAT)
Jeżeli podatnik nie posiada numeru identyfikacyjnego VAT, to podaje numer identyfikacji podatkowej oraz nazwę państwa, które nadało ten numer.

4. Nazwa handlowa stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej albo miejsce, z którego towary są wysyłane lub transportowane
Należy podać nazwę handlową stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej albo miejsca, z którego towary są wysyłane lub transportowane.

5. Adres pocztowy stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej albo miejsca, z którego towary są wysyłane lub transportowane
Należy podać kraj, miejscowość, kod pocztowy, ulicę, numer domu oraz numer lokalu stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej albo miejsca, z którego towary są wysyłane lub transportowane.

Polecamy: KOMPLET PODATKI 2025

B.5. NUMERY IDENTYFIKACYJNE VAT NADAWANE PRZEZ INNE PAŃSTWA CZŁONKOWSKIE UNII EUROPEJSKIEJ W PRZYPADKU, GDY PODATNIK NIE POSIADAŁ NA TERYTORIUM TYCH PAŃSTW SIEDZIBY DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ LUB STAŁEGO MIEJSCA PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

1. Państwo nadawcy numeru
Należy wybrać właściwą nazwę państwa, w którym nadany został numer identyfikacyjny VAT.

2. Numer identyfikacyjny VAT
Należy podać numer identyfikacyjny VAT nadany przez inne państwa członkowskie Unii Europejskiej, w przypadku braku na terytorium tych państw siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

B.6. INDYWIDUALNE NUMERY IDENTYFIKACYJNE VAT NADANE PRZEZ INNE PAŃSTWA CZŁONKOWSKIE IDENTYFIKACJI ZGODNIE Z ART. 362, 369D LUB 369Q DYREKTYWY 2006/112/WE, JEŚLI POPRZEDNIO KORZYSTANO LUB OBECNIE KORZYSTA SIĘ Z JEDNEJ Z PROCEDUR SZCZEGÓLNYCH ROZLICZANIA VAT

1. Państwo nadawcy numeru
Należy podać nazwę państwa, jeżeli uprzednio lub obecnie podatnik zarejestrowany jest do jednej ze szczególnych procedur (unijna, nieunijna, importu).

2. Numer identyfikacyjny VAT procedury unijnej
Należy podać numer VAT w ramach procedury unijnej, jeśli uprzednio podatnik był zarejestrowany do procedury unijnej.

3. Numer identyfikacyjny VAT procedury nieunijnej
Należy podać numer VAT w ramach procedury nieunijnej, jeśli podatnik uprzednio był lub obecnie jest zarejestrowany do procedury nieunijnej.

4. Numer identyfikacyjny VAT procedury importu
Należy podać numer VAT w ramach procedury importu, jeśli podatnik uprzednio był lub obecnie jest zarejestrowany do procedury importu.

B.7 ZMIANA PAŃSTWA CZŁONKOWSKIEGO IDENTYFIKACJI (WSKAZANIE NUMERU VAT, POD KTÓRYM PODATNIK KORZYSTAŁ Z PROCEDURY UNIJNEJ PRZED ZMIANĄ PAŃSTWA CZŁONKOWSKIEGO IDENTYFIKACJI NA RZECZPOSPOLITĄ POLSKĄ)

1. Państwo nadawcy numeru
Należy podać nazwę kraju, w którym nadany został numer VAT do szczególnej procedury unijnej, przed zmianą państwa członkowskiego identyfikacji na Rzeczpospolitą Polską.

2. Numer identyfikacyjny VAT procedury unijnej
Należy podać numer VAT, pod którym podatnik był zarejestrowany do szczególnej procedury unijnej przed zmianą państwa członkowskiego identyfikacji na Rzeczpospolitą Polską.

B.8 DATA ROZPOCZĘCIA KORZYSTANIA Z PROCEDURY UNIJNEJ W PRZYPADKU, GDY PODATNIK ROZPOCZĄŁ KORZYSTANIE Z TEJ PROCEDURY W RZECZPOSPOLITEJ POLSKIEJ LUB ZMIENIA PAŃSTWO IDENTYFIKACJI NA RZECZPOSPOLITĄ POLSKĄ

1. Data rozpoczęcia korzystania z procedury
Należy podać datę, od kiedy podatnik planuje przystąpić do szczególnej procedury unijnej.

C. WYREJESTROWANIE

Przyczyna wyrejestrowania:

1. Podatnik powiadamia o zaprzestaniu dokonywania dostaw towarów i świadczenia usług
Jeżeli powodem wyrejestrowania jest zaprzestanie przez podatnika dokonywania dostaw i świadczenia usług objętych szczególną procedurą unijną, należy zaznaczyć to pole.

2. Podatnik powiadamia, że nie spełnia już warunków koniecznych dla korzystania z procedury unijnej
Jeżeli powodem wyrejestrowania jest to, że podatnik nie spełnia warunków do korzystania ze szczególnej procedury unijnej, należy zaznaczyć to pole.

3. Podatnik rezygnuje z korzystania z procedury unijnej
Jeżeli powodem wyrejestrowania jest rezygnacja z rozliczania VAT w szczególnej procedurze unijnej, należy zaznaczyć to pole.

4. Podatnik zmienia państwo członkowskie identyfikacji
Jeżeli powodem wyrejestrowania jest zmiana państwa członkowskiego identyfikacji, należy zaznaczyć to pole.

Wskazanie numeru identyfikacyjnego VAT, pod którym podatnik będzie korzystać z procedury unijnej po zmianie państwa członkowskiego identyfikacji Rzeczpospolitej Polskiej

1. Państwo nadawcy numeru
Należy podać nazwę nowego państwa identyfikacji, w którym będzie rozliczany VAT w ramach szczególnej procedury unijnej.

2. Numer identyfikacyjny VAT procedury unijnej
Należy podać nowy numer VAT dla szczególnej procedury unijnej, nadany przez państwo wskazane w pkt 12.

3. Data, od której będzie obowiązywać zmiana
Należy podać datę od kiedy ma obowiązywać zmiana państwa członkowskiego identyfikacji.

Potwierdzenie rejestracji do VAT OSS

Naczelnik US potwierdza fakt złożenia przez Ciebie wniosku. Informuje także jeśli nie udało się spełnić warunków.

Rejestracja jest skuteczna od 1. dnia kwartału następującego po kwartale, w którym złożono wniosek VIU-R. To znaczy, że składając wniosek np. w sierpniu 2024 roku, będziesz rozliczać się poprzez procedurę VAT OSS dopiero od 1 października 2024 roku.

Czy można złożyć wniosek o rejestrację przed przekroczeniem progu?

Można. W tym celu należy złożyć wniosek do końca kwartału poprzedzającego kwartał, w którym chcemy zacząć rozliczać się za pomocą procedury VAT OSS.

Dlaczego warto skorzystać z VAT-OSS?

Rejestracja do procedury VAT-OSS, to nie tylko wygoda, ale także szereg korzyści, które przekładają się na większą efektywność operacyjną:
- Oszczędność czasu i zasobów poprzez brak konieczności wielokrotnych rejestracji VAT w różnych krajach UE i uproszczonej procedurze
- Eliminacja ryzyka błędów związanych z różnorodnością przepisów w różnych krajach.
- Zwiększona zgodność z przepisami podatkowymi UE.

Podsumowanie

Rejestracja do VAT-OSS - możliwa dla każdego przedsiębiorcy, który posiada polski NIP i VAT, wysyła towary do konsumentów z innych krajów UE i z tego tytułu zarabia więcej niż 10 tys. euro.

Rejestracja do VAT-OSS - do 10-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przekroczono limit 10 tys. euro z tytułu sprzedaży transgranicznej.

Każdą fakturę wystawianą po tej, która przekroczy limit trzeba już wystawiać ze stawką odpowiednią dla danego kraju.

Kwartalne deklaracje VAT dotyczących transakcji objętych VAT OSS.

Kwartalne wpłacanie podatku dotyczącego transakcji objętych VAT OSS - w EURO (na podstawie kursów walut z ostatniego dnia kwartału, za który jest należny).

Warto mieć na uwadze, że Biuro Rachunkowe takie jak nasze, posiadające doświadczenie w zakresie obsługi VAT-OSS może znacząco ułatwić przejście na ten system, pomagając uniknąć typowych problemów związanych z rozliczeniami podatkowymi. Dzięki wsparciu specjalistów, firmy mogą skupić się na rozwijaniu działalności, zamiast na skomplikowanych formalnościach podatkowych. VAT-OSS to krok ku przyszłości, w której transgraniczne rozliczenia podatkowe są prostsze i bardziej dostępne dla każdego przedsiębiorcy. 

Marta Kusek, KUSEK Sp. z o.o.