Podczas podróży służbowych często czas wykonywania pracy przeplata się z okresami biernego „przemieszczania się” czy innego nieefektywnego oczekiwania. Rzadko też zdarza się, aby pracownikowi udało przemieścić się z jednego końca Polski do drugiego, wraz z przeprowadzeniem negocjacji z klientem w ciągu 8-godzinnego dnia pracy. Jak zatem rozliczać godziny nadliczbowe?
Problematykę podróży służbowej reguluje art. 775 k.p., a także wydane na podstawie tego artykułu rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej: na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.) oraz poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Zgodnie z powyższym podróżą służbową będzie wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego, z tym że w przypadku krajowej podróży służbowej miejsce wykonywania zleconego zadania będzie się znajdować na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w przypadku podróży zagranicznej - poza jej granicami.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 151 § 1 k.p. pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obwiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z obowiązującego danego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
Czy całą podróż służbową zaliczamy do czasu pracy
Niestety Kodeks pracy nie podaje wyraźnej definicji, jakie czynności zaliczamy do czasu pracy w czasie podróży służbowej. A zatem, czy na podróż służbową składa się przejazd z jednej miejscowości do drugiej czy ów przejazd wraz z wykonywaniem pracowniczych obowiązków. Z pomocą przychodzi orzecznictwo Sądu Najwyższego, z którego wynika, że nie będzie nim okres dojazdu i powrotu z delegacji, chyba że podróż służbowa mieści się w normalnym czasie pracy danej osoby.
Z inną sytuacją będziemy mieli do czynienia w przypadku zaliczania dojazdów i powrotów wykraczających poza 8-godzinny dzień pracy. Niestety w tej materii orzecznictwo jest niejednorodne. I tak na przykład w orzeczeniu z 27 października 1981 r. (I PR 85/81, OSNC 1982/5-6/76) Sąd Najwyższy uznał, że nie powoduje to obowiązku wypłaty dodatkowego wynagrodzenia. Z kolei 23 czerwca 2005 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz ewentualnego pobytu w tej miejscowości nie jest pozostawaniem do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 k.p.), lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlega wliczeniu do jego normy. Natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy ma w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczupla limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku (II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76).
Odbywanie podróży służbowej ponad normalny rozkład czasu pracy danego pracownika nie kształtuje po stronie pracodawcy obowiązku wypłaty dodatkowego wynagrodzenia. Nie wpływa to jednak na prawa pracownika, wynikające z art. 133 k.p., który gwarantuje minimalne normy 11-godzinnego dobowego i 35-godzinnego tygodniowego wypoczynku. Na podstawie powyższego należy przyjąć, że polecenie wykonania zadań (czynności) wymagających odbycia podróży służbowej musi wraz z dobową normą czasu pracy mieścić się w ramach wyznaczonych wspomnianymi limitami odpoczynku. Ich ewentualne naruszenie stanowiłoby podstawę dla pracodawcy do udzielenia pracownikowi równoważnego okresu odpoczynku lub jeśli nie jest to możliwe, wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego.
Reasumując, należy uznać, że nadgodziny w przypadku podróży służbowych wystąpią zawsze, gdy wykonywanie zadań służbowych wykracza lub przypada w całości poza zwykłymi godzinami pracy danego pracownika.
Jak rozliczać czas pracy w czasie podróży służbowej
Mając na względzie przytoczone powyżej zasady, czas pracy pracownika w czasie podróży służbowej jest zazwyczaj rozliczany w następujący sposób:
• podroż służbową odbywaną w normalnym czasie pracy obowiązującym pracownika zalicza się w całości do czasu pracy - oznacza to, że nie następuje obniżenie czasu pracy w związku z wykonywanymi wyjazdami służbowymi w części przypadającej na zwykłą porę pracy pracownika, nawet jeśli czas ten wykorzystał jedynie na przemieszczanie się z miejsca na miejsce,
• w sytuacji gdy czas podróży służbowej wykracza poza normalne godziny pracy obowiązujące dla danego pracownika, wówczas do czasu pracy wliczamy cały czas poświęcony na wykonywanie zadań służbowych (np. negocjacje z klientem, wykonywanie usługi serwisowej w siedzibie klienta). Natomiast czas samego przejazdu, który odbywa się poza wynikającymi z rozkładu czasu pracy pracownika godzinami, nie jest wliczany do czasu pracy pracownika. Jedynym wyjątkiem będzie wykonywanie w czasie podróży pracy (np. przygotowywanie sprawozdania lub konferencja telefoniczna z pracodawcą lub innym klientem).
PRZYKŁAD
Anna Z., pracownik systemu help-desk, pracuje w godz. 9.00-17.00 w siedzibie spółki w Warszawie. W dniu 4 marca 2007 r. wyjechała w podróż służbową do Krakowa w celu przystosowania systemu informatycznego klienta do oprogramowania zakupionego w firmie zatrudniającej Annę Z. Prace nad systemem rozpoczęła o godz. 12.00 i zakończyła o 19.00. Następnie rozpoczęła podróż powrotną pociągiem, w czasie której przez godzinę przygotowała sprawozdanie z przeprowadzonych u klienta czynności. Czas między godz. 17.00 a 19.00 wraz z godziną poświęconą na przygotowanie sprawozdania (przypadającą na podróż pociągiem) to wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, gdyż musimy zaliczać go do czasu pracy i w konsekwencji związanego z tym przekroczenia normy dobowej. Czas wcześniejszego, przypadającego na godziny pracy, przejazdu z Warszawy do Krakowa nie obniża jej czasu pracy i jest do niego zaliczany, mimo że w tym czasie Anna Z. nie wykonała żadnej pracy. Natomiast czas powrotu będzie zaliczany do czasu pracy w ilości, jaki pracownica poświęciła na przygotowanie sprawozdania.
Pozostały czas nie zostanie zaliczony na poczet czasu pracy.