Kontrola dokumentów to sprawdzanie ich poprawności pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym. Dokument, który pozytywnie przeszedł taką kontrolę, nabiera charakteru dowodu księgowego i może być ujęty w księgach rachunkowych. Informacje na temat zasad przeprowadzania kontroli i osób za nią odpowiedzialnych powinny się znaleźć w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.
Przed zadekretowaniem i ujęciem faktury w księgach rachunkowych należy poddać dokument kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej. Kierownik jednostki podejmuje decyzję, kto w danej jednostce organizacyjnej będzie wykonywał poszczególne czynności w zakresie kontroli dokumentów. Informacja na ten temat powinna się znaleźć w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (patrz tabela 1).
Kontrola dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym to element kontroli wewnętrznej wykonywanej na bieżąco i mającej na celu niezwłoczną eliminację błędów i nieprawidłowości. Natomiast ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych wskazanych w tych dokumentach następuje po ich zatwierdzeniu do wypłaty, tj. do realizacji.
Jeżeli dokument zewnętrzny stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej ma wady formalne, np. nieprawidłowy NIP, błąd w nazwie dostawcy itp., konieczne jest wystawienie noty korygującej, poprzez którą nastąpi skorygowanie nieprawidłowości. Jeśli np. wystawiona została faktura na wykonanie usługi lub dostarczenie materiału czy towaru przez innego dostawcę, niż to wynika z zamówienia, to należy wyjaśnić, czy dokument ten powinien być wystawiony na daną jednostkę, czy przypadkiem nie nastąpiła pomyłka, a faktura powinna być wystawiona na inny podmiot. Zatem stwierdzenie w dokumencie wad formalnych oznacza konieczność podjęcia czynności wyjaśniających.
Zadaniem kontroli merytorycznej jest zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej na dowodach księgowych. Jeżeli jej charakter nie wynika z treści dowodu księgowego, to niezbędne jest zamieszczenie opisu zdarzenia gospodarczego na odwrocie dokumentu lub dołączenie go do dowodu. Jeśli w trakcie kontroli merytorycznej zostaną stwierdzone nieprawidłowości w dowodach, powinny być one szczegółowo opisane przez kontrolującego na odwrocie dokumentu lub na załączniku do dowodu. Opis nieprawidłowości kontrolujący opatruje datą ich stwierdzenia i własnym podpisem. Stwierdzone w dowodach (zewnętrznych) nieprawidłowości merytoryczne mogą być korygowane jedynie oddzielnym dowodem. Należy to uwidocznić na odwrotnej stronie dowodu, na którym je stwierdzono, oraz złożyć podpis. W przypadku wystąpienia np. błędów w wartości faktury należy poprosić dostawcę o wystawienie faktury korygującej.
Polecamy: JPK_VAT 2018 – Instrukcja wdrożenia
Kontrola rachunkowa to sprawdzenie, czy dokument jest wolny od błędów rachunkowych oraz czy zawiera wszystkie elementy umożliwiające uznanie go za dowód księgowy. Zadaniem kontrolującego pod względem rachunkowym jest:
1) przygotowanie prawidłowo wystawionego i sprawdzonego pod względem merytorycznym dowodu księgowego do zatwierdzenia,
2) zadbanie o to, aby dowód księgowy, przed jego zatwierdzeniem, posiadał prawidłową pełną dekretację (sposób ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych łącznie z miejscem powstawania kosztów, zgodnym ze wskazaniem dokonanym przez osobę do tego upoważnioną),
3) zadbanie o to, aby dowód księgowy, przed jego zaksięgowaniem, został zatwierdzony do ujęcia w księgach rachunkowych przez osoby do tego upoważnione.
Fakt sprawdzenia dowodu księgowego kontrolujący potwierdza własnoręcznym podpisem wraz z wpisaniem daty kontroli na pieczęci, w miejscu do tego rodzaju kontroli wyznaczonym.
Dokument, który po kontroli został uznany za prawidłowo wystawiony, powinien być przekazany do zatwierdzenia oraz odpowiednio zadekretowany i zaksięgowany.
Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych.
Tabela 1. Kontrola dokumentów
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Tabela 2. Elementy dowodu księgowego
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Podstawa prawna
art. 20 ust. 1-3 i 5, art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn.zm.).
Joanna Gawrońska
biegły rewident