Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.
Agnieszka Wnuk i Magdalena Jaworska, ekspertki Komisji Podatkowej BCC, partnerki i doradczynie podatkowe Quidea w rozmowie z redakcją Infor.pl opowiedziały o wyzwaniach dla firm, jakie wiążą się z wdrożeniem KSeF i JPK_CIT. Terminy są nieubłagane: już od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych podatników, których wartość sprzedaży z podatkiem przekracza 200 mln PLN, a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. (z drobnymi wyjątkami) - przekazały ekspertki. Wskazały, że KSeF i JPK_CIT to rewolucyjne zmiany. Wymuszają modernizację systemów IT, czasami nawet zakup nowego oprogramowania do obsługi finansowej firmy, ale przede wszystkim gruntowne przemodelowanie procesów księgowych i zarządczych.
Wyzwania technologiczne i organizacyjne
Jako kluczowy problem, wskazały integrację z funkcjonującymi już w firmie systemami ERP. Zarówno KSeF, jak i JPK_CIT wymagają dostosowania oprogramowania obsługującego finanse i księgowość do generowania dokumentów w formacie XML - przekazały.
Zarządzanie procesem wdrożenia KSeF w większych firmach wymaga całościowego podejścia i zaangażowania różnych działów. Odpowiednia implementacja systemu księgowego to nie tylko zadanie działu IT. W przypadku KSeF konieczne jest stworzenie narzędzi do generowania faktur sprzedażowych w ustrukturyzowanym formacie XSD, a następnie ich automatyczne przesyłanie do centralnego systemu MF, a także stworzenie nowych procesów obiegu dokumentów i fakturowania. Wymusza to dostosowanie wzorów stosowanych faktur sprzedażowych do kryteriów i pól narzuconych przez MF i ustalenia nowych procesów odbioru i wysyłania faktur - wytłumaczyły ekspertki BCC. Faktury wystawione w KSeF powinny być przesyłane w czasie rzeczywistym. Pewnym udogodnieniem w tym zakresie ma być tryb offline24 wprowadzony w najnowszym projekcie przepisów KSeF 2.0 - powiedziały. Dodały, że ten tryb daje możliwość przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF w następnym dniu roboczym. Rozwiązanie to jednak również wiąże się z pewnymi warunkami, których podatnicy powinny skrupulatnie przestrzegać, by nie narazić się na sankcje podatkowe.
Zdaniem ekspertek, w przypadku JPK_CIT wyzwaniem jest mapowanie kont księgowych na 244 znaczniki rachunkowe i 36 znaczników podatkowych, np. PD1 (przychody zwolnione) czy PD4 (koszty niepodatkowe). Kolejnym punktem zapalnym - w ocenie ekspertek - jest brak możliwości anulowania dokumentów. W KSeF jedynym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej, co komplikuje rozliczenia z kontrahentami, a jednocześnie może powodować większe zainteresowanie ze strony kontrolujących. W JPK_CIT błędy w mapowaniu kont wymagają czasochłonnych korekt ksiąg rachunkowych, zwłaszcza, gdy firma korzysta z kont zbiorczych o niejednolitym charakterze podatkowym - powiedziały.
Ryzyko operacyjne i kadrowe
Zmiany będą dotyczyć także wielu procesów i procedur już obowiązujących w firmie, m.in. uprawnień wystawiania faktur sprzedażowych czy procesu akceptacji faktur zakupowych w KSeF. Ograniczone możliwości załączania do faktur dodatkowych dokumentów w ramach KSeF (np. protokołów odbioru), czy załączników będzie również zmuszać firmy do utrzymania równoległego obiegu dokumentów. Pracownicy muszą nauczyć się obsługi nowych systemów – od poprawnego stosowania znaczników podatkowych po generowanie plików XML zgodnych ze schematami XSD opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów - przekazały ekspertki BCC.
Wnioski dla przedsiębiorstw
- Kluczowe jest przeprowadzenie audytu procesów księgowych, szczególnie w zakresie identyfikacji kont wymagających rozbicia na podkonta.
- Wdrożenie narzędzi do automatycznego mapowania znaczników (np. z wykorzystaniem AI) może ograniczyć ryzyko błędów.
- Testowanie integracji systemów przed oficjalnym wdrożeniem jest niezbędne, zwłaszcza w zakresie komunikacji API z KSeF.
- Poziom skomplikowania nowych wymogów powoduje, że część firm rozważy outsourcing przetwarzania danych lub współpracę z dostawcami rozwiązań technicznych czy doradcami podatkowymi.
Podsumowując, rok 2025 to ważny etap głębokiej transformacji cyfrowej polskiej administracji podatkowej. Firmy, które nie zdążą z dostosowaniem systemów i procedur, narażą się nie tylko na kary, ale także na utratę konkurencyjności w erze cyfrowej transparentności.