Od 1 lutego 2026 r. żadna firma nie ucieknie przed KSeF. Wszystkie faktury trafią do centralnego systemu skarbowego, a przedsiębiorcy będą musieli wystawiać je wyłącznie w nowym formacie. Najwięksi podatnicy wejdą w obowiązek pierwsi, a reszta już od kwietnia 2026 r. Sprawdź, kto i kiedy zostanie objęty nowymi rygorami – i jakie wyjątki jeszcze ratują niektórych z obowiązkowego e-fakturowania.
- Co to jest KSeF?
- Kto korzysta z KSeF?
- Kiedy wchodzi obowiązkowy KSeF?
- Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF? Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych:
- Możliwość przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem
- KSeF a PEF
- Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA fakultatywnie w KSeF
KSeF nie jest już przyszłością – to obowiązek, który wkrótce obejmie każdego przedsiębiorcę w Polsce. Od 1 lutego 2026 r. fiskus przejmie pełną kontrolę nad fakturami – wszystkie dokumenty sprzedaży trafią do centralnego Krajowego Systemu e-Faktur. Najwięksi podatnicy, z obrotami powyżej 200 mln zł, wejdą do systemu jako pierwsi, a już od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie wszystkich pozostałych. To oznacza koniec swobody w wystawianiu tradycyjnych faktur i konieczność dostosowania się do nowych rygorów technicznych i prawnych. Choć przewidziano pewne wyłączenia, np. dla transakcji OSS czy biletów jednorazowych, w praktyce zdecydowana większość firm będzie musiała przestawić się na KSeF. Dla nieprzygotowanych oznacza to ryzyko chaosu, błędów i sankcji. A oto wyjaśnienia MF:
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:
- Wystawiania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
- Nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikacyjny każdej wystawionej fakturze. Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).
Kto korzysta z KSeF?
Z KSeF mogą korzystać:
- podatnik np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
- podmioty wskazane przez podatnika np. biuro rachunkowe,
- podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
- osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy,
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
- podmioty inne, niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
- uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.
Kiedy wchodzi obowiązkowy KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zgodnie z procedowanym aktualnie projektem ustawy KSeF 2.0 nastąpi od:
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
WAŻNE: Termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych a nie ich otrzymywania. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).
Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF? Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych:
1. Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji
Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:
- przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
- przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
- na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
WAŻNE: Pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać wyżej wymienione faktury dobrowolnie w KSeF.
2. Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji
Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj.
- procedura OSS nieunijna
- procedura importu IOSS
- procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób
WAŻNE: W powyższych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF.
3. Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym (obecnie w fazie projektu: Projekt rozporządzenia) w tym między innymi:
- świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego,
- świadczenie usług udokumentowane fakturą w formie biletu za przejazd kolejami, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego,
- świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowane fakturami lub innymi dowodami,
- dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
- nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP
- sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP
WAŻNE: Jeżeli nabywca na potrzeby danej czynności będzie zidentyfikowany za pomocą nr VAT UE nadanego w innym kraju unijnym niż Polska, pomimo braku obowiązku będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną w ramach samofakturowania.
4. Czwartą grupę stanowią wyłączenia z KSeF obowiązujące w okresie przejściowym:
- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).
Uwaga: Materiał dotyczący wyłączeń wskazanych w pkt 4 został przygotowany w oparciu o założenia projektu ustawy KSeF 2.0, którego treść może ulec jeszcze modyfikacjom. Projekt dostępny jest na stronie Rządowego Centrum Legislacji.
Możliwość przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem
Wychodząc naprzeciw potrzebom rynku, głównie dostawców mediów (energii, gazu), podmiotów świadczących usługi telekomunikacyjne i dostawców paliw wystawiających faktury o złożonych danych w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości od 1 lutego 2026 r., zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe. Załącznik stanowić będzie integralną część faktury. Będą mogły się w nim znaleźć obligatoryjne elementy faktury, przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz dane ściśle z nimi związane. W załączniku nie będzie można zamieszczać informacji marketingowych.
Funkcjonalność przesyłania faktury z załącznikiem będzie dostępna po złożeniu przez podatnika odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. Zgłoszenia te podatnicy będą mogli składać od 1 stycznia 2026 r.
KSeF a PEF
System faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 ze zm.) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej były systemami funkcjonującymi odrębnie.
Natomiast w okresie obligatoryjnego KSeF, co do zasady wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania e-faktur. Faktury w relacji B2G (Business to Government) wystawione w PEF, po przesłaniu do KSeF oraz po nadaniu im numeru KSeF, będą udostępnione kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną
Faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA fakultatywnie w KSeF
Od 1 kwietnia 2026 r. wprowadzona zostanie możliwość wystawiania w KSeF faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF nie będzie obowiązkowe. Jeżeli jednak rolnik ryczałtowy wskaże w KSeF nabywcę produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu tego systemu, to do czasu odwołania tego wskazania nabywca będzie obowiązany wystawiać te faktury w KSeF.
Dla faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przewidziana jest odrębna struktura logiczna FA_RR(1).