REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury
Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

Od 2026 r. wchodzą w życie zupełnie nowe zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Ministerstwo Finansów jasno wskazuje: bez certyfikatu KSeF nie będzie można wystawić faktury w trybie offline czy awaryjnym. To narzędzie stanie się obowiązkowym sposobem potwierdzania tożsamości przedsiębiorcy lub podmiotu, a czas na przygotowanie nie jest długi. Pierwsze wnioski o certyfikaty będzie można składać w specjalnym Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 r., a dokumenty będą wydawane maksymalnie na dwa lata. Choć do końca 2026 r. w systemie będzie można jeszcze korzystać z tokenów, od 1 stycznia 2027 r. fiskus pozostawi wyłącznie certyfikaty. Oznacza to jedno – firmy, które nie zdążą się przygotować, zaryzykują całkowite wstrzymanie wystawiania faktur. Wyjaśnienia MF:

REKLAMA

REKLAMA

Uwaga: Ten materiał dotyczący certyfikatów KSeF został przygotowany w oparciu o założenia projektu ustawy KSeF 2.0 oraz projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, których treść może ulec jeszcze modyfikacjom. Projekty dostępne są na stronie Rządowego Centrum Legislacji.

Czym jest certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF będzie stanowił jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie. Certyfikat KSeF będzie wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym. Potwierdzenie tożsamości wystawcy należy rozumieć jako:

  • potwierdzenie tożsamości osoby, jeśli był on wydany na osobę fizyczną lub
  • identyfikację konkretnego podmiotu np. spółki, jeśli był on wydany na podmiot inny niż osoba fizyczna.
Ważne

Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF oraz jego wykorzystanie przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych będzie możliwe od 1 lutego 2026 r. 

Jak uzyskać certyfikat KSeF?

Kwestie techniczne związane z wydaniem oraz pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumentacji technicznej, która zostanie opublikowana na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Warto pamiętać, że o wydanie certyfikatu można będzie występować w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 r.

REKLAMA

O certyfikat KSeF bez dodatkowych warunków mogą wystąpić:

  • osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
  • osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
  • podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.

Konieczność ponownego nadania uprawnień w module MCU wystąpi w przypadku:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • osoby fizycznej, która nie została uprawniona na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 r.
  • podmiotu, który otrzymał uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.

Po ponownym nadaniu uprawnień w module MCU osoba fizyczna lub podmiot będą mogli wystąpić o certyfikat KSeF.

Aby wystąpić o wydanie certyfikatu trzeba będzie uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona np. za pomocą Podpisu zaufanego lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej. Podmiot/osoba uwierzytelniona certyfikatem KSeF także będzie mogła wnioskować o wydanie kolejnego certyfikatu.

We wniosku o wydanie certyfikatu konieczne będzie podanie danych osoby fizycznej lub podmiotu, zgodnych z danymi identyfikującymi osoby lub podmiotu uwierzytelnionego w KSeF w momencie składania wniosku. Po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat KSeF zawierający przesłane dane zostanie wydany i będzie gotowy do pobrania przez wnioskującego.

Ważne

Certyfikaty KSeF wydawane będą na okres do 2 lat.

Certyfikat dla osoby fizycznej lub podmiotu

Certyfikat KSeF będzie mógł być wydany osobie fizycznej identyfikowanej po numerze NIP (np. jednoosobowa działalność gospodarcza) lub po numerze PESEL (pod warunkiem, że będzie posiadała jakiekolwiek uprawnienie do korzystania z KSeF). Ponadto, co istotne certyfikat będzie mógł być wydany podmiotowi niebędącemu osobą fizyczną posiadającemu NIP np. spółce z o.o., po uwierzytelnieniu się za pomocą pieczęci kwalifikowanej.

Sposób zarządzania certyfikatami w firmie może być kształtowany dowolnie w zależności od potrzeb danej organizacji. Przykładowo, spółka po uwierzytelnieniu w KSeF pieczęcią kwalifikowaną na NIP spółki, będzie mogła zawnioskować, a następnie pobrać wiele certyfikatów wydanych na dane spółki, po czym udostępnić je swoim pracownikom. W tej sytuacji, gdy fakturę wystawi osoba fizyczna posługująca się certyfikatem KSeF z NIP-em spółki (wydanym na spółkę), w KSeF widoczne będą wyłącznie dane spółki, a nie konkretnej osoby fizycznej, która fizycznie wystawiła tę fakturę.

Jeżeli natomiast certyfikaty zostaną wydane np. pracownikom spółki, to gdy fakturę wystawi osoba posługująca się takim certyfikatem, w KSeF widoczne będą dane tej osoby fizycznej, która wystawiała tę fakturę, działając w imieniu spółki.

Certyfikaty KSeF są rodzajem elektronicznych poświadczeń tożsamości posiadacza, podobnie jak np. certyfikaty kwalifikowane. Zawierają one dane osobowe wnioskującego lub dane podmiotu. Z tego względu o certyfikat zawierający dane osoby fizycznej może wnioskować wyłącznie ta osoba. I tylko ta osoba może go pobrać, a następnie się nim posługiwać. Jeśli chodzi o certyfikaty wydane na dane podmiotu np. spółki, to nie są one powiązane z konkretnymi osobami, zatem odpowiedzialność za ich przekazywanie konkretnym pracownikom i posługiwanie się nimi przy pracy w KSeF leży po stronie spółki. W takim przypadku organizacja powinna zadbać o właściwą rejestrację i rozliczalność operacji pobierania, przekazywania, wykorzystywania i unieważniania certyfikatów firmowych.

Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku

Certyfikaty KSeF a tokeny

W okresie fakultatywnym, na mocy rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, jedną z metod uwierzytelnienia w systemie były tokeny. Rozwiązanie to będzie funkcjonować do 31 grudnia 2026 r. Oznacza to, że do końca 2026 r. możliwe będzie generowanie tokenów i wykorzystywanie ich do uwierzytelnienia się w KSeF.

Od 1 lutego 2026 r. możliwe będzie korzystanie zarówno z certyfikatów KSeF jak i tokenów. Docelowo od 1 stycznia 2027 r. z tych dwóch rozwiązań pozostaną wyłącznie certyfikaty KSeF.

Należy jednak zwrócić uwagę, że certyfikaty i tokeny nie są od strony funkcjonalnej równoważne. Token zawiera w sobie uprawnienia podatnika, które są deklarowane w momencie jego generowania. Kluczowym założeniem certyfikatów KSeF i nowością będzie to, że stanowią one wyłącznie środek uwierzytelnienia w systemie – podobnie jak np. podpis kwalifikowany. 

Bezpieczeństwo i wygoda stosowania certyfikatów KSeF

Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo systemu, a jednocześnie zagwarantują ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych, z uwagi na ich wykorzystanie w przypadku faktur wystawianych offline. Użycie certyfikatu jest wygodne dzięki możliwości łatwego wykorzystania w narzędziu do wystawienia e-Faktur, zintegrowanym z API KSeF. W celu użycia takiego certyfikatu w systemie komercyjnym taki system musi mieć zaimplementowany zestaw funkcjonalności pozwalający na wykorzystanie certyfikatu KSeF, w tym w szczególności mechanizm do składania podpisu XAdES-BES (XAdES Basic Electronic Signature) na potrzeby uwierzytelnienia w KSeF API. W celu wystawienia faktur offline niezbędny będzie mechanizm generowania linku do weryfikacji wystawcy faktury.  Nie będzie natomiast możliwości uwierzytelnienia certyfikatem w Aplikacji Podatnika KSeF.

Certyfikaty KSeF to rozwiązanie elastyczne i dynamiczne. Dzięki nim proces wystawienia faktury będzie szybki i prosty. Jeden certyfikat będzie można wykorzystać do pracy w różnych kontekstach (tj. w ramach różnych podmiotów) i bez znaczenia dla jego ważności będą zmiany w zakresie uprawnień posiadanych przez właściciela certyfikatu.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację.Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA