Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu rozliczeń firmy

• KSeF 2026: Kogo obejmą zmiany i od kiedy?
• Co się zmieni w codziennej pracy firm po wejściu w życie KSeF?
• Jakie korzyści przewiduje ustawa wprowadzająca KSeF?
• Jak działa KSeF w praktyce?
• Dlaczego firmy muszą działać już teraz?
• Ustawa o KSeF – nowe przepisy od 2026 roku

Wczoraj (tj. 27 sierpnia 2025 r.) prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). To rewolucja, która obejmie wszystkich podatników – od największych firm po jednoosobowe działalności gospodarcze. Zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też cały obieg dokumentów i współpracę przedsiębiorców z księgowością.

KSeF 2026: Kogo obejmą zmiany i od kiedy?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich podatników – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Nie będzie znaczenia wielkość biznesu ani jego forma prawna – zmiany dotkną każdej firmy w Polsce. Zgodnie z ustawą:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wejdzie w życie dla największych podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli ponad 200 mln zł sprzedaży z VAT,
• od 1 kwietnia 2026 r. – do KSeF będą musieli dołączyć wszyscy pozostali przedsiębiorcy, w tym także mikro i małe firmy, a nawet jednoosobowe działalności.

– "Proces zmiany obejmie każdą firmę w Polsce, bez względu na jej wielkość czy formę prawną. Różnić się może jedynie moment wprowadzenia KSeF dla poszczególnych firm, który jest uzależniony od ich obrotu. Jednak każdy przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę z tego, że i jego dotknie ta zmiana" – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl.

Co się zmieni w codziennej pracy firm po wejściu w życie KSeF?

Nowy system to nie tylko inny sposób wystawiania faktur. W praktyce oznacza on konieczność przebudowania procesów obiegu dokumentów w każdej firmie – zarówno przy wystawianiu faktur sprzedażowych, jak i przy przyjmowaniu faktur kosztowych.

– "Przykładowo, w każdej, nawet najmniejszej firmie, na nowo trzeba będzie ułożyć procesy związane z obiegiem i weryfikacją faktur kosztowych, które będą od przyszłego roku dostarczane kontrahentom wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Zmienią się też relacje między klientami a biurami księgowymi, a w dużych przedsiębiorstwach między poszczególnymi działami a księgowością" – podkreśla Monika Piątkowska.

W praktyce oznacza to, że faktura nie będzie już wysyłana e-mailem czy przekazywana w wersji papierowej. Po wprowadzeniu jej do KSeF nabywca będzie mógł ją pobrać bezpośrednio z systemu – z oznaczeniem daty wystawienia, która w KSeF staje się datą wiążącą.

Jakie korzyści przewiduje ustawa wprowadzająca KSeF?

Zmiana ma na celu nie tylko uszczelnienie systemu podatkowego, ale także ułatwienia dla przedsiębiorców. Najważniejszą z nich jest skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT. – "Ustawa przewiduje skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co ma się przyczynić do poprawy płynności finansowej firm" – dodaje Monika Piątkowska.

Dzięki centralnemu systemowi administracja skarbowa będzie miała natychmiastowy dostęp do wystawionych dokumentów, co pozwoli szybciej weryfikować rozliczenia.

Jak działa KSeF w praktyce?

Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna, która integruje się z programami do fakturowania, z których korzystają podatnicy. Wystawiona faktura nie będzie już wysyłana kontrahentowi – trafia bezpośrednio do systemu, który nadaje jej unikalne dane identyfikacyjne.

Nabywca może ją w każdej chwili pobrać i wykorzystać, a przedsiębiorcy mają pewność, że dokument znajduje się w oficjalnym rejestrze. Od momentu wystawienia w KSeF faktura uznawana jest za obowiązującą i wiążącą. Warto pamiętać, że obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Jednak od 2026 r. stanie się obowiązkiem bez wyjątków.

Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku

Dlaczego firmy muszą działać już teraz?

Choć do obowiązkowego wejścia w życie systemu pozostało kilka miesięcy, eksperci podkreślają, że czas na przygotowanie jest krótszy, niż się wydaje. Okres wdrożenia przypadnie bowiem na czas świąt, ferii zimowych i sezonu urlopowego, co oznacza, że realnego czasu na dostosowanie procesów jest znacznie mniej.

Firmy, które nie przygotują się na czas, mogą mieć poważne problemy z wystawianiem i odbieraniem faktur – a to wprost przełoży się na płynność finansową i ryzyko opóźnień w płatnościach.

Ustawa o KSeF – nowe przepisy od 2026 roku

Oto informacja w sprawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Uchwalona i podpisana już przez prezydenta RP ustawa zmienia:

1. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – zwanej dalej „ustawą o VAT”;
2. ustawę z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598 oraz z 2024 r. poz. 852 i 1721) – zwanej dalej „ustawą KSeF”.

Zasadniczym celem uchwalonej ustawy jest zmiana ustawy KSeF. Zgodnie z uzasadnieniem - proponowane rozwiązania powinny pozwolić podatnikom lepiej przygotować się do zmian, tak aby ich implementacja do systemów księgowych podatnika pozwoliła uniknąć niepotrzebnych kosztów oraz zakłóceń w prowadzeniu działalności gospodarczej i zachowanie jej płynności. Do głównych rozwiązań należą m.in.:

1) wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania:

- w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.

- w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Podatnik traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa powyżej,

- w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnik obowiązany do wystawiania faktury ustrukturyzowanej może wystawiać fakturę elektroniczną lub fakturę w postaci papierowej przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz paragon fiskalny uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT;

2) wprowadzenie zmian do stosowania przez podatników trybu „offline24”;

3) załącznik do faktury – dotychczas, zgodnie z założeniami fakultatywnego jak i obowiązkowego KSeF, nie było możliwości przesyłania załączników do e-faktur. Wprowadzono także możliwość przesyłania załączników do e-faktur pod warunkiem zgłoszenia zamiaru ich wystawiania i przesyłania do KSeF. Załącznik stanowi integralną część e-faktury;

4) pobór certyfikatu KSeF przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF – podatnikom zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF jeszcze przez datą wejścia w życie obowiązku KSeF, tj. od 1 listopada 2025 r.

Rozwiązanie to pozwoli podatnikom przygotować się – z odpowiednim wyprzedzeniem – do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r.

Uchwalona ustawy wprowadza zmiany w systemie kaucyjnym – wprowadzono przepisy epizodyczne (art. 145ka ustawy o VAT). Uchwalona ustawa zmienia częściowo regulację dotyczącą wejścia w życie poszczególnych przepisów ustawy KSeF, jednocześnie nie zmieniając terminu głównego wejścia w życie ustawy KSeF, który został określony na 1 lutego 2026 r. Uchwalona ustawa wejdzie w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z wyjątkiem regulacji art. 1 pkt 1-4, które wchodzą w życie z dniem 1 lutego 2026 r.