REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu rozliczeń firmy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy
Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu firmy
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

rozwiń >

Wczoraj (tj. 27 sierpnia 2025 r.) prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). To rewolucja, która obejmie wszystkich podatników – od największych firm po jednoosobowe działalności gospodarcze. Zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też cały obieg dokumentów i współpracę przedsiębiorców z księgowością.

REKLAMA

REKLAMA

KSeF 2026: Kogo obejmą zmiany i od kiedy?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich podatników – zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Nie będzie znaczenia wielkość biznesu ani jego forma prawna – zmiany dotkną każdej firmy w Polsce. Zgodnie z ustawą:

  • od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wejdzie w życie dla największych podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli ponad 200 mln zł sprzedaży z VAT,
  • od 1 kwietnia 2026 r. – do KSeF będą musieli dołączyć wszyscy pozostali przedsiębiorcy, w tym także mikro i małe firmy, a nawet jednoosobowe działalności.

"Proces zmiany obejmie każdą firmę w Polsce, bez względu na jej wielkość czy formę prawną. Różnić się może jedynie moment wprowadzenia KSeF dla poszczególnych firm, który jest uzależniony od ich obrotu. Jednak każdy przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę z tego, że i jego dotknie ta zmiana" – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy e-pity.pl i fillup.pl.

Co się zmieni w codziennej pracy firm po wejściu w życie KSeF?

Nowy system to nie tylko inny sposób wystawiania faktur. W praktyce oznacza on konieczność przebudowania procesów obiegu dokumentów w każdej firmie – zarówno przy wystawianiu faktur sprzedażowych, jak i przy przyjmowaniu faktur kosztowych.

REKLAMA

"Przykładowo, w każdej, nawet najmniejszej firmie, na nowo trzeba będzie ułożyć procesy związane z obiegiem i weryfikacją faktur kosztowych, które będą od przyszłego roku dostarczane kontrahentom wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Zmienią się też relacje między klientami a biurami księgowymi, a w dużych przedsiębiorstwach między poszczególnymi działami a księgowością" – podkreśla Monika Piątkowska.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W praktyce oznacza to, że faktura nie będzie już wysyłana e-mailem czy przekazywana w wersji papierowej. Po wprowadzeniu jej do KSeF nabywca będzie mógł ją pobrać bezpośrednio z systemu – z oznaczeniem daty wystawienia, która w KSeF staje się datą wiążącą.

Jakie korzyści przewiduje ustawa wprowadzająca KSeF?

Zmiana ma na celu nie tylko uszczelnienie systemu podatkowego, ale także ułatwienia dla przedsiębiorców. Najważniejszą z nich jest skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT. – "Ustawa przewiduje skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co ma się przyczynić do poprawy płynności finansowej firm" – dodaje Monika Piątkowska.

Dzięki centralnemu systemowi administracja skarbowa będzie miała natychmiastowy dostęp do wystawionych dokumentów, co pozwoli szybciej weryfikować rozliczenia.

Jak działa KSeF w praktyce?

Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna, która integruje się z programami do fakturowania, z których korzystają podatnicy. Wystawiona faktura nie będzie już wysyłana kontrahentowi – trafia bezpośrednio do systemu, który nadaje jej unikalne dane identyfikacyjne.

Nabywca może ją w każdej chwili pobrać i wykorzystać, a przedsiębiorcy mają pewność, że dokument znajduje się w oficjalnym rejestrze. Od momentu wystawienia w KSeF faktura uznawana jest za obowiązującą i wiążącą. Warto pamiętać, że obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Jednak od 2026 r. stanie się obowiązkiem bez wyjątków.

Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku

Dlaczego firmy muszą działać już teraz?

Choć do obowiązkowego wejścia w życie systemu pozostało kilka miesięcy, eksperci podkreślają, że czas na przygotowanie jest krótszy, niż się wydaje. Okres wdrożenia przypadnie bowiem na czas świąt, ferii zimowych i sezonu urlopowego, co oznacza, że realnego czasu na dostosowanie procesów jest znacznie mniej.

Firmy, które nie przygotują się na czas, mogą mieć poważne problemy z wystawianiem i odbieraniem faktur – a to wprost przełoży się na płynność finansową i ryzyko opóźnień w płatnościach.

Ustawa o KSeF – nowe przepisy od 2026 roku

Oto informacja w sprawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Uchwalona i podpisana już przez prezydenta RP ustawa zmienia:

  1. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – zwanej dalej „ustawą o VAT”;
  2. ustawę z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598 oraz z 2024 r. poz. 852 i 1721) – zwanej dalej „ustawą KSeF”.

Zasadniczym celem uchwalonej ustawy jest zmiana ustawy KSeF. Zgodnie z uzasadnieniem - proponowane rozwiązania powinny pozwolić podatnikom lepiej przygotować się do zmian, tak aby ich implementacja do systemów księgowych podatnika pozwoliła uniknąć niepotrzebnych kosztów oraz zakłóceń w prowadzeniu działalności gospodarczej i zachowanie jej płynności. Do głównych rozwiązań należą m.in.:

1) wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania:

- w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.

- w okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Podatnik traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa powyżej,

- w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnik obowiązany do wystawiania faktury ustrukturyzowanej może wystawiać fakturę elektroniczną lub fakturę w postaci papierowej przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz paragon fiskalny uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT;

2) wprowadzenie zmian do stosowania przez podatników trybu „offline24”;

3) załącznik do faktury – dotychczas, zgodnie z założeniami fakultatywnego jak i obowiązkowego KSeF, nie było możliwości przesyłania załączników do e-faktur. Wprowadzono także możliwość przesyłania załączników do e-faktur pod warunkiem zgłoszenia zamiaru ich wystawiania i przesyłania do KSeF. Załącznik stanowi integralną część e-faktury;

4) pobór certyfikatu KSeF przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF – podatnikom zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF jeszcze przez datą wejścia w życie obowiązku KSeF, tj. od 1 listopada 2025 r.

Rozwiązanie to pozwoli podatnikom przygotować się – z odpowiednim wyprzedzeniem – do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r.

Uchwalona ustawy wprowadza zmiany w systemie kaucyjnym – wprowadzono przepisy epizodyczne (art. 145ka ustawy o VAT). Uchwalona ustawa zmienia częściowo regulację dotyczącą wejścia w życie poszczególnych przepisów ustawy KSeF, jednocześnie nie zmieniając terminu głównego wejścia w życie ustawy KSeF, który został określony na 1 lutego 2026 r. Uchwalona ustawa wejdzie w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z wyjątkiem regulacji art. 1 pkt 1-4, które wchodzą w życie z dniem 1 lutego 2026 r.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA