Rewolucja w fakturach: już od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

• KSeF zmienia wszystko – faktury tylko w jednym systemie
• Kontrola wciąż po stronie przedsiębiorcy
• Mali przedsiębiorcy mają łatwiej, wielcy – ogromne wyzwania
• KSeF: obowiązek czy szansa na cyfrowy skok?

Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To największa od lat zmiana w sposobie wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców będzie musiała korzystać wyłącznie z KSeF, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT.

KSeF zmienia wszystko – faktury tylko w jednym systemie

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzić będą wszystkie faktury w jednolitym formacie XML. Dokument będzie wystawiany w systemie, automatycznie rejestrowany i dostępny dla odbiorcy. Administracja skarbowa otrzyma go od razu, co ma skrócić czas rozliczeń, wyeliminować część błędów i uszczelnić system podatkowy.

Trzeba jednak pamiętać, że KSeF nie weryfikuje poprawności merytorycznej faktury – sprawdza jedynie, czy plik jest technicznie zgodny z wymaganym formatem. Oznacza to, że przyjmie również fakturę z błędnymi kwotami lub danymi kontrahenta. Kontrola poprawności nadal będzie leżeć po stronie przedsiębiorcy.

Kontrola wciąż po stronie przedsiębiorcy

Możemy porównać KSeF do wprowadzenia dziennika elektronicznego w szkołach. Wcześniej każdy nauczyciel miał swój papierowy dziennik, a rodzice musieli osobiście pytać o oceny i obecności. Dziś wszystkie informacje trafiają do jednego systemu i są dostępne w czasie rzeczywistym. W KSeF będzie podobnie, faktura pojawi się w centralnym rejestrze, w ujednoliconym formacie, dostępnym dla obu stron transakcji.

Na papierze mamy jeszcze kilka miesięcy. W praktyce ten okres skróci się o święta Bożego Narodzenia, ferie zimowe, Wielkanoc i sezon urlopowy. W dużych firmach każdy taki okres oznacza ograniczoną dostępność kluczowych osób, a to opóźnia harmonogram. Czasu jest mniej niż się wydaje – po odjęciu świąt, ferii i urlopów realne prace wdrożeniowe trzeba zacząć już teraz. Z mojego doświadczenia wynika, że w organizacjach wystawiających tysiące faktur miesięcznie wdrożenie KSeF – od analizy procesów, przez integrację systemów, po testy i szkolenia – może trwać wiele miesięcy.

Mali przedsiębiorcy mają łatwiej, wielcy – ogromne wyzwania

Mikro i małe firmy często korzystają z gotowych programów księgowych. W ich przypadku przejście na KSeF sprowadzi się do aktualizacji oprogramowania przez dostawcę. Zdecydowanie większe wyzwania czekają duże przedsiębiorstwa z rozbudowanymi procedurami, wieloma systemami ERP i różnymi punktami wystawiania faktur. Integracja takiego środowiska wymaga czasu i koordynacji. W praktyce oznacza to, że często opłaca się zaangażować zewnętrznego wdrożeniowca, który ma doświadczenie w takich projektach i może przeprowadzić firmę przez proces bez blokowania bieżącej pracy.

Pierwszy rok obowiązywania KSeF będzie okresem bez kar za błędy czy opóźnienia. To dobra wiadomość, ale też potencjalna pułapka. Brak sankcji w pierwszym roku to pozorne bezpieczeństwo – firmy, które poczekają, mogą obudzić się z paraliżem fakturowania. Brak przygotowania może oznaczać brak możliwości wystawiania faktur, a to wprost przekłada się na opóźnienia w płatnościach i zaburzenia płynności finansowej.

Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku

KSeF: obowiązek czy szansa na cyfrowy skok?

KSeF może być tylko obowiązkiem do odhaczenia albo punktem startowym do cyfryzacji, która realnie przyspieszy biznes. Efekty wdrożenia w firmie będą wprost zależeć od podejścia – w wersji minimalistycznej zyskamy zgodność z przepisami, w wersji ambitnej skrócimy obieg dokumentów z dni do godzin, zmniejszymy liczbę błędów i zyskamy pełną kontrolę nad danymi w czasie rzeczywistym.

Tomasz Kuciel, Prezes zarządu EDITEL Polska