REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rewolucja w fakturach: już od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą
Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę wprowadzającą obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To największa od lat zmiana w sposobie wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców będzie musiała korzystać wyłącznie z KSeF, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

KSeF zmienia wszystko – faktury tylko w jednym systemie

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzić będą wszystkie faktury w jednolitym formacie XML. Dokument będzie wystawiany w systemie, automatycznie rejestrowany i dostępny dla odbiorcy. Administracja skarbowa otrzyma go od razu, co ma skrócić czas rozliczeń, wyeliminować część błędów i uszczelnić system podatkowy.

Trzeba jednak pamiętać, że KSeF nie weryfikuje poprawności merytorycznej faktury – sprawdza jedynie, czy plik jest technicznie zgodny z wymaganym formatem. Oznacza to, że przyjmie również fakturę z błędnymi kwotami lub danymi kontrahenta. Kontrola poprawności nadal będzie leżeć po stronie przedsiębiorcy.

Kontrola wciąż po stronie przedsiębiorcy

Możemy porównać KSeF do wprowadzenia dziennika elektronicznego w szkołach. Wcześniej każdy nauczyciel miał swój papierowy dziennik, a rodzice musieli osobiście pytać o oceny i obecności. Dziś wszystkie informacje trafiają do jednego systemu i są dostępne w czasie rzeczywistym. W KSeF będzie podobnie, faktura pojawi się w centralnym rejestrze, w ujednoliconym formacie, dostępnym dla obu stron transakcji.

REKLAMA

Na papierze mamy jeszcze kilka miesięcy. W praktyce ten okres skróci się o święta Bożego Narodzenia, ferie zimowe, Wielkanoc i sezon urlopowy. W dużych firmach każdy taki okres oznacza ograniczoną dostępność kluczowych osób, a to opóźnia harmonogram. Czasu jest mniej niż się wydaje – po odjęciu świąt, ferii i urlopów realne prace wdrożeniowe trzeba zacząć już teraz. Z mojego doświadczenia wynika, że w organizacjach wystawiających tysiące faktur miesięcznie wdrożenie KSeF – od analizy procesów, przez integrację systemów, po testy i szkolenia – może trwać wiele miesięcy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Mali przedsiębiorcy mają łatwiej, wielcy – ogromne wyzwania

Mikro i małe firmy często korzystają z gotowych programów księgowych. W ich przypadku przejście na KSeF sprowadzi się do aktualizacji oprogramowania przez dostawcę. Zdecydowanie większe wyzwania czekają duże przedsiębiorstwa z rozbudowanymi procedurami, wieloma systemami ERP i różnymi punktami wystawiania faktur. Integracja takiego środowiska wymaga czasu i koordynacji. W praktyce oznacza to, że często opłaca się zaangażować zewnętrznego wdrożeniowca, który ma doświadczenie w takich projektach i może przeprowadzić firmę przez proces bez blokowania bieżącej pracy.

Pierwszy rok obowiązywania KSeF będzie okresem bez kar za błędy czy opóźnienia. To dobra wiadomość, ale też potencjalna pułapka. Brak sankcji w pierwszym roku to pozorne bezpieczeństwo – firmy, które poczekają, mogą obudzić się z paraliżem fakturowania. Brak przygotowania może oznaczać brak możliwości wystawiania faktur, a to wprost przekłada się na opóźnienia w płatnościach i zaburzenia płynności finansowej.

Szkolenie: KSeF 2.0 – obowiązkowy Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 roku

KSeF: obowiązek czy szansa na cyfrowy skok?

KSeF może być tylko obowiązkiem do odhaczenia albo punktem startowym do cyfryzacji, która realnie przyspieszy biznes. Efekty wdrożenia w firmie będą wprost zależeć od podejścia – w wersji minimalistycznej zyskamy zgodność z przepisami, w wersji ambitnej skrócimy obieg dokumentów z dni do godzin, zmniejszymy liczbę błędów i zyskamy pełną kontrolę nad danymi w czasie rzeczywistym.

Tomasz Kuciel, Prezes zarządu EDITEL Polska

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
System ICS2 w 11 krajach UE już od września 2025 r. – polscy przewoźnicy muszą dostosować procedury

Nierównomierne wdrażanie systemu Import Control System 2 w Unii Europejskiej tworzy złożoną sytuację dla polskich firm transportowych. Podczas gdy jedenaście państw członkowskich uruchamia nowe wymogi już od września 2025 roku, Polska ma czas do maja 2026. To oznacza konieczność stosowania różnych procedur w zależności od trasy przewozu.

KSeF 2.0. Jak wystawić fakturę po 1 lutego 2026 r.: 5 podstawowych kroków – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów opublikowało we wrześniu 2025 r. cztery części Podręcznika KSeF 2.0, w których omawia zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w modelu obowiązkowym od 1 lutego 2026 roku. W części II tego podręcznika omówione zostały zasady wystawiania oraz otrzymywania faktur wg stanu prawnego obowiązującego od 1 lutego 2026 r.

Ukryte zyski w estońskim CIT. Przykład: samochody firmowe wykorzystywanych w użytku mieszanym

System opodatkowania w formie estońskiego CIT stanowi wyjątkowo korzystną alternatywę dla przedsiębiorców. Z jednej strony umożliwia odroczenie bieżącego opodatkowania zysku, z drugiej zaś, aby zapobiec nadmiernym wypłatom na rzecz wspólników czy udziałowców (ponad poziom podzielonego zysku), ustawodawca wprowadził szereg ograniczeń. Jednym z kluczowych rozwiązań w tym zakresie jest wyodrębnienie kategorii dochodów tzw. „ukrytych zysków” podlegających opodatkowaniu ryczałtem. Ten artykuł omawia dochód z tytułu ukrytych zysków na przykładzie samochodów wykorzystywanych w użytku mieszanym.

7 form faktur VAT w 2026 r. Czy dokument „udostępniony w sposób uzgodniony” w rozumieniu art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT będzie fakturą czy jej kopią?

Podatnicy VAT, którzy tracą nadzieję (nie wszyscy), że ominie ich dopust boży faktur ustrukturyzowanych w 2026 r., zaczynają powoli czytać przepisy dotyczące tych faktur i włosy im stają na głowie, bo ich nie sposób zrozumieć, a przede wszystkim nawet nie będzie wiadomo, co będzie w sensie prawnym „fakturą” w przyszłym roku. W przypadku tradycyjnej postaci tych faktur, czyli papierowej i elektronicznej jest to jasne, a w przypadku nowych potworków – już nie - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Eksport bez odprawy celnej – czy możliwe jest zgłoszenie po wywozie towaru?

W codziennej praktyce handlu zagranicznego przedsiębiorcy przywiązują ogromną wagę do dokumentacji celnej. To ona daje gwarancję bezpieczeństwa podatkowego, prawa do zastosowania stawki 0% VAT i pewność, że transakcja została prawidłowo rozliczona. Zdarzają się jednak sytuacje wyjątkowe, w których samolot z towarem już odleciał, statek odpłynął, a zgłoszenie eksportowe… nie zostało złożone. Czy w takiej sytuacji eksporter ma jeszcze szansę naprawić błąd?

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

KSeF ma być docelowo powszechnym systemem e-fakturowania. W 2026 r. rozpocznie się wystawianie faktur w KSeF przez przedsiębiorców. Jednak ustawodawca przewidział katalog wyłączeń. Warto wiedzieć, kto w praktyce nie będzie musiał korzystać z KSeF.

Czy pracodawca może obowiązkowo wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy? Przepisy, orzeczenia sądów i stanowisko PIP

To dość częsta i wywołująca sporo wątpliwości sytuacja. Pracownik ma zaległy urlop ale nie wypełnia wniosków urlopowych i „chomikuje” ten urlop na przyszłość. Na różne nieprzewidziane sytuacje. Dla pracodawcy to kłopot, bo może być w niektórych sytuacjach ukarany za to grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). A ponadto pracodawca może być zobowiązany do tworzenia tzw. rezerw (tak naprawdę są to bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) w bilansie na o wynagrodzenia za czas urlopu zaległego (niewykorzystanego w terminie). Czy zatem pracodawca może zmusić (tj. skutecznie skłonić metodami zgodnymi z prawem) pracownika do wykorzystania urlopu lub zaległego urlopu z poprzedniego roku? Przecież urlop to uprawnienie pracownika i jest udzielany na wniosek pracownika.

Które faktury nie zostaną objęte KSeF?

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych reform ostatnich lat. W 2026 roku każdy przedsiębiorca co do zasady będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane właśnie w KSeF. Celem jest uszczelnienie systemu VAT, łatwiejsza kontrola rozliczeń i automatyzacja obiegu dokumentów. Jednak nie wszystkie dokumenty sprzedażowe zostaną objęte obowiązkiem. Ustawodawca przewidział szereg wyłączeń i okresów przejściowych, które mają ułatwić podatnikom dostosowanie się do rewolucji w fakturowaniu.

REKLAMA

Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA